Consejo General de la Abogacía Española. Real Decreto 658/2001
En el pasado, no era necesario implementar este documento para la práctica legal. Hoy en dia, el Consejo General de la Abogacía Española recomienda su uso a través del Real Decreto 658/2001. La hoja de encargo profesional es un documento básico para registrar los acuerdos realizados y las condiciones (generales), tales como las tarifas del servicio. Su propósito es evitar futuros desacuerdos con los términos del servicio prestado.
Explicación de la hoja de encargo profesional como se indica en el Real Decreto 658/2001
‘Es obligación de quien ejerce la Abogacía identificarse ante la persona a la que asesora o defiende, incluso cuando lo hiciere por cuenta de un tercero a fin de asumir las responsabilidades civiles y deontológicas que correspondan. También lo es en el supuesto de consulta telefónica o por red informática con un despacho o asesoría cuyos integrantes sean desconocidos para el comunicante. Esta identificación, así como la del Colegio al que se pertenece, es su primera e inmediata obligación antes de la prestación de servicios y, en todo caso, antes de solicitar el abono de contraprestación alguna.’
Fuente: Colegio de Abogados de España
La conclusión es clara: la hoja de encargo profesional es absolutamente necesaria. Ahora, analizaremos con más detalle el proceso de obtención de una hoja de encargo profesional. Podría sucederle a la mejor oficina: el departamento de secretaría prepara una hoja de encargo profesional y la envía al abogado pidiéndole que se la envíe al cliente después de la aprobación. Entre el ajetreo y el bullicio, el abogado se olvida de hacerlo. O lo envía, pero no monitorea la respuesta del cliente. Si el abogado recibe una confirmación firmada por el cliente, entonces la cuestión es si esta se almacena en la ubicación centralizada correcta. Y el problema no acaba ahí. ¿Realmente todas las descripciones en la hoja de encargo profesional son precisas, actuales y dirigidas a la entidad correcta? Se requiere un proceso minucioso y eficiente para llevar a cabo este trabajo.
PBC y la Hoja de encargo profesional
¿La hoja profesional también debe referirse a la PBC? Sí, hoy en día las hojas de encargo profesional deben incluir un párrafo que diga, entre otras cosas:
- Que el abogado se compromete a cumplir con la PBC.
- Que, por esa razón ha solicitado cierta información al cliente.
- Cómo se va a garantizar la privacidad de los datos.
Principales desafíos
Redactar una hoja de encargo profesional en sí no es el mayor desafío (si todavía está buscando una carta de compromiso de muestra: hemos puesto a disposición una hoja de encargo profesional como plantilla). El desafío real es mantener los acuerdos actualizados, especialmente para proyectos a largo plazo. ¿Qué debe hacer si sus términos y condiciones cambian? Muchas oficinas se enfrentan a este proceso.
Si confrontas estos problemas, entonces lo siguiente deberá sonar como solución ideal:
- La hoja de encargo profesional se envía automáticamente.
- La información y la documentación a suministrar se guardan en un lugar centralizado.
- Se realiza un seguimiento del estado del documento.
- Se envían recordatorios automáticos al cliente si responde de forma incompleta.
- Puede ejecutar informes sobre el estado de las hojas de encargo profesional.
- Las nuevas versiones de los términos y condiciones se envían y supervisan de forma centralizada.
- Podría tener una pista de auditoría para el supervisor con solo presionar un botón.
¡Enhorabuena! Porque todo esto está al alcance con el software de PBC de RegLab para los profesionales legales. Sí, sentimos que era apropiado terminar este último blog de nuestra serie “100% a prueba de la PBC” con un toque comercial.
