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Approbation de la lettre de mission

Dans le cadre du devoir de vigilance à l'égard de la clientèle en matière de lutte contre le blanchiment d'argent, il est essentiel que chaque client reçoive et approuve la lettre de mission, les conditions générales et la déclaration de confidentialité. Cela est nécessaire lors de la signature de l'accord, et également tout au long de sa validité, notamment en cas de modifications telles que le changement des conditions générales ou des honoraires applicables. 

Lettre de mission

La lettre de mission est un élément important de l'obligation de vigilance à l'égard de la clientèle en matière de lutte contre le blanchiment d'argent. C'est là que vous indiquez toutes les informations d’identité, comme les noms et adresses, les honoraires et les accords de principe. Non seulement cette lettre est obligatoire, mais vous devez également être en mesure de présenter des lettres de mission approuvées lors des contrôles effectués par les autorités de surveillance LBC/FT. 

Approving the order confirmation

À quoi ressemble le processus de la lettre de mission ? Avez-vous besoin d'une lettre de mission pour chaque dossier ? Où enregistrez-vous votre lettre de mission ? Un paragraphe sur la lutte contre le blanchiment d'argent a-t-il été inclus ? Il ne s'agit là que d'une petite sélection des principales questions relatives à la lettre de mission.  

RegLab se charge de l'envoi et du suivi de l'approbation de la lettre de mission de manière entièrement numérique. Cette lettre de mission sert de document de base pour enregistrer les accords conclus et les éventuelles conditions (générales), telles que les honoraires. L'objectif est d'éviter toute discussion inconfortable ou lacune dans la relation de travail à venir. Il est impératif d'envoyer ces lettres de manière aussi complète que possible et de les recevoir signées en retour.  

Dans la pratique, il s'avère difficile d'envoyer cette lettre de mission, les conditions générales et la déclaration de confidentialité sur une base structurelle. Par la suite, un autre défi se présente dans la pratique quotidienne : recevoir en retour les documents approuvés et les sauvegarder sur le long terme. Cela est cependant essentiel pour l'administration interne de la lutte contre le blanchiment d'argent et pour le contrôle de l'autorité de surveillance. 

La lettre de mission est-elle obligatoire ?

Sur la base de ce qui précède, il est clair pour la profession juridique que la lettre de mission est une obligation. Heureusement, il s'agit d'une obligation dont l'objectif est clair : éviter les tracas ultérieurs et donner une idée précise de la manière dont vous représenterez ou non le client (et pour quelle compensation financière). Une lettre de mission écrite est donc essentielle lors de l'acceptation d'un dossier et de l'intégration d'un client. En outre, elle vous oblige à réfléchir soigneusement à la faisabilité et à la stratégie de l'affaire. En fin de compte, la qualité de vos services et la relation avec le client s'en trouvent renforcées.   

Nous vous recommandons d'examiner de plus près le processus d'une lettre de mission. Dans la pratique quotidienne, il arrive souvent que le personnel de soutien prépare et envoie la lettre de mission à l'avocat, en demandant qu'elle soit transmise au client après approbation. Très occupé, l'avocat oublie d'assurer son suivi. Si le client renvoie une lettre de mission signée, il n'est pas certain qu'elle soit sauvegardée au bon endroit. En outre, il est indispensable de vérifier que toutes les descriptions contenues dans la lettre de mission sont exactes, à jour et adressées à la bonne entité. Cela nécessite un processus réfléchi et efficace. RegLab est là pour vous aider. 

