Pouvez-vous me montrer vos dossiers BC/FT ?

Éléments de l'audit administratif de lutte contre le blanchiment d'argent.  

Le superviseur vérifie vos dossiers de lutte contre le blanchiment d'argent sur la base de trois éléments :

1. Évaluation d'un minimum de deux dossiers 
2. Obligation de notification + diligence raisonnable à l'égard du client 
3. Confirmation de mission  

Ces trois élèments sont expliquées en détail ci-dessous. 

#1: Évaluation d'un minimum de deux dossiers

Lors de la visite du superviseur, vous devez présenter un minimum de deux dossiers. Jusqu'à présent, vous aviez la possibilité de savoir lesquels des deux dossiers seraient examinés et de préparer la documentation au préalable ; cette préparation impliquait le plus souvent des heures passées à les mettre à jour. Malheureusement, les superviseurs se concentrent aujourd'hui sur des dossiers choisis au hasard. La seule façon d'être prêt est en tenant à jour chacun des dossiers.  

Lors d'un audit, le superviseur vérifie si la tenue des dossiers répondent aux exigences règlementaires en matière de lutte contre le blanchiment d'argent. Votre cabinet utilise-t-il des dossiers papier ou un logiciel d'assistance (par exemple, RegLab) ? Les audits récents montrent qu'il est de plus en plus important qu'au sein des cabinets, tous les avocats et départements procèdent de manière uniforme et cohérente. S'il s'avère que l'équipe A et l'équipe B aient enregistré les évaluations BC/FT de différentes manières, cela peut conduire à des audits plus approfondis. 

#2: Obligation de notification et diligence raisonnable à l'égard des clients 

Vous vous posez peut-être la question suivante : "Qu'est-ce qui est au centre de l'attention lors d'un audit ? " 

La réponse à cette question est la suivante : la tenue complète et cohérente des dossiers clients est essentielle. Cela signifie également que toute documentation sous-jacente doit être tenue à jour. Pour démontrer que les dossiers font l'objet d'un suivi continu, il faut éviter de conserver de vieux extraits et identifiants dans les dossiers continus. Il est nécessaire d'établir un profil de risque et de consigner le type d'enquête associée à chacun, ainsi qu'une description de ces profils dans votre politique LBC/FT.  

Votre politique LBC/FT est le point de départ du devoir de vigilance à l'égard de la clientèle et de l'obligation de notification ; elle décrit les procédures et méthodes employées par votre cabinet en matière de lutte contre le blanchiment d'argent, le type de clients que votre cabinet prend en charge, et l'"appétit pour le risque". Elle comprend également des détails tels que : les informations demandées aux clients, et à quelle fréquence, ainsi que le type d'enquête initiée lors de l'intégration de nouveaux clients. N'oubliez pas non plus d'inclure une description des profils de risque et les cas dans lesquels une recherche simplifiée ou plus approfondie sera nécessaire. Dans le prochain article, nous examinerons plus en détail l'importance de la politique LBC/FT, sur la base de la question n° 3.  

Dans de nombreux cas, le cabinet dispose déjà d'une politique LBC/FT. Les cabinets se montrent souvent défaillants lorsqu'il s'agit de fournir des preuves de la mise en place pratique de ces politiques. Les deux points de référence sont le respect de l'obligation de notification et de diligence raisonnable à l'égard du client.   

 Si vous soupçonnez avoir affaire à une transaction inhabituelle, vous en informer la CRF (Cellule de Renseignement Financier). Vos dossiers clients doivent témoigner d'un respect minutieux des obligations de vérification, de notification et de diligence doivent démontrer que vous avez procédé à des évaluations sérieuses. Si, par exemple, vous avez affaire à une personne politiquement influente (PPE), vous êtes dans l'obligation d'expliquer en détail la raison pour laquelle vous décidez de maintenir la relation d'affaire et démontrer de la rigueur dans la procédure de vérification du PPE.   

#3: Confirmation de mission

Les confirmations de missio sont souvent envoyées par courrier électronique. Ces confirmations de mission et les approbations envoyées par courriel par les clients finissent souvent dans la boîte aux lettres. Dans de nombreux cas, les organismes manquent de place pour conserver les documents. Notre suggestion : veillez à ce que ces confirmations de mission soient stockées dans un endroit central et confiez-en la responsabilité à quelqu'un. Vous pouvez le faire manuellement ou utiliser un logiciel de lutte contre le blanchiment d'argent (par exemple, RegLab).  

Conseil pratique

Hans Urlus (actionnaire et avocat chez Greenberg Traurig LLP) :  
"Ne vous méprenez pas sur l'importance de la conscience humaine. Disposer d'une politique et d'outils de contrôle est essentiel, mais c'est l'avocat lui-même qui doit procéder à l'évaluation des risques potentiels d'une transaction ou d'une affaire. C'est pourquoi l'éducation et la sensibilisation aux obligations et exigences règlementaires sont une priorité.  Notre logiciel contribue à cette sensibilisation. Il sensibilise les gens au processus LBC/FT et à l'audit BC/FT. Mais le plus important reste notre devise : "Le processus LBC/FT... c'est l'affaire de l'avocat". 

Conclusion  

Évitez les mesures ponctuelles et précipitées et optez pour un suivi et un contrôle consistant afin de faire d'une nécessité une vertu. Vous ne ferez pas bonne impression si vous devez mettre vos dossiers à jour juste avant un audit. Non seulement le superviseur comprendra que le dossier a été corrigé une semaine auparavant, mais cela signifie aussi que de nombreuses ressources doivent soudainement être libérées. Que vous automatisiez ou non votre procédure LBC/FT, intégrez-les dans vos processus de travail et ce, dès aujourd'hui. Pour ce faire, il vous suffit de vous asseoir avec un spécialiste et de concevoir ensemble les premières étapes de votre politique LBC/FT mise à jour.