Des procédures de lutte contre le blanchiment d'argent ont-elles été élaborées ?

La visualisation est un plus  

Dans l'article précédent, nous avons évoqué l'importance de la rédaction d'une politique de gestion des risques. Dans cette politique, vous décrivez les procédures de votre cabinet. Comment votre entreprise traite-t-elle la politique de lutte contre le blanchiment d'argent et quelles sont les étapes à suivre ? Il est vrai que la visualisation des processus peut être extrêmement utile. Une procédure écrite, avec différents processus, n'est pas un document simple à utiliser. Les supports visuels, tels que les infographies et les organigrammes, sont fortement recommandés pour inciter les employés à penser de manière orientée vers les processus au sein de votre entreprise. Ils peuvent également être utilisés comme référence pratique au bureau. 

La lutte contre le blanchiment d'argent : une corvée  

De nombreux avocats avec lesquels nous nous entretenons estiment que la lutte contre le blanchiment d'argent est une corvée. En outre, ce n'est pas quelque chose qui les passionne particulièrement. C'est pourquoi nous constatons une grande diversité dans la manière dont la lutte contre le blanchiment d'argent est abordée au sein des cabinets. Certains avocats la prennent très au sérieux et préfèrent s'occuper eux-mêmes de toutes les étapes de la procédure, tandis que d'autres préfèrent faire appel à un personnel d'appui. 

N'oubliez pas que les superviseurs estiment que l'avocat lui-même est responsable de la politique de lutte contre le blanchiment d'argent et de sa mise en œuvre. Il est évident que le secrétariat peut facilement prendre diverses mesures, tant que l'avocat en question effectue un contrôle. Ce point est également important pour le principe des quatre yeux. Un membre du personnel de soutien peut parfaitement se charger du processus d'identification. En revanche, l'appréciation de l'existence d'une transaction inhabituelle relève de la responsabilité de l'avocat concerné. Cela nécessite une bonne compréhension du dossier en question. Veillez donc à ce que les procédures de lutte contre le blanchiment d'argent décrivent clairement qui est responsable de quoi et qui doit transmettre quoi, quand et à qui. Veillez à ce que les rôles ne soient en aucun cas confus. 

La cohérence et l'uniformité sont importantes pour le superviseur dans le cadre des procédures établies par votre bureau. Il veut s'assurer que tous les membres d'une entreprise appliquent la politique de la même manière. Cela signifie automatiquement que le processus BC-FT est organisé de manière plus efficace. L'élément crucial ici est le suivant : se procurer des (super) spécialistes en interne, les rendre reconnaissables et leur donner un mandat. Cela doit être clair et il faut veiller à ce que le processus soit réalisable. Ne le rendez pas trop compliqué, car vous devez être en mesure de le respecter. 

 De même, montrez régulièrement les progrès réalisés au bureau. Rendez les dossiers transparents. Assurez un degré élevé de transparence, en indiquant par exemple quels sont les dossiers dans lesquels il manque (encore) certains documents nécessaires. Vous pouvez effectuer ce suivi dans des applications et logiciels (par exemple RegLab), mais vous pouvez aussi commencer par une liste Excel, par exemple. Vous pouvez y enregistrer le nombre de nouveaux clients au cours de cette période, le nom de l'avocat qui s'en occupe et ce qui est encore en cours. Cette liste doit faire l'objet d'une discussion interne régulière.  

Qualification des risques  

Veillez à critiquer la qualification du risque. Indiquez quand et comment vous commencez et menez des recherches au sein de l'entreprise. Sur la base de quels critères optez-vous pour une enquête simplifiée, modérée ou renforcée ? Telles sont quelques-unes des réponses que les superviseurs souhaiteraient voir figurer dans les procédures. 

Rédiger des procédures de politique interne 

La description des procédures prend beaucoup de temps. Les exceptions sont nombreuses et leur élaboration est précisément ce qui implique un processus exigeant. Voici donc quelques conseils simples :  

• Constituez un groupe de projet (ne le faites pas seul).  
• Définissez les actions et répartissez-les.
• Nommez des spécialistes et formez-les.  
• Gardez les procédures aussi pratiques que possible. Pensez à la centralisation.  
• Élaborez les processus à l'aide de supports visuels.  

Veillez à ce que les étapes de base soient claires pour tout le monde. Si les choses deviennent plus difficiles ou plus complexes, veillez à ce qu'elles puissent être présentées aux spécialistes.  

Faites appel à un conseiller qui peut vous aider à concevoir et à mettre en œuvre des politiques et des procédures aussi efficacement que possible.  

Si vous préférez ne pas le faire de manière indépendante et si vous cherchez quelqu'un pour vous aider à décrire votre politique et à mettre en œuvre les procédures, adressez-vous à l'équipe de spécialistes de RegLab. Nous vous aiderons également à concevoir des processus sous forme visuelle.