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Registro de Auditoria: Una sinopsis obligatoria para el PBC-FT

Un registro de auditoría o pista de auditoría es un resumen administrativo del proceso de cumplimiento con la normativa de PBC-FT. Sirve para demostrar la diligencia en el cumplimiento de la normativa frente al supervisor interno o externo.  

¿Qué es un Registro de Auditoria?

Como persona responsable del cumplimiento de la Ley 10/2010 de 28 de abril en materia de PBC-FT, es crucial estar al día de la evolución de tus asuntos. Con RegLab, obtendrás una visión completa y en tiempo real de cada uno de tus archivos.

Por ejemplo, podrás verificar si se han enviado nuevos enlaces de identificación a tus clientes o si se ha editado algún perfil de riesgo, con la identificación del responsable correspondiente. Además, cuentas con un registro de los mensajes enviados a las partes, como correos electrónicos y notificaciones a los clientes, así como solicitudes para aprobar o rechazar el expediente. Lo más importante es que RegLab almacena y actualiza la información en línea, permitiéndote estar al tanto de todo a través de nuestra aplicación. 

¿Por qué es necesario?

Tener esta información a mano te prepara para una auditoría externa, demostrando que llevaste a cabo proceso diligente. Con RegLab, obtienes una visión general clara, ya que se genera automáticamente una pista de auditoría automática para cada asunto. Esto te permite mostrar con precisión quién, cuándo y qué acciones se han tomado en cada caso. La pista de auditoría ofrece una visión general del proceso, facilitando al supervisor entender cómo tu despacho cumple con la normativa. Esto es útil para comprender las decisiones tomadas o las investigaciones iniciadas para el cumplimiento de la PBC-FT.

RegLab mantiene un registro de todos los datos de tus clientes y asuntos, facilitando la generación rápida de pistas de auditoría. Nuestra aplicación almacena automáticamente todas las acciones realizadas durante el proceso de cumplimiento en materia PBC-FT en un archivo actualizado, accesible en línea o descargable como documento aparte. Esto te proporciona un control total sobre la monitorización del cumplimiento de la normativa PBC y el grado de riesgo en la investigación de tu cliente.

Además, el software automatizado de RegLab elimina los contratiempos asociados al proceso manual, evitando problemas de falta de uniformidad, almacenamiento y el tedioso proceso de llenar formularios. Con RegLab, simplificas y optimizas tu proceso de cumplimiento con la normativa PBC-FT en tu empresa.

 

 

¿Qué puedes esperar de nuestra herramienta de Registro de Auditoria?

En la aplicación de RegLab, un registro de Auditoria se genera automáticamente con cada expediente que asignes a tu cliente. Esto asegura que aunque lleves varios asuntos a un mismo cliente, todos cumplen con la normativa PBC-FT. Nuestra aplicación muestra una vista general de los siguientes elementos: 

  •  Qué acciones se han tomado  para identificar al cliente
  • El autor de cada acción (quien ha aprobado, modificado o rechazado el expediente)
  • La fecha de creación 
  • Los detalles del asunto e información solicitada 
Check, approve and create an audit trail
RegLab

Cumplimiento de la PBC-FT

Es crucial implementar un proceso uniforme y constante, ya que las instituciones supervisoras, como el SEPBLAC, requieren que dentro de la oficina todos sigan un proceso minucioso  y coherente. Esto asegura una conformidad total con la ley, lo cual es fundamental para satisfacer las expectativas de las autoridades.

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