Incluez-vous un paragraphe sur la lutte contre le blanchiment de capitaux dans votre lettre de mission ?

Depuis la loi n° 2015-990 du 6 août 2015 pour la croissance, l'activité et l'égalité des chances économiques modifiant l’article 10 de la loi n°71-1130 du 31 décembre 1971, l’établissement d’une lettre de mission ou convention d’honoraires écrite entre l’avocat et son client est obligatoire. Il peut être dérogé à cette obligation exceptionnellement : en cas d’urgence ou de force majeure ou lorsque l’avocat intervient au titre de l’aide juridictionnelle totale ou de l'aide à l'intervention de l'avocat dans les procédures non juridictionnelles. En cas d’urgence ou de force majeure, l’obligation de conclure une convention d’honoraires retrouve son emprise une fois passé le temps de l’urgence.  

La lettre de mission de l'avocat doit indiquer l'objet de la défense et l'honoraire. Elle doit être établie selon des critères objectifs. 

Le Règlement Intérieur National de la profession d'avocat (RIN) a prévu des critères légaux permettant aux parties de définir un encadrement. Cependant c’est toujours le principe de liberté qui prédomine. 

Selon l’article 11.2 du RIN, l’honoraire doit être élaboré en prenant en considération les 8 critères suivants : 

• Temps consacré à l’affaire, 
• Travail de recherche, 
• Nature et la difficulté de l’affaire, 
• Importance des intérêts en cause,
• Incidence des frais et charges du cabinet auquel il appartient,
• Notoriété, ancienneté, expérience et spécialisation dont il est titulaire,
• Avantages et résultat obtenus au profit de la clientèle par son travail, ainsi que service rendu à celui-ci,
• Situation de fortune du client. 

L’avocat doit préciser les modalités de détermination de l’honoraire et l’évolution de son montant.  

La conclusion devrait être claire : la lettre de mission est obligatoire. Il est temps d'examiner de plus près le processus d'obtention d'une lettre de mission. Cela peut arriver à tout cabinet : une secrétaire prépare une lettre de mission et l'envoie à l'avocat en lui demandant de la transmettre au client après approbation. L'avocat pourrait oublier de l'envoyer ou ne pas vérifier pas si le client l'a approuvée. Si l'avocat reçoit une confirmation signée par le client, la question est alors de savoir si elle est sauvegardée dans un endroit adéquat et centralisé. Une autre question est de savoir si toutes les descriptions figurant dans la lettre de mission sont exactes, à jour et adressées à la bonne entité ? Un processus réfléchi et efficace est donc nécessaire. 

Aspect LCB-FT de la lettre de mission

La confirmation doit-elle également faire référence à la lutte contre le blanchiment de capitaux ? Oui, aujourd'hui, les confirmations doivent inclure un paragraphe indiquant, entre autres :  

• Que l'avocat doit se conformer aux réglementations en matière de LCB-FT
• Que pour cette raison, certaines informations sont demandées au client.  
• La manière dont la confidentialité des données est assurée. 

Principaux défis

La rédaction d'une lettre de mission ou convention d'honoraires n'est pas le plus grand défi. En effet, il existe des modèles de lettres de mission. Le Barreau de Paris a mis à disposition sur son site web des modèles de conventions d'honoraires. Pour y avoir accès, cliquez sur le lien suivant.

L'autre défi consiste à maintenir les accords à jour, en particulier pour les projets à long terme. Que faire en cas de modification des conditions générales ? De nombreux cabinets ont du mal à gérer ce processus. 

Les points suivants sont possibles grâce au logiciel LCB-FT de RegLab:  

• La lettre de mission est envoyée automatiquement.  
• Les informations et la documentation à fournir sont sauvegardées dans un lieu centralisé.  
• Le statut de la lettre est suivi. 
• Des rappels automatiques sont envoyés si le client répond de manière incomplète. 
• Vous pouvez établir des rapports sur le statut des lettres de mission. 
• Les nouvelles versions des conditions générales sont envoyées et suivies de manière centralisée. 
• Il suffit d'appuyer sur un bouton pour que le superviseur dispose d'une piste d'audit.