Partes de la auditoría administrativa AML. El supervisor evalúa sus registros AML basándose en tres partes:
- Evaluación de dos expedientes
- Obligación de notificación + diligencia debida del cliente
- Confirmación del pedido
A continuación, nos centramos en estas tres partes con más detalle.
#1: Evaluación de dos archivos
Durante la visita del supervisor, debe enviar al menos dos archivos. Hasta ahora, tenía la oportunidad de preparar estos archivos con anticipación, lo que básicamente significaba pasar horas y horas actualizándolos. Desafortunadamente, hoy en día los supervisores a menudo se centran en dos archivos aleatorios. La única manera de estar preparado es tener y mantener todos los archivos actualizados.
Durante una auditoría, el supervisor verificará si los archivos cumplen con los requisitos de AML. ¿Su oficina utiliza archivos físicos o software de soporte (por ejemplo, RegLab) en su lugar? Auditorías recientes muestran que cada vez es más importante que las oficinas, todos los abogados y departamentos procedan de manera uniforme y consistente. Si resulta que los equipos A y B han estado registrando las evaluaciones AML de manera diferente, esto puede llevar a auditorías más extensas.
#2: Obligación de notificación y diligencia debida con respecto al cliente
Ahora te estarás preguntando: "¿Cuál es el centro de atención durante una auditoría?" Mantener los registros de clientes completos y consistentes es fundamental. También significa que cualquier documentación subyacente debe de estar actualizada. Para demostrar que los archivos se supervisan continuamente, evite las extracciones e identificadores antiguos en los archivos continuos. Es necesario un perfil de riesgo y registrar el tipo de investigación, y es indispensable describir esos perfiles en la política de la empresa.
La política es el punto de partida para la debida diligencia del cliente y la obligación de notificación; describir su oficina en términos de AML, indicando el tipo de clientes que asume su oficina, el tipo de riesgo y cómo funciona el proceso AML. También incluye detalles como: qué información solicitan los clientes y con qué frecuencia y qué tipo de investigación se inicia. También tenga en cuenta la descripción de los perfiles de riesgo y cuándo se requiere una investigación simplificada o más estricta. En el próximo artículo, discutiremos la importancia de una política con más detalle, basada en la pregunta no. 3.
En muchos asuntos ya existe una política de oficina sólida, pero si el supervisor requiere pruebas, muchas oficinas incumplirán. Especialmente durante una auditoría, y específicamente en esta parte, el supervisor quiere ver cómo pone en práctica su política. Lo hace, entre otras cosas, comprobando cómo se cumplen la obligación de notificación y la diligencia debida práctica del cliente.
Las oficinas simplemente podrían tener que lidiar con transacciones inusuales bajo AML. Si existe una sospecha de tal transacción, debe notificar a la UIF (Unidad de Inteligencia Financiera). Sus registros AML deben demostrar que ha realizado evaluaciones serias. Esto no es difícil para asuntos de incumplimiento, pero ¿qué pasa si está tratando con una persona políticamente expuesta (PEP)? Luego, también debe explicar en detalle por qué no es un problema (des)continuar sus servicios.
#3: Hoja de encargo profesional
Los abogados a menudo envían hojas de encargo profesional por correo electrónico. Estos documentos y acuerdos enviados por correo electrónico a menudo terminan en el buzón. En muchos casos, no hay un lugar central para almacenarlos, y ninguna personal disponible para hacer un seguimiento de si estas hojas de encargo profesional han sido firmadas y devueltas. Nuestra sugerencia: asegúrese de que estos documentos se almacenen en un lugar central y haga que alguien se haga responsable de ellas. Puede configurar esto manualmente o usar un software de AML (por ejemplo, RegLab) en su lugar.
Consejo práctico
Hans Urlus (Greenberg Traurig LLP):
"No se equivoquen acerca de la importancia de la conciencia humana. Tener una póliza y las herramientas es clave, pero es el propio abogado quien necesita realizar la evaluación basada en los posibles riesgos de una transacción o asunto. Por eso la educación y la sensibilización son una prioridad. Con sesiones de capacitación internas, al menos cada seis meses, damos sustancia concreta al estándar abierto: el AML. El software ayuda a crear esta conciencia. Hace que las personas conozcan el proceso AML y la auditoría AML. Pero lo más importante sigue siendo nuestro lema: "El proceso AML ... se trata del abogado".
Conclusión
Evite dejarlo todo hasta el último momento antes de la auditoría y adopte un seguimiento consistente para hacer de una necesidad una virtud. No causa una buena impresión si tiene que actualizar sus archivos justo antes de una auditoría. El supervisor entenderá que todo ha sido atendido la semana de antes. También significa que de repente es necesario liberar muchos recursos. Tanto si decide automatizar el proceso AML o no, hágalo parte de su proceso de trabajo. A partir de hoy, no comience a trabajar hasta que reciba una hoja de encargo profesional. Esto se puede hacer de manera muy simple sentándose con un especialista y diseñando los primeros pasos juntos.
