Comment avez-vous conçu le poste de responsable conformité ?

Quelques précisions sur le rôle du responsable conformité 

Ce responsable doit être en mesure de travailler indépendamment du conseil d'administration. Lors de la nomination d'un responsable de la conformité, qu'elle soit obligatoire ou non, un cabinet d'avocats ne doit pas seulement tenir compte de sa taille, mais aussi de la nature de ses services. Par exemple, si un petit cabinet traite un nombre relativement important de clients à haut risque, il doit également nommer un spécialiste. Les articles précédents de cette série vous expliquent comment déterminer si vos affaires ou vos dossiers sont soumis aux normes en matière de LBC-FT. Présélectionner et accepter des clients est une chose, indiquer la bonne interprétation en est une autre. Nous vous expliquons comment procéder, conformément aux souhaits et aux exigences des autorités de contrôle sur la base des quatre aspects ci-dessous. 

1. Garder à l'esprit le rôle et les tâches du responsable  

Il est essentiel de bien réfléchir au poste de responsable conformité. Réfléchissez à ce rôle et préparez le processus de travail. Gardez à l'esprit ces deux questions :  

• Jusqu'où ce responsable peut-il aller dans ses conseils et sur quoi portent ses rapports ?  
• Quand les employés doivent-ils transmettre un dossier au responsable de la conformité et quelles sont les étapes suivantes ?  

Autant de questions auxquelles vous devez répondre. Si cela est nouveau pour vous, discutez avec des confrères qui ont déjà un responsable conformité ou faites appel à un spécialiste. RegLab ne se contente pas d'aider à définir le rôle du responsable, il peut aussi s'occuper de sa mise en œuvre. Pour en savoir plus sur l'assistance en matière de LCB-FT de RegLab, cliquez ici. 

2. Inclure le poste dans votre politique interne de gestion des risques  

Dès que le poste et le rôle exact dans le processus de travail en matière de LCB-FT ont été déterminés, il est important d'inclure ce poste et le nom du responsable conformité dans la politique interne de gestion des risques. Si vous n'en avez pas encore, lisez cet article pour obtenir des conseils et une liste de contrôle gratuite pour la rédaction d'une politique de gestion des risques 

3. Veiller à ce que le responsable conformité soit pris au sérieux  

La nomination d'un responsable conformité ne signifie pas la mise en œuvre de la politique de lutte contre le blanchiment d'argent. L'ensemble du cabinet est nécessaire pour cela. Veillez à ce que ce responsable soit soutenu et mandaté par la direction. Les gens pensent souvent : "Le responsable de la conformité va simplement vérifier quelques dossiers". C'est faux. Les responsables de la conformité doivent pouvoir et être autorisés à faire preuve d'esprit critique et disposer de l'espace nécessaire pour sensibiliser les employés à la lutte contre le blanchiment d'argent et au processus de travail. 

4. Fournir les bons outils au responsable de la conformité  

Veillez à ce que le responsable de la conformité ait accès aux bons outils. S'il doit effectuer toutes les activités manuellement et qu'aucune donnée n'est disponible pour qu'il réalise ses rapports, il est difficile pour lui d'agir et de prendre des mesures. Investissez dans des outils de soutien, afin que le responsable conformité puisse faire son travail plus efficacement et se concentrer sur les données (plutôt que sur les dossiers individuels). 

L'expérience de Florent   

Nous avons demandé à Klaske Glebbeek, knowledge manager au sein du cabinet d'avocats Florent, de nous parler de son expérience en tant que responsable conformité.  

"Le respect des exigences en matière de lutte contre le blanchiment d'argent s'articule autour de plusieurs aspects. Tout d'abord, il faut une politique, mais cette politique doit également être mise en œuvre. AML Software permet à nos juristes de suivre le processus en matière de lutte contre le blanchiment d'argent. En fin de compte, ce sont les juristes eux-mêmes qui doivent évaluer le profil de risque. Cela nécessite d'une part, une sensibilisation sous la forme d'une formation, mais aussi d'un contrôle et d'un ajustement continus. C'est précisément là que le responsable conformité nous aide - dans notre cas, il s'agit d'un responsable conformité externe de RegLab".  

Le responsable conformité vérifie les dossiers et discute des ambiguïtés et des lacunes avec les employés concernés de Florent. C'est également à lui que l'on s'adresse lorsqu'un dossier présente un risque accru. M. Klaske affiche un sourire satisfait : "Nous avons récemment fait l'objet d'un audit de l'Ordre néerlandais des avocats (NOvA), qui portait également sur la lutte contre le blanchiment d'argent, et nous l'avons réussi haut la main, en partie grâce au logiciel et au responsable conformité". 

Les avantages d'embaucher un responsable conformité  

Pour de nombreuses entreprises, l'embauche d'un responsable conformité est perçue comme une obligation. Néanmoins, nous aimerions vous demander de considérer cette fonction comme un moyen de développer votre cabinet. Un bon responsable conformité influence le comportement de l'ensemble du cabinet de manière positive. C'est pourquoi nous souhaitons conclure cet article par les avantages liés à l'embauche d'un responsable conformité :  

• Apparence professionnelle vis-à-vis des superviseurs, des tiers et des clients.  
• Vous maîtriserez mieux le processus de lutte contre le blanchiment d'argent et serez en mesure de suivre les progrès accomplis.  
• Il est préférable de préserver le principe des quatre yeux.  
• Vous répondez à une exigence en matière d'assurance.  
• Vous déchargez les avocats d'une lourde tâche administrative  
• Votre processus de lutte contre le blanchiment d'argent et votre politique de risque sont toujours à jour et conformes à la législation la plus récente.  
• La formation et le partage des connaissances deviennent un bien public commun.