Comment déterminer si un dossier est soumis au dispositif BC/FT ?

Le dispositif de loi BC/FT à destination des avocats 

Dans les lignes directrices fournies par la plupart des barreaux, vous trouverez des explications détaillées sur la question de savoir si une activité est soumise ou non aux obligations de la loi BC/FT. 

En respect de la loi du 12 novembre 2004 relative à la lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme, les avocats, lorsqu'ils assistent leur client dans la préparation ou la réalisation de transactions, ou agissent au nom de leur client et pour le compte de celui-ci dans toute transaction financière ou immobilière, ou fournissant l'un des services de prestataire de services aux sociétés et fiducies ou exercent une activité de Family Office, sont soumis, entre autres, à une obligation d'effectuer une évaluation des risques, de vigilance à l'égard de la clientèle et d'organisation interne adéquate.

Si vous êtes un cabinet spécialisé dans le droit des sociétés ou le droit immobilier, vous êtes souvent soumis au dispositif BC/FT, notamment si vous travaillez dans les disciplines suivantes : droit des sociétés, fusions et acquisitions, banque et finance, immobilier, capital-investissement, etc.  

Cela signifie qu'il est important de prendre au sérieux la politique interne de lutte contre le blanchiment d'argent et son exécution en tant que cabinet.  

En revanche, si vous vous spécialisez, par exemple, dans le droit du travail ou le droit de la famille, vous ne serez probablement pas souvent soumis au dispositif LBC/FT. Vous souhaitez savoir exactement à quels avocats le dispositif s'applique ? Vous pouvez trouver les informations dans les lignes directrices de votre barreau et son règlement publié par le Conseil de l'Ordre.

L’avocat doit pouvoir justifier auprès du Conseil de l’Ordre que l’étendue des mesures qu’il a pris est appropriée au degré de risque. 

Existe-t-il des exemptions ? 

Il y en a une : l’exemption de déclaration de soupçon. En tant que professionnel, vous êtes exempté de la communication des informations et renseignement lorsque votre activité se rattache à « l'évaluation de la situation juridique [du] client ou dans l'exercice de leur mission de défense ou de représentation de ce client dans une procédure judiciaire ou concernant une telle procédure » (Article 53). De plus, vous bénéficiez d'une exemption lorsque vous donnez des consultations juridiques, « sauf si [vous avez] pris part à des activités de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme, fourni un conseil juridique à des fins de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme ou [savez] que le client a sollicité un conseil juridique à de telles fins ». Ainsi, toutes les informations reçues et conservées dans ce cadre-là sont protégées par le secret professionnel.

Qu'est-ce qui est important lors de l'audit du superviseur ?  

Afin de répondre correctement à la question de l'autorité de contrôle sur la manière dont vous, en tant qu'avocat, décidez si une affaire est soumise au dispositif LBC/FT, il est important de garder à l'esprit les points suivants : 

• Préparez une évaluation par dossier et enregistrez cette évaluation : 

Le superviseur attend de vous la conduite d’une évaluation pour chaque dossier. Il veut voir ces évaluations enregistrées dans un dossier. Si ce n’est pas le cas, le superviseur risque d'examiner vos documents avec suspicion et de vous demander des clarifications et vos motivations. 

• Veillez à ce que l'évaluation fasse partie de votre politique de lutte contre le blanchiment de capitaux :  

Il est essentiel que vous décriviez dans votre politique la manière dont vous abordez la lutte contre le blanchiment de capitaux, sur la base de quels critères et les choix que vous faites ensuite. À ce stade, vous devez également indiquer où et sous quelle forme vous réalisez les signalements. Dans un prochain article, nous aborderons plus en détail la lutte contre le blanchiment de capitaux dans le cadre de la politique du cabinet. 

• S'adapter à la « couleur » du dossier  

De plus en plus, le superviseur attend un suivi strict de vos dossiers courants. Lors d'un contrôle, le superviseur veut voir que vous surveillez en permanence si un dossier évolue et entre dans le champ d’application du dispositif LBC/FT. Si c'est le cas, il vous sera demander de justifier comment vous procédez pour continuer à respecter les exigences en matière de lutte contre le blanchiment d'argent. 

• Saviez-vous qu'il ne suffit pas de se conformer aux règles d'identification dans les dossiers non soumis au dispositif LBC/FT ?  

En tant qu'avocat, vous devez également respecter les règles professionnelles applicables aux avocats (législation relative à la profession d'avocat). On croit souvent qu'il suffit de se conformer à ces règles pour faire l'objet d'un contrôle anti-blanchiment. C'est vrai dans une certaine mesure, mais la lutte contre le blanchiment d'argent va beaucoup plus loin. C'est pourquoi il est important d'étudier sérieusement non seulement les autres réglementations relatives à l'identification des clients, mais aussi l'AMLD, et de les inclure dans votre politique et votre pratique quotidienne. N'oubliez pas que vous devez également vous conformer à ces autres réglementations pour les services qui ne sont pas soumis à la LBC. 

Conseil pratique  

Paul Passenier (avocat chez BVDV Advocaten & Fiscalisten)  

« Pour nous, quatre aspects sont importants pour organiser sérieusement le processus de lutte contre le blanchiment d'argent en tant que bureau et pour déterminer si nous sommes en présence d'un dossier soumis au dispositif LBC/FT. Il s'agit des points suivants : 

1) des sessions de formation périodiques sur la lutte contre le blanchiment d'argent pour l'ensemble de l'équipe ;

2) une bonne instruction de travail, consignée dans le manuel de la politique interne du cabinet ;

3) un logiciel de lutte contre le blanchiment d'argent ;

4) un gestionnaire interne. »

« Il est particulièrement recommandé de désigner la personne responsable, de manière formelle ou informelle. Donnez à un « spécialiste LBC/FT » interne le mandat et la confiance nécessaires pour prendre des décisions en matière de LBC/FT, par exemple lorsque des enquêtes plus strictes sont nécessaires. Après avoir conçu ces quatre éléments, le processus de décision concernant l'assujettissement d'un dossier au dispositif LBC/FT prend tout son sens et devient plus facile à mettre en œuvre. » 

Conclusion  

Compte tenu des contrôles qui peuvent avoir lieu, il devient de plus en plus important de :  

1) Motiver et enregistrer les raisons pour lesquelles un dossier est (ou n'est pas) soumis aux mesures de lutte contre le blanchiment d'argent, et ; 

2) Surveiller en permanence les dossiers en cours, car, non seulement le profil de risque d'un client peut changer, mais les dossiers associés à ce client peuvent également changer de couleur au fil du temps.  

Veillez à enregistrer tous ces éléments de manière efficace, généralement dans la politique du bureau de lutte contre le blanchiment d'argent et dans le dossier de chaque affaire. Répertoriez par écrit tous les risques que vous pouvez identifier. Vous pouvez le faire manuellement ou utiliser un logiciel de lutte contre le blanchiment d'argent, tel que RegLab. L'avantage de l’application est qu'elle vous permet de répondre rapidement aux questions de suivi, comme par exemple : « Combien d'entités juridiques appartenant à des groupes à haut risque ? » « Combien d'entités juridiques provenant de pays à haut risque votre base de données clients comprend-elle ? » En outre, sur la base des données générées automatiquement, votre bureau peut apprendre beaucoup, non seulement en matière de conformité, mais aussi sur la façon dont il fonctionne en général.