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Interaction simplifiée avec les clients : lien d'identification pour une identification simplifiée des clients LBC/FT

Le lien d'identification « magique » de RegLab permet d'identifier rapidement et facilement les clients de la lutte contre le blanchiment d'argent.

La valeur ajoutée des liens d'identification automatisés

Les liens d'identification automatisés garantissent un processus d'identification du client sans faille. Lors de la création d'un dossier, vous pouvez envoyer un lien d'identification au client directement à partir de l'application. Le statut du retour d'information du client est suivi de manière centralisée et les informations fournies par le client sont également stockées de manière centralisée. 

Dès qu'un nouveau dossier est créé, le client reçoit un lien d'identification. Celui-ci est accompagné d'un texte explicatif, expliquant l'obligation de lutte contre le blanchiment d'argent de l’entreprise ou cabinet et le contenu de l'identification du client.

Le client reçoit ce lien d'identification par courrier électronique, auquel est souvent jointe la lettre de mission. Ce lien peut être formaté selon la marque et les couleurs du cabinet. Une fois que le client a cliqué sur le lien, il est guidé pas à pas pour l’identification. Chaque section indique ce qui est nécessaire et pourquoi. 

Les informations recueillies au cours de cette interaction avec le client comprennent un extrait de la chambre de commerce, un organigramme de la structure de l'actionnariat, des informations sur le représentant, le BE (Bénéficiaire Effectif) et la PPE (Personne Politiquement Exposée), ainsi que des copies des documents d'identification de ces personnes. 

Toutes les informations collectées sur les clients sont centralisées dans RegLab. Les informations ne sont donc pas collectées de manière fragmentée et stockées à différents endroits. Toutes les informations peuvent être consultées et visualisées à partir de l'application. Qu'il s'agisse d'envoyer des liens et des rappels automatiques ou de collecter des informations, tout se fait à partir d'un seul et même endroit. 

Une feuille de route claire pour les clients

Le grand avantage de cette forme d'interaction avec les clients est sa clarté et sa simplicité d'utilisation pour les clients et pour votre entreprise. Toutes les étapes du processus d'identification sont expliquées. Si le client souhaite obtenir davantage d'informations, par exemple sur le BE ou la PPE, il peut cliquer sur le point d'interrogation et des informations détaillées s'affichent. En outre, au début, le temps approximatif nécessaire au client pour accomplir ces étapes est indiqué. Entre les deux, il est possible de faire une pause sans perdre les informations déjà renseignées.    

Ce mode d'identification du client, dans lequel un processus automatisé parcourt toutes les étapes avec le client, est perçu comme simple et ludique. En particulier avec un avis professionnel et une lettre d'accompagnement, cela conduit à une expérience positive du client en matière de lutte contre le blanchiment d'argent. Après tout, l'identification LBC/FT est obligatoire, autant la rendre simple et efficace pour tout le monde. 

Et avec un dossier à haut risque attendu ?

Le lien d'identification de base est le même pour tous les clients. Si vous pensez qu'un dossier présente un risque élevé, vous pouvez ajouter des questions supplémentaires dans RegLab. Ces questions sont alors ajoutées au lien d'identification. Vous pouvez ainsi inclure des informations supplémentaires sur l'origine des fonds, etc. Si, après avoir reçu les informations, vous classez le dossier dans la catégorie des dossiers à haut risque, vous pouvez envoyer un nouveau lien d'identification avec des questions supplémentaires. Les informations qui ont été fournies précédemment sont déjà remplies. Toutes les informations sont directement disponibles dans le dossier et peuvent être consultées. 

Lien d'identification personnalisé

L'avantage de cette méthode d'interaction avec le client est qu'elle peut être personnalisée et qu'elle respecte l'image de marque du cabinet. Le client reçoit non seulement la lettre de mission, mais aussi le lien d'identification avec le logo, les couleurs et tous les détails qui forment l’empreinte du cabinet. En outre, divers éléments peuvent être personnalisés, comme le nombre de jours après lequel un rappel doit être envoyé. RegLab propose plusieurs modèles que l'entreprise peut utiliser ou adapter entièrement à son propre style.    

Un autre grand avantage est que la collecte des données d'identification est réalisée par le logiciel et non par l'avocat lui-même. L'expérience montre que les avocats apprécient de ne pas avoir à poser eux-mêmes ces questions, qui peuvent être inconfortables, à leurs clients. En outre, cette méthode d'identification est perçue comme professionnelle, car un logiciel conçu par des experts prend en charge le processus étape par étape. Cela permet de gagner du temps, tant du côté de l'avocat que de celui du client. Au lieu d'envoyer plusieurs courriers et documents distincts, ce processus est contrôlé et géré à partir d'un emplacement central et sécurisé. 

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