Quels documents dois-je demander lors d'un contrôle LBC/FT ?

Possible malentendu

Un malentendu survient parfois lors de l'identification d'un nouveau client. Certains avocats pensent que l'identification ne concerne que les dossiers LBC/FT. Ce n'est pas le cas. En tant qu'avocat, vous devez toujours identifier votre client (potentiel). En outre, chaque client doit faire l'objet d'une vérification par rapport aux listes de sanctions.     

Vous trouverez ci-dessous une liste de tous les dossiers nécessaires pour compléter l'identification le plus rapidement possible. Comme vous pouvez le constater dans la liste ci-dessous, l'identification d'une entité juridique va un peu plus loin à cause d'une plus grande complexité, des actionnaires éventuels et des bénéficiaires effectifs.  

Informations requises  

Personne physique  

• Nom de la personne
• Adresse
• Copie de la pièce d'identité
• Déclaration PPE

Personne morale   

• Extrait de la Chambre de Commerce ou extrait KBis  
• Organigramme des actionnaires
• Représentant  
  • Nom
  • Copie de la pièce d'identité
  • Procuration

• Bénéficiaire(s) effectif(s)  
  
  • Nom
  • Adresse
  • Copie de la pièce d'identité
    
• Déclaration PPE 

L'organigramme de la structure actionnariale doit être détaillé jusqu'aux parties prenantes ultimes, les bénéficiaires effectifs. N'oubliez pas d'indiquer les pourcentages d'actions. Demandez également le nom et l'adresse des personnes autorisées, ainsi qu'une copie de leur pièce d'identité. Remarque : il ne s'agit pas seulement d'identifier une personne, vous devez également vérifier que tous les détails sont corrects.

En outre, dans le cas d'une personne morale, il est important pour les dossiers LBC/FT que vous disposiez d'une déclaration PPE (personne politiquement exposée) de la part des personnes concernées. Si vous n'utilisez pas de logiciel LBC/FT, une déclaration PPE doit être remplie manuellement et présentée. Souvent, cette déclaration est incluse dans le formulaire du bénéficiaire effectif. 

Conseil : Logiciel LBC/FT 

Si vous procédez à l'identification et à la vérification manuellement, vous risquez de rencontrer des difficultés lors de l'examen des listes de sanctions et des pays à haut risque. Il est pratiquement impossible de contrôler toutes les personnes manuellement. L'examen de la liste nationale des sanctions est gérable, mais celui de la liste européenne demande plus de travail. Cependant, vous êtes obligé de le faire puisque, quel que soit le domaine que vous traitez - vous n'êtes en principe pas autorisé à fournir un service aux personnes sanctionnées. 

Les logiciels LBC/FT offrent une solution. Par exemple, toutes les étapes du processus sur l'application de RegLab sont accompagnées d'icônes qui expliquent ce que signifient les actions à entreprendre. En outre, vous serez averti s'il vous manque des documents ou des informations cruciales. Certains champs sont obligatoires dans le dossier du client. Si le client ne télécharge pas les documents nécessaires, il ne peut pas poursuivre sa démarche. De cette manière, rien ne peut être oublié, y compris la vérification obligatoire des listes de sanctions et des pays à haut risque. 

Rôle du superviseur

Lors d'un contrôle, le superviseur contrôle que les dossiers soient complets. La structure des sanctions signifie que, pour chaque élément manquant dans le dossier, vous pouvez recevoir une amende. En outre, il ne suffit pas de présenter les documents obligatoires. En effet, vous devez accompagner chaque dossier d'une brève évaluation, appelée profil de risque. Nous y reviendrons dans un prochain blog.     

Pour conclure : dans l'application RegLab, vous avez facilement accès à la piste d'audit. C'est très utile lors du contrôle d'un superviseur. Vous pouvez montrer exactement qui, quoi, quand et quelles actions ont été effectuées dans le dossier. L'audit se déroule ainsi plus facilement. Vous avez toujours dix points d'avance si vous pouvez montrer rapidement à quel point vous êtes conforme.