Los visuales son clave
El desarrollo de políticas de riesgo va más allá de escribir un documento. Para una implementación eficaz es necesario también crear visuales que demuestren los flujos de trabajo claramente. De esta manera, tus empleados podrán entender qué medidas tomar durante todas las partes del proceso de cumplimiento con la LPBC. Las Infografías u Organigramas pueden ser herramientas útiles que tus empleados pueden usar de referencia en sus propios procesos.
PBC como un deber
Muchos de los abogados con los que hablamos sienten que el cumplimiento es un deber tedioso. No lo ven como un proceso que particularmente los apasiona, por lo tanto, lidian con el de maneras distintas. Algunos prefieren hacerlo por sí mismos, mientras que otros reciben apoyo por parte del staff de soporte.
Algo a tener en cuenta es que los supervisores ven a los abogados como los principales responsables del proceso de cumplimiento. Esto no quiere decir que no puede haber soporte por parte de los asistentes, sin embargo, esta debe contar con la supervisión del abogado. Esto facilita también el cumplimiento del principio de los ‘’Cuatro Ojos’’, ya que un miembro del staff de soporte es perfectamente capaz de tomar parte del proceso de cumplimiento. No obstante, el abogado tiene la responsabilidad de evaluar el riesgo de cada transacción de su expediente, ya que esto requiere de un amplio conocimiento del mismo. Por lo tanto, asegúrate que, dentro de tus políticas de cumplimiento, este delineado claramente quien es responsable de cada parte del proceso para que no se comentan errores.
Calificación de Riesgo
Una de las primeras preguntas que te hará el supervisor es cuando y como implementas tu calificación de riesgo. Asimismo, te preguntara si conduces una investigación como oficina o si es un proceso individual. Por lo tanto, asegúrate de tener políticas claras donde los criterios para la clasificación de expedientes como ‘’simplificado’’, ‘’normal’’ y ‘’aumentado’’ sean justificados. Así podras responder satisfactoriamente al supervisor.
Redactando procedimientos de la política
Describir procesos toma mucho tiempo. Existen muchas excepciones y elaborarlas es exactamente lo que implica un proceso demandante. Por eso, aquí hay algunos consejos:
- Organiza un proyecto de grupo (no lo realice solo).
- Define las acciones y distribúyelas.
- Nombre (super) especialistas (y da entrenamiento).
- Manten los procedimientos lo más prácticos posibles, piensa en centralizar.
- Trabaje con visuales.
- Asegúrate de que los pasos básicos son claros para todos. Si los asuntos se vuelven más complejos o difíciles, comprueba que puedan ser presentados a los (super) especialistas.
- Involucra a un asesor que pueda ayudar a diseñar e implementar políticas y procesos de la manera más eficiente posible.
Si prefieres no hacer todo esto de manera independiente y si estás en la búsqueda de alguien que te apoye en redactar tu política e implementar procesos, acércate con el equipo de especialistas de RegLab. También te ayudamos en diseñar tus procesos como visuales.
