Si lo recomienda otra firma. ¿Cuáles son sus obligaciones de PBC-FT?

Sin contacto con el cliente  

Una pregunta importante con relación a PBC-FT es la siguiente: si lo contratan para un asunto a través de otra firma, ¿quién es entonces el verdadero cliente? ¿Se identifica a la firma que lo refirió, no hace nada, o le solicita a la firma que envíe toda la información que tenga sobre su cliente? Bueno, el cliente verdadero es aquél que presenta o registra el asunto. Si le envían un asunto, a menudo no tendrá contacto con ese cliente. Entonces resulta extraño solicitar información de PBC-FT de ese cliente sin ninguna relación o contacto previo. Lo que he notado en la práctica es que las firmas piden a las oficinas que los refirieron los documentos que tienen de su cliente y lo dejan ahí. Por desgracia, de acuerdo con la legislación de PBC-FT, esto no es suficiente. 

Responsabilidad propia

Se encuentra obligado a identificar al cliente, i.e., la persona a la que le brinda consejo legal o a quien le presta servicios legales. ¿Cómo realiza esto si no existe un contacto? Solicitar una copia de ID y otros documentos podría resultar incómodo y tal vez sea percibido como un tanto invasivo. Nuestro consejo es: mandar el e-mail con todos los documentos a ser proporcionados por la firma que refiere. Desde aquí, su contacto puede descargar o mandar toda la información que necesite para su control de PBC-FT. Si algo falta, él o ella puede solicitar al cliente la información faltante. Sin embargo, como firma, permanece responsable de la exhaustividad y actualidad de la información. Puede en efecto utilizar la investigación de otra firma, pero deberá asegurarse de que los datos sean correctos y considerar el riesgo para el cliente final con base en los servicios prestados. 

Argumentos

De acuerdo, así debería de ser. En la práctica, frecuentemente escucho estos argumentos o excusas: ‘Tenemos una asociación con esta firma, escribe un consejo rápido y olvida que también debemos realizar investigaciones de PBC-FT.’ O también: ‘Pero la factura y la carta de encargo están a nombre de la firma, entonces ese es mi cliente, ¿o no? Desafortundamente, esa es la parte encargada y, de acuerdo con PBC-FT, no es el cliente que debe identificar e investigar. Creáme que, en la práctica, esto pasa muy seguido. Por lo que no hay por qué avergonzarse si opera de la misma manera. A veces el trabajo de PBC-FT no compensa verdaderamente, por ejemplo, la hora de trabajo realizada o el consejo que ha escrito o dado. Entendemos eso también.  

A pesar de lo anterior, la obligación de recabar los datos relevantes de PBC-FT para poder trabajar para ese cliente permanece. Por eso, es importante estar al tanto de esta obligación  e informar a las firmas con las que trabaja de esto. Aquí, puede culpar a la legislación y si es una firma basada dentro de la UE, deberían tener las mismas obligaciones. Mientras más frecuentemente realicen, en conjunto, el proceso de PBC-FT, todo avanzará de manera mucho más fluido y rápido. Siempre comience con un aviso de antelación. Precise que debe cumplir con PBC-FT y que en breve le solicitará a la firma toda la información. Hablando estrictamente, no debería empezar a trabajar hasta que la auditoría de PBC-FT haya sido completada.  

Software de PBC-FT

Afortunadamente, puede utilizar un software de PBC-FT como RegLab. La ventaja aquí es que no debe solicitar sus documentos de KYC mediante e-mail, revisar que esten completos, y guardar o modificarlos. A través de RegLab, manda un link con información a la firma que refiere. Después se carga toda la información a una ubicación central segura. Esta es una manera amigable y eficiente de colaborar con otras firmas dentro de la esfera de PBC-FT. Tiene dudas de si trabajar con un software de PBC-FT es lo mejor para su firma? De ser así, no dude en solicitar una demo.  

Única excepción  

Existe una excepción, la cual es si se esta escribiendo una opinión general para la firma que refiere. Por ejemplo, respecto a la operación del sistema tributario nacional que la firma que refiere desea usar para varios clientes. Tan pronto como su trabajo no se encuentre dirigido hacia una persona o entidad, entonces esta autorizado para referirse a la firma como un cliente. Pero, de nuevo, esa es verdaderamente la única excepción... Y una excepción no puede – o no debería - convertirse en el estándar.