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Informes para el supervisor: Este listo para una auditoria

Registrar y reportar su proceso de cumplimiento de la PBC-FT es importante, no solo para su administración interna, sino también para la visita del supervisor. Como parte del proceso de PBC-FT, es importante tener un procedimiento adecuado para el registro y reporte de las actividades requeridas por la ley. 

Informes para el supervisor

Durante una auditoria, tu supervisor te hará distintas preguntas que tendrás que responder claramente. Preguntas como: ¿Cuántos expedientes sujetos al PBC-FT vs expedientes normales tiene? ¿Cuántas Personas Políticamente Expuestas (PPE) han sido registradas? Y ¿Con cuanta frecuencia ha sido implementado el proceso de Debida Diligencia del Cliente? Registrar y reportar correctamente el proceso de cumplimiento de la normativa de PBC-FT es cada vez más importante. No solo para tu administración interna, pero sino también para responder estas preguntas durante una auditoría.  

Adicionalmente, los supervisores requieren de una visión general y explicacion de los componentes discutidos durante la auditoria. No solo es importante tener la información disponible, pero sino también tenerla de manera legible para el supervisor.  No solo a nivel oficina, pero sino también caso por caso. Por lo tanto, el poder contar con informes fáciles de acceder es sumamente apreciado por la entidad supervisora.  

Si tu proceso de cumplimiento con la normativa de PBC-FT es manual, corres el riesgo de no poder indicar exactamente cuáles son los riesgos de cada expediente y como estos han sido analizados. Si no cuenta con la información a la mano, es difícil poder dar respuestas sustanciales. Tener un informe te garantiza el dar respuestas precisas y actualizadas con respecto a tus expedientes de PBC-FT.  

¿Quieres imprimir una vista previa de tus expedientes sujetos a PBC-FT y perfiles de riesgo con solo apretar un botón? Esto es posible tan pronto como tus expedientes estén completados, estructurados y digitalizados. De este modo podrás mostrar cuantos asuntos de PBC-FT tienes, como han sido examinados, y como les haces seguimiento.  

Informes sobre el cumplimiento de la PBC-FT no solo proveen la información necesaria para el manejo adecuado estos asuntos, sino también ayudan a que las auditorias marchen sin tropiezos. Softwares para el cumplimiento de la PBC-FT como el de RegLab te ayuda a crear informes con toda la información requerida para hacer tu trabajo y el del supervisor más fácil. 

¿Cuál es el rol de los supervisores durante una auditoria?

¿A quiénes nos referimos cuando hablamos de supervisores? O mejor dicho ¿A quién tienes que responderle durante una auditoría? Esto dependen del grupo profesional al que pertenezcas. Esto varia si eres un abogado, notario o asesor fiscal. 

Durante una visita, el supervisor se enfocará principalmente en el correcto cumplimiento de la normativa de la PBC-FT y del deber de reportar, y el funcionamiento de la debida diligencia del cliente. Por este motivo, pueden llegar a chequear hasta vuestra política de análisis de riesgo. Tambien pueden chequear si tus expedientes cuentan con la necesaria informacion y si has fallado en reportar alguna actividad sospechosa. Si no cumples con los requisitos de la normativa de PBC-FT, los supervisores pueden imponerte sanciones o multas. En casos extremos, pueden involucrar a la fiscalía publica para perseguir cargos penales. En resumen, es esencial que cuentes con la información correcta y que puedas demostrar un compresivo proceso frente a las autoridades supervisoras.  

¿Que necesitas durante una auditoria?

Para estar al dia con el cumplimiento de la norma y sobrevivir al supervisor, es importante tener los siguientes puntos en consideración.  

  • Evalúa cada expediente individualmente y registra este proceso 
    El supervisor espera que evalúes cada expediente de manera individual, ya que cada caso sujeto a PBC-FT es diferente. Asimismo, es importante que registres el proceso de evaluación de cada expediente, ya que el no hacerlo puede llevar a imposición de multas o penalidades. El supervisor espera que puedas explicar el razonamiento detrás de cada decisión, por lo cual llevar un reporte es una ventaja.  

  • Asegúrate que un proceso de evaluación sea parte de tu póliza de PBC-FT 
    Es crucial que describas en tu póliza cual es el proceso que sigue tu oficina al momento de hacer evaluaciones a expedientes sujetos a PBC-FT o perfiles de riesgo y cuál es el criterio a seguir. En un reporte, puedes mostrar entonces.

Informes en RegLab

El regulador se pasa para una inspección. Que no cunda el pánico. Con sólo unos pocos informes, convencerá al regulador de su bien estudiada política de oficina Wwft y de su aplicación. RegLab le ayuda, no sólo en el registro de la información Wwft indispensable y en la realización de controles, sino también en la elaboración de informes. Por ejemplo, mediante una pista de auditoría, usted muestra rápidamente, entre otras cosas

  • qué archivos son de alto riesgo y cuáles fueron las acciones de seguimiento;
  • cuál es el estado de los expedientes y transacciones pendientes;
  • el número de casos de Wwft y el número de expedientes de alto riesgo;
  • cómo se realiza el seguimiento permanente de los expedientes;
  • qué PEP están presentes.
Check, approve and create an audit trail

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