Lettre de mission : approbation automatisée rapide avec RegLab

Avec une lettre de mission, nous sommes confrontés à deux défis :  

  1. Tout d’abord : créer une lettre de mission, la recevoir signée en retour par le client et l'enregistrer correctement. 
  2. Ensuite : maintenir les documents à jour, en particulier pour les projets à long terme. Que se passe-t-il si les termes et conditions changent au fil du temps ? De nombreux cabinets s’épuisent avec ce processus.  
Engagement Letter

Avec RegLab, ce problème appartient au passé. RegLab garantit, de manière entièrement automatisée, que :   

  • La lettre de mission est envoyée automatiquement ; 
  • Les informations et la documentation à fournir sont sauvegardées dans un lieu centralisé ; 
  • Le suivi de l'état d'avancement ;
  • Des rappels automatiques sont envoyés si le client ne répond pas (ou de manière incomplète) ;
  • Des rapports peuvent être établis sur l'état des lettres de mission ;
  • Les nouvelles versions des conditions générales sont envoyées et contrôlées de manière centralisée.  
  • Une piste d'audit destinée au superviseur est affichée d’un simple clic. 

Aspect LCB-FT dans la lettre de mission

La lettre mentionne-t-elle également la LBC/FT ? En effet, elle devrait contenir un paragraphe qui stipule, entre autres :  

  • Que l'avocat, le notaire ou le conseiller fiscal doit se conformer à la LBC/FT ; 
  • Que, pour cette raison, certaines informations sont demandées au client ; 
  • La manière dont la confidentialité des données est assurée.  

Lettre de mission : aspects

Outre l'aspect LBC/FT susmentionné, les sujets suivants constituent également un élément fixe de la lettre de mission :  

  • Une description de l'entreprise ; 
  • Le nom et l'adresse du client et de la contrepartie, ainsi que de l'avocat ou de la partie autorisée ;
  • Si le client remplit les conditions requises pour bénéficier de l'assistance juridique, y compris une explication ;
  • Informations sur l'assistance juridique disponible ;
  • Accords sur les honoraires ;
  • Informations sur la responsabilité professionnelle ;
  • Accords concernant la confidentialité et l'enregistrement LBC ;
  • L'accord avec le client sur la manière de traiter le(s) litige(s). 

Une lettre de mission fait-elle partie du devoir de vigilance à l'égard de la clientèle (CDD) ?

Le devoir de vigilance à l'égard de la clientèle (CDD), également connu sous le nom de « Know Your Customer » ou « Customer Due Diligence », est devenu de plus en plus important au fil des ans. En effet, les cas de blanchiment d'argent, de fraude et de terrorisme sont de plus en plus fréquents. Pour cette raison, et donc également dans le cadre de la lutte contre le blanchiment d'argent, il est essentiel de connaître ses clients.   

Quand la CDD est-elle nécessaire ?  

La diligence raisonnable à l'égard de la clientèle est un outil permettant aux bureaux d'aider les clients à mieux vous connaître. Si vous souhaitez travailler en toute sécurité, la CDD vous évitera d'interagir avec des clients qui risquent de profiter de votre confiance, ce qui, en fin de compte, nuira à votre image en tant que professionnel.   

Si vous êtes soumis à la législation concernant la lutte contre le blanchiment d'argent, vous devez élaborer une politique interne de CDD et la mettre en œuvre de manière cohérente. Au cours de ce processus, vous recueillez des informations cruciales sur le client et vous évaluez les risques éventuels pour votre cabinet. Dans le même temps, vous serez en mesure d'identifier toute activité financière liée au blanchiment de capitaux ou au terrorisme.   

La CDD comprend les aspects suivants :   

  • L'acceptation, identification et vérification du client ; 
  • L'identification et la vérification du bénéficiaire effectif final (BE ou UBO) ;
  • La détermination de l'objectif et de la nature prévue de la relation d'affaires ;
  • Le suivi et l'examen des clients, des comptes et des transactions ;
  • La gestion des risques.   

Contrairement à ce que beaucoup pourraient penser, la lettre de mission n'est donc pas un élément obligatoire de la CDD. Elle constitue cependant un élément important de la politique de lutte contre le blanchiment d'argent. Pour en savoir plus sur la CDD et la connaissance du client, consultez cette page.  



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KYC : sa signification

Quelle est la signification de KYC, en quoi consiste une procédure KYC et quel est le rôle de la Customer Due Diligence (vigilance à l'égard de la clientèle) ?  

Lisez les réponses dans cet article.  

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