¿Cuándo necesitas a un Compliance Officer ?
La legislación sobre Prevención de Blanqueo de Capitales y Financiamiento del Terrorismo (PBC-FT) requiere que los bufetes de abogados con más de 50 abogados en plantilla nombren un Oficial de Cumplimiento. Aunque esta figura no está regulada en el marco jurídico español, la Ley 10/2010 establece la obligación de supervisión o vigilancia, condición sine qua non para eximir de responsabilidad penal a la empresa en caso de cometer un delito que la genere. Por lo tanto, este oficial debe operar independientemente de la junta directiva.
¿Qué sucede con los bufetes más pequeños? Al nombrar a un Oficial de Cumplimiento, ya sea obligatorio o no, un bufete de abogados debe considerar no solo su tamaño, sino también la naturaleza de sus servicios. Por ejemplo, si una empresa más pequeña maneja un gran número de clientes con un perfil de "alto riesgo" debido a negocios en países sancionados internacionalmente.
Un oficial de cumplimiento representa a tu firma ante auditorías externas, es una figura con independencia operativa y financiera, capaz de promover y ejecutar medidas de prevención de blanqueo de capitales, así como comunicar planes de acción y formar al personal. Normalmente, suele ser una persona con un cargo intermedio que reporta al área legal o a un director financiero. Sin embargo, en el contexto de los bufetes de abogados, es deseable que tenga acceso no solo al órgano administrativo sino también a quienes ejercen el control del mismo o ante quienes rinde cuentas.
Si es la primera vez que escuchas sobre un Oficial de Cumplimiento, no te preocupes, RegLab puede ayudarte a dar forma a este rol e implementarlo. Puedes leer más sobre el soporte PBC-FT de RegLab aquí.
1. Incluye el rol de Compliance Officer en tu política de riesgos
Tan pronto como se haya determinado la posición y el rol exacto dentro del proceso de trabajo PBC-FT, es importante incluir tanto el puesto como el nombre del oficial de cumplimiento en tu Política de Prevención de Riesgos. Si aún no tienes una, lee este artículo para obtener una idea general, consejos y una lista de riesgos gratuita para ayudarte a redactar una política de riesgos.
2.Crea consciencia sobre la PBC en tu empresa.
Debes asegurarte de que tu Oficial de Cumplimiento sea tomado en serio, ya que nombrar a alguien para este puesto no garantiza la efectividad de tu política de prevención de riesgos PBC. Asegúrate de que este oficial reciba respaldo y un mandato efectivo. No se trata simplemente de que revise algunos archivos o expedientes, sino de que pueda realizar un análisis crítico, real y diligente. Es importante que el resto de los empleados de tu empresa sean conscientes de la importancia de la normativa PBC, ya que el incumplimiento puede acarrear sanciones sustanciales para tu empresa.
3. Proporcionar al oficial de cumplimiento las herramientas adecuadas
Asegúrate de que tu Oficial de Cumplimiento tenga acceso a las herramientas adecuadas. Si tiene que realizar todas las actividades manualmente y con escasos datos para elaborar informes, será difícil tomar medidas. Invierte en herramientas de apoyo para que pueda realizar su trabajo de manera eficiente y pueda centrarse en datos generales en lugar de revisar casos o expedientes individualmente.
Conoce la Experiencia de otros bufetes
Preguntamos a Klaske Glebbeek, gerente de conocimiento en el bufete de abogados Florent, sobre su experiencia en el desempeño del puesto de Oficial de Cumplimiento.
"El cumplimiento de los requisitos de la normativa PBC implica varios aspectos. En primer lugar, se necesita diseñar una política de prevención de blanqueo de capitales, pero debe aplicarse de forma eficiente. Un software de PBC facilita el proceso de seguimiento de la normativa en nuestro bufete de abogados. Sin embargo, son los propios abogados los que deben evaluar el perfil de riesgo. Por un lado, esto requiere capacitación, pero también seguimiento y ajuste continuos. Aquí es donde el Oficial de Cumplimiento nos ayuda, en nuestro caso, un oficial de cumplimiento externo de RegLab.
El oficial de cumplimiento revisa los archivos y discute cualquier ambigüedad y brecha con los empleados involucrados en Florent. También es la persona a la que acudir si los casos que manejamos implican un mayor riesgo. Recientemente, tuvimos una auditoría del Colegio de Abogados de los Países Bajos (NOvA), que también incluyó la PBC, y la pasamos con éxito, en parte gracias a RegLab y al oficial de cumplimiento".
Beneficios de tener un Compliance Officer
Para muchas empresas, contratar a un Compliance Officer puede parecer una obligación legal, pero queremos que vea esta posición como una oportunidad para fortalecer su empresa, especialmente en términos de responsabilidad empresarial. Un buen oficial de cumplimiento puede influir positivamente en el comportamiento de toda la oficina. A continuación, resumimos los beneficios de contratar a un oficial de cumplimiento:
- Actuación profesional ante supervisores, terceros y clientes.
- Mejor control del proceso PBC y seguimiento del progreso.
- Cumplimiento de las obligaciones de vigilancia de la ley.
- Alivia la carga administrativa del abogado.
- Mantenimiento actualizado del proceso PBC y la política de riesgos según la legislación más reciente.
- Proporciona capacitación y comparte conocimientos como un bien público común.
