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Piste d'audit

Piste d'audit : l'obligation de documenter les actions de lutte contre le blanchiment d'argent mises en place par votre cabinet. Une piste d'audit est un résumé informatif sur « qui a fait quoi, et quand ». Ce document vous sera définitivement utile et vous est indispensable lors de la visite d'un superviseur. 

Qu'est-ce qu'une piste d'audit ?

En tant que responsable, il vous est souhaitable de savoir rapidement qui a effectué quelles actions de lutte contre le blanchiment d'argent dans un dossier-client particulier. Une piste d'audit est un résumé informatif sur « qui a fait quoi, et quand ». Ce document vous sera définitivement utile et vous est indispensable lors de la visite d'un superviseur. 

Lors de l'examen d'un dossier, il est pratique d'accéder immédiatement aux actions de lutte contre le blanchiment d'argent mises en place. Il vous suffit d'appuyer sur un bouton pour que RegLab génère la piste d'audit du dossier en question. Vous pouvez ainsi immédiatement voir si, par exemple, un nouveau lien d'identification a été envoyé ou la raison pour laquelle le profil de risque a été modifié, ainsi que par qui.  

Lors d'un audit, un superviseur apprécie de voir vos dossiers et les documents qui s'y rapportent. Il souhaite également consulter les pistes d'audit et poser des questions sur certaines actions, par exemple la raison pour laquelle un dossier a été ré-ouvert. Vous disposez à tout moment d'une vue d'ensemble actualisée des dossiers et des preuves associées.  

La piste d'audit montre également si des notifications ont été envoyées aux uns et aux autres, les actions menées ainsi que les questions posées en retour. Par exemple, le message d'un secrétaire à l'avocat indiquant que toutes les informations relatives à la lutte contre le blanchiment d'argent ont été soumises par le client, avec la question de savoir si l'avocat souhaite les consulter et les approuver. Vous pouvez retrouver toutes ces actions dans une vue d'ensemble claire.  

À partir des différentes actions, il vous suffit de cliquer sur le message ou l'e-mail d'origine. Vous gardez ainsi la maîtrise de vos dossiers et des actions LCB-FT qui sont conduites. RegLab enregistre dans une piste d'audit toutes les mesures de conformité prises. Vous êtes ainsi en parfaite conformité avec toutes les exigences en matière de lutte contre le blanchiment d'argent. 

Pourquoi une piste d'audit ?

Dans une piste d'audit, vous enregistrez automatiquement toutes les actions de lutte contre le blanchiment d'argent en détail et vous les stockez de manière centralisée. Grâce à ce document, vous et le superviseur pouvez remonter à la source pour savoir comment certaines conclusions et enquêtes de suivi ont été traitées. Toutes les actions liées à l'enquête LBC/FT sont automatiquement enregistrées dans un fichier. La piste d'audit est un outil utile pour contrôler les actions entreprises et le degré de risque lié aux enquêtes sur les clients. Comme la piste d'audit enregistre l'ensemble du processus, vous pouvez rapidement donner un aperçu au superviseur. En outre, la piste d'audit est facile à comprendre et à interpréter pour le superviseur. Si vous ne disposez pas d'un logiciel tel que RegLab pour générer automatiquement cette piste d'audit, l'alternative est un formulaire à remplir manuellement. Ce travail manuel comporte beaucoup d'inconvénients : par exemple, un manque d'uniformité au sein de l'organisation et, souvent, l’absence de stockage central. 

Que trouve-t-on dans une piste d'audit de RegLab ?

Une piste d'audit est automatiquement créée pour chaque dossier dans RegLab. La piste d'audit permet de savoir qui a effectué quelle action et à quel moment dans un fichier. La piste d'audit permet une vue d’ensemble des éléments suivants :   

  • L'action ;  
  • Qui l'a créée ; 
  • À quelle date ; 
  • Et les détails de cette action.  
Check, approve and create an audit trail
RegLab

Procédure LBC/FT

La cohérence et l'uniformité sont importantes pour le superviseur dans le cadre des procédures établies par votre cabinet. Il veut s'assurer que tous les membres de votre enseigne appliquent la politique de la même manière.   

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