Votre bureau dispose-t-il d'une politique interne écrite en matière de risques ?

Personnaliser la politique interne type 

Lors de la rédaction d'une politique interne en matière de risque, les bureaux utilisent souvent un modèle comme celui du Barreau. Ce modèle constitue une excellente base. Il est encore mieux de le personnaliser. Plus une politique interne est personnalisée, mieux elle peut être intégrée dans les processus de travail existants. Vous vous demandez peut-être « Comment dois-je procéder exactement ? » Vous trouverez ci-dessous trois éléments essentiels pour rédiger votre propre politique interne. 

#1 : Évaluation du risque développée par vos services

Incluez dans votre politique l'évaluation conduite du risque client par votre cabinet. Décrivez les risques identifiés par votre service et votre perception de ces risques. En abordant la politique de lutte contre le blanchiment d'argent de cette manière, vous la rendez concrète et moins obscure. Analysez les secteurs que vous ciblez et les risques que ces secteurs ou ces clients présentent. Après avoir identifié et décrit ces risques, vous serez en mesure de procéder plus efficacement, en rendant ces risques plus visibles. 

#2 : Le processus de travail en matière de lutte contre le blanchiment d'argent  

Il est important de décrire en détail l'ensemble du processus de conformité, depuis l'acceptation et l'identification des nouveaux clients jusqu'au signalement de toute transaction inhabituelle. Cela s'applique également à toutes les exceptions et, par exemple, aux clients « complexes ». Comment procéder lorsqu'une entreprise étrangère est impliquée ? En particulier s'il s'agit d'une entreprise d'un pays à haut risque ? Quelles sont les étapes à suivre ? Comment agissez-vous en cas de déclaration de transaction inhabituelle et comment surveillez-vous les clients existants ? N'oubliez pas non plus de noter qui fait quoi, comment garantissez-vous le principe des quatre yeux et quel est le rôle d'un responsable de la conformité (le cas échéant). Dans le quatrième article, nous aborderons plus en détail les procédures de lutte contre le blanchiment d'argent. Il s'agit d'une bonne source d'inspiration à mettre en place dans votre cabinet.

#3 : Qualification des risques  

La méthode de qualification des risques fait partie du processus de travail mentionné ci-dessus. Cela est très spécifique. Nous conseillons à chaque entreprise de déterminer ce qu'est un risque faible, moyen ou élevé et comment agir dans ces cas. C'est à vous de décider le profil de risque d'un client. Le moyen le plus simple est d'ajouter une liste d'indicateurs de risque à votre politique interne.   

Dans le cadre de la lutte contre le blanchiment d'argent, vous avez à faire à des indicateurs objectifs et à des indicateurs subjectifs. Dans le cas des indicateurs subjectifs, vous déterminez vous-même, sur la base de vos propres considérations, s'il y a des raisons de penser que le client peut être impliqué dans des actes de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme. Vous devez consigner cet examen dans votre politique, c'est-à-dire les conclusions que vous tirez et le moment où vous le faites. Malheureusement, il n'existe pas de liste fixe d'indicateurs subjectifs. Définissez le fonctionnement d'une escalade potentielle et garantissez la règle des quatre yeux. 

L'importance d'une politique interne basée sur le risque pour KC Legal  

Nous avons demandé à Friggo Kraaijeveld, juriste fiscaliste, pourquoi une politique de risque est importante pour son cabinet. « D'une part, nous sommes légalement tenus de rédiger cette politique. D'autre part, cela nous permet de prendre conscience des risques liés à notre activité. Nous avons formulé des processus et nous pouvons maintenant agir de manière uniforme. C'est devenu une façon de penser et offre un point de départ idéal pour un travail basé sur les procédures de conformité. En outre, j'aime éviter les amendes. »

Nous avons également demandé à Friggo de donner un conseil aux autres cabinets. Voici son commentaire : « Utilisez les connaissances d'autres personnes, comme un spécialiste qui peut vous aider à définir le format et les parties à traiter. Lorsque vous donnez corps à la politique, veillez à rester proche de vous-même en tant qu'entreprise. Pour nous, l'élaboration de la politique de gestion des risques est immédiatement devenue une sorte de « vérification de l'équilibre ». 

Conseil :  

Si vous avez réglé ces trois points, inscrivez-les dans votre politique. Notre conseil pour cela : visualisez, c'est-à-dire dessinez, le processus de travail et la procédure d'escalade. Au lieu de les décrire sur plusieurs pages, vous pouvez les esquisser, par exemple dans une infographie (une image formatée montrant le processus). Vous n'y parvenez pas ? N'hésitez pas à nous contacter. Nous réalisons régulièrement ces visualisations dans le cadre de notre service « Compliance ».  

Enfin, voici quelques conseils pratiques pour la rédaction, la mise en œuvre et la mise à jour de la politique.  

Veillez à ce que la politique soit personnelle à votre entreprise. Faites-la vôtre et gardez à l'esprit toutes les exceptions propres à votre entreprise. 

1. Assurez-vous que votre politique est toujours à jour. Vérifiez régulièrement et planifiez ces contrôles. Vérifiez également si la politique est toujours conforme à la législation la plus récente.  
2. Il est important que la politique soit facile à trouver pour chaque employé. Enregistrez-la dans votre environnement intranet ou, si vous l'utilisez, dans le centre de connaissances de votre logiciel de lutte contre le blanchiment d'argent (par exemple, RegLab).  
3. Veillez à ce que la politique soit mise en pratique par tout le monde. Elle doit devenir un élément dynamique de votre bureau. Organisez des journées d'information et des sessions de formation internes.  

Le superviseur peut vous demander de montrer votre politique sur la base de deux clients (au hasard). Si rien n'est trouvé dans le dossier, une réprimande ou une amende s'ensuivra. Si vous suivez les conseils de cet article, vous éviterez les conversations difficiles avec le superviseur.