¿Cómo se determina si un asunto está sujeto a AML?

AML aplicable a abogados 

En las pautas proporcionadas por la mayoría de los Colegios de Abogados, encontrará explicaciones detalladas de cuándo un asunto está sujeto a las leyes AML o no. En términos generales, todos los asuntos relacionados con la compra y venta de bienes inmuebles, entidades comerciales y la administración de dinero, valores o acciones de clientes están sujetos a AML. Si usted es una empresa especializada en derecho corporativo o inmobiliario, a menudo está sujeto a AML. 

Corporativo, M&A, Banca y Finanzas, Capital Privado, etc.: si trabaja dentro de estas disciplinas y está brindando asesoramiento legal, muchos de sus asuntos estarán sujetos a AML. Esto significa que es importante tomar en serio la política AML y su ejecución como empresa. Si, por otro lado, se especializa, por ejemplo, en derecho laboral o derecho penal, probablemente tendrá poco que ver con AML. ¿Le gustaría saber exactamente a qué abogados y bufetes de abogados se aplica AML? Le recomendamos que lea las pautas de su Colegio de Abogados. 

¿Cuál es la excepción? 

Hay una excepción. Se trata de la fase en la que se decide sobre la posición legal del cliente. Mientras esté en esa fase, no estará sujeto a AML. Esta excepción también se aplica a asuntos relacionados con el derecho corporativo e inmobiliario. Tenga en cuenta: si trabaja en estas disciplinas, también es posible que un asunto "cambie de color" durante su mandato. Significa que en algún momento un asunto estará sujeto a AML porque los servicios que está brindando han cambiado, por ejemplo, usted está determinando la posición legal de su cliente y después de algún tiempo también está ayudando con la transferencia de acciones. Este es un punto de interés importante que muchas oficinas desconocen. 

¿Qué es importante durante la auditoría del supervisor? 

Para responder correctamente a la pregunta del supervisor sobre cómo usted, como empresa y como abogado, decide si un asunto está sujeto a AML, es importante tener en cuenta lo siguiente: 

• Preparar una evaluación por expediente y registrar esta evaluación 

El supervisor espera que usted haga una evaluación de cada expediente. El supervisor quiere ver estas evaluaciones en un archivo. Si no registra sus consideraciones, existe el riesgo de que el supervisor examine la evaluación y las discusiones comenzarán antes de que usted se dé cuenta. 

• Asegúrese de que la evaluación sea parte de su política de oficina AML 

Es crucial que describa en su política de la oficina cómo aborda AML, en función de los criterios y las elecciones que luego hace. En esta etapa, también anota dónde y de qué manera informa por cada asunto. En un artículo posterior, discutiremos AML con más detalle como parte de la política de la oficina. 

• Adáptate al 'color' del archivo 

Como abogado, usted sabe mejor que nadie lo que está haciendo. Sin embargo, el supervisor espera cada vez más un seguimiento estricto de sus asuntos actuales. Durante una auditoría, el supervisor quiere ver que usted monitoriza constantemente si un asunto cambia de color y, si lo hace, cómo procede para continuar cumpliendo con los requisitos de AML. 

• ¿Sabía que simplemente cumplir con las regulaciones de identificación en asuntos no AML no es suficiente? 

Como abogado, también debe cumplir con las normas profesionales para abogados (Reglamento sobre la profesión legal). A menudo se considera que cumplir con estas reglas es suficiente para una auditoría AML. Esto es correcto hasta cierto punto, pero el AML va mucho más allá. Es por eso que es importante investigar seriamente no solo las otras regulaciones para la identificación de clientes, sino también el AML e incluirlas en su política y práctica diaria. Tenga en cuenta que también debe cumplir con estas otras regulaciones para los servicios que no están sujetos al AML. Esto es importante. 

Consejo práctico

Paul Passenier (abogado de BVDV Advocaten & Fiscalisten) 

"Para nosotros, cuatro aspectos son importantes para organizar seriamente el proceso AML como una oficina y para determinar si estamos tratando con un asunto AML. Estos son: 

1) sesiones periódicas de entrenamiento AML para todo el equipo, 

2) una buena instrucción de trabajo - registrada en el manual de oficina, 

3) una herramienta de software AML de apoyo, 

4) un gerente interno. 

"Es particularmente aconsejable nombrar a la persona responsable, formal o informalmente. Dar a alguien, como "especialista en AML" interno, el mandato y la confianza para tomar decisiones AML, por ejemplo, cuando se requieren investigaciones más estrictas. Habiendo diseñado estos cuatro componentes, el proceso de decidir si un archivo está sujeto al AML tiene más sentido y se vuelve más factible". 

Conclusión

Teniendo en cuenta la visita del supervisor, cada vez es más importante: 

1) registrar por qué un asunto está (no) sujeto a AML, y 

2) Monitorizar continuamente sus asuntos y expendientes actuales. No solo puede cambiar el perfil de riesgo de un cliente, sino que las cosas, como se describió anteriormente, también pueden cambiar de color con el tiempo. 

Asegúrese de registrar todo esto de manera efectiva; generalmente en la política de la oficina AML y por asunto en el archivo. Registre, por escrito, cualquier riesgo que pueda identificar. Puede hacerlo manualmente o usar software AML, como RegLab. La ventaja del software es que también puede responder rápidamente cualquier pregunta de seguimiento, como: "¿Cuántas entidades legales de países de alto riesgo consisten en su base de datos de clientes?" Además, basándose en los datos generados automáticamente, su oficina puede aprender mucho, no solo sobre el cumplimiento, sino también sobre cómo funciona su oficina en general.