¿Cuenta su despacho con una política de riesgo por escrito?
Esta es la tercera pregunta que te hará el supervisor a su llegada. ¿Tiene una política de riesgos y, de ser así, puedo verla? Puedes esperar esta, y preguntas similares con respecto a su política de riesgo durante una auditoria. Sin embargo, no siempre es fácil responder satisfactoriamente.
Personalizando la Política Modelo
Al redactar una política de riesgo, los despachos a menudo utilizan una política modelo como la del Colegio de Abogados. Esta política proporciona una base excelente, aunque es necesario personalizarlas para que puedan satisfacer las necesidades de tu despacho. Cuanto más personalizada sea una política de riesgos, mejor se podrá integrar en los procesos de trabajo existentes. Usted se estará preguntando: “¿Cómo procedo exactamente?”. A continuación, se presentan tres elementos esenciales para escribir su propia política.
#1: El apetito de riesgo de su empresa
Incluya el apetito de riesgo de su oficina en su póliza. Describa cosas como los riesgos que su oficina identifica y cómo se enfrenta a esos riesgos. Si abordas la política AML de esta manera, la haces concreta y menos oscura. Analice a qué sectores se dirige y qué riesgos imponen estos sectores o clientes. Una vez identificados y descritos esos riesgos, podrá proceder de manera más eficiente, haciendo que esos riesgos sean más visibles.
#2: El proceso de trabajo AML
Es importante describir en detalle todo el proceso de trabajo, desde la aceptación e identificación de nuevos clientes hasta el informe de cualquier transacción inusual. Esto también se aplica a todas las excepciones y, por ejemplo, a los clientes "complejos". ¿Cómo se procede cuando una empresa extranjera está involucrada? Especialmente si se trata de una organización de un país de alto riesgo. ¿Qué pasos sigues entonces? ¿Cómo actúa en caso de un informe de transacción inusual y cómo hace un seguimiento de los clientes existentes? Además, no olvide anotar quién hace qué, cómo garantiza la política de cuatro ojos y cuál es el papel de un oficial de cumplimiento (si corresponde). En el cuarto blog, discutimos con más detalle los procedimientos AML. Esta es una buena fuente de inspiración.
#3: Calificación de riesgos
El método de calificación de riesgos es parte del proceso de trabajo mencionado anteriormente. Debido a que es tan específico, se discutirá por separado en este párrafo. Aconsejamos a cada oficina que determine qué es un riesgo bajo, medio y alto y cómo actuar en ese caso. Usted decide cuándo un cliente tiene un perfil de alto riesgo. La forma más fácil de hacerlo es agregar una lista de indicadores de riesgo a su póliza.
Bajo la regulación AML, usted está tratando con indicadores objetivos y sugerentes. Con indicadores subjetivos, usted determina, basándose en su propia consideración, si hay razones para suponer que el cliente puede estar involucrado en actos de blanqueo de capitales o financiamiento del terrorismo. Debe registrar esta consideración en su póliza, es decir, qué conclusiones saca y cuándo. Desafortunadamente, no hay una lista fija de indicadores subjetivos disponibles. Sin embargo, puede usar la "directriz AML y la ley de sanciones" para esto. Defina aquí cómo funciona y garantice una política de 4 ojos.
La importancia de una política de riesgos para KC Legal
Le preguntamos al abogado / experto en impuestos Friggo Kraaijeveld por qué una política de riesgo es importante para su oficina. Friggo: "Por un lado, estamos legalmente obligados a redactar esta política. Por otro lado, al hacer eso, nos volvemos más conscientes de nuestros riesgos comerciales. Hemos formulado procesos y ahora podemos actuar sobre ellos de manera uniforme. Se ha convertido en una forma de pensar y ofrece un punto de partida ideal para el trabajo basado en procesos. Además, me gusta evitar multas".
Le pedimos a Friggo que proporcionara un consejo para otras oficinas. Así es como comentó: "Use el conocimiento de otros, como un especialista que pueda ayudar con el formato y las partes a tratar. Al dar sustancia a la política, asegúrese de plasmar los valores de la oficina. Para nosotros, la elaboración de la política de riesgos se convirtió inmediatamente en una especie de "control de sensatez".
Últimas consideraciones
Si ha resuelto estas tres partes, regístrelas en su póliza. ¿Nuestro consejo de oro para eso? Visualice, es decir, boceto o dibujo, el proceso de trabajo y el procedimiento de escalamiento. En lugar de describir esto en varias páginas, puede esbozar el proceso en, por ejemplo, una infografía (una imagen formateada que muestra el proceso). ¿No puede resolverlo? Por favor, no dude en ponerse en contacto con nosotros. Realizamos regularmente estas visualizaciones dentro de nuestro servicio 'Compliance'.
Finalmente, algunos consejos prácticos para escribir, implementar y mantener la política actualizada.
Asegúrese de que una política sea la política de su oficina. Hágalo suyo y tenga en cuenta cualquier excepción para su oficina.
- Asegúrese de que su póliza esté actualizada en todo momento. Verifique regularmente y programe estos controles. También verifique si la política aún cumple con la legislación más reciente.
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Es importante que la política sea fácil de encontrar para todos los empleados. Guárdelo en su entorno de intranet o, si lo está utilizando, en el Centro de conocimiento de su software AML (por ejemplo, RegLab).
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Asegúrese de que la política sea puesta en práctica por todos. Debe convertirse en una parte dinámica de su oficina. Pueden organizar jornadas de conocimiento interno y sesiones de formación.
El supervisor le pedirá que muestre su póliza basada en dos clientes (aleatorios). Si no se puede encontrar nada en el archivo, seguirá una reprimenda o multa. Si sigue los consejos de este artículo, evitará conversaciones difíciles con el supervisor.
