Geldwäscheprävention für Anwälte/-innen
In den von den meisten Anwaltvereinen herausgegebenen Richtlinien finden Sie ausführliche Erklärungen darüber, wann eine Angelegenheit dem GwG unterliegt oder nicht. Im Allgemeinen unterliegen alle Angelegenheiten, die den Kauf und Verkauf von Immobilien oder Unternehmen sowie die Verwaltung von Kundengeldern, Wertpapieren oder Vermögenswerten betreffen, dem GwG. Wenn Sie eine Kanzlei sind, die sich auf Gesellschafts- und/oder Immobilienrecht spezialisiert hat, unterliegen Sie häufig dem GwG.
Unternehmensrecht, Fusionen und Übernahmen, Bank- und Finanzwesen, Kapitalbeteiligungen usw.: Wenn Sie in diesen Bereichen arbeiten und Rechtsberatung anbieten, unterliegen viele Ihrer Angelegenheiten dem GwG. Das bedeutet, dass es wichtig ist, die Geldwäscheprävention und deren Umsetzung als Unternehmen ernst zu nehmen. Wenn Sie dagegen beispielsweise auf Arbeitsrecht oder Strafrecht spezialisiert sind, werden Sie wahrscheinlich wenig mit dem GwG zu tun haben. Möchten Sie genau wissen, für welche Anwälte/-innen und Kanzleien das GwG gilt? Dann lesen Sie die Richtlinien des Deutschen Anwaltvereins.
Was ist die Ausnahme?
Es gibt eine Ausnahme. Es handelt sich um die Phase, in der Sie über die Rechtslage des/der Kunden/-in entscheiden. Während dieser Phase unterliegen Sie nicht dem GwG. Diese Ausnahme gilt auch für gesellschafts- und immobilienrechtliche Angelegenheiten. Bitte beachten Sie: Wenn Sie in diesen Bereichen arbeiten, ist es auch möglich, dass eine Angelegenheit während Ihres Mandats die "Farbe wechselt". Das bedeutet, dass eine Angelegenheit irgendwann dem GwG unterliegt, weil sich die von Ihnen erbrachten Dienstleistungen geändert haben, z.B. wenn Sie die Rechtslage für Ihre/-n Mandanten/-in ermitteln und nach einiger Zeit auch bei der Übertragung von Anteilen behilflich sind. Dies ist ein wichtiger Punkt, dessen sich viele Kanzleien nicht bewusst sind.
Was ist bei der Prüfung durch die Aufsichtsbehörde wichtig?
Um die Frage der Aufsichtsbehörde, wie Sie als Kanzlei und als Anwalt entscheiden, ob eine Angelegenheit dem GwG unterliegt, richtig zu beantworten, ist es wichtig, Folgendes zu beachten:
Bereiten Sie eine Bewertung pro Akte vor und halten Sie diese Bewertung fest.
Die Aufsichtsbehörde erwartet von Ihnen, dass Sie für jede Akte eine Bewertung vornehmen. Die Aufsichtsbehörde möchte diese Beurteilungen in einer Akte sehen. Wenn Sie Ihre Überlegungen nicht aufzeichnen, besteht die Gefahr, dass die Aufsichtsbehörde die Bewertung prüft und es zu Diskussionen kommt, bevor Sie es merken.
Stellen Sie sicher, dass die Bewertung Teil Ihrer Politik zur Geldwäscheprävention ist
Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie in Ihren Grundsätzen beschreiben, wie Sie an die Geldwäschebekämpfung herangehen, welche Kriterien Sie zugrunde legen und welche Entscheidungen Sie dann treffen. In diesem Stadium halten Sie auch fest, wo und in welcher Form Sie die einzelnen Angelegenheiten melden. In einem späteren Artikel werden wir das Thema Geldwäsche als Teil der Büropolitik ausführlicher behandeln.
An die "Farbe" der Akte anpassen
Als Anwalt/Anwältin wissen Sie besser als jede/-r andere, was Sie tun. Der/Die Vorgesetzte erwartet jedoch zunehmend eine strenge Überwachung Ihrer laufenden Geschäfte. Bei einer Prüfung will er/sie sehen, dass Sie ständig überwachen, ob eine Angelegenheit ihre Farbe ändert, und wenn ja, wie Sie vorgehen, um die GwG-Anforderungen weiterhin zu erfüllen.
Wussten Sie, dass es nicht ausreicht, die Identifizierungsvorschriften in Nicht-Geldwäscheangelegenheiten einzuhalten?
Als Rechtsanwalt/-anwältin müssen Sie sich auch an die Berufsregeln für Rechtsanwälte/-innen halten (Bundesrechtsanwaltsordnung). Es wird oft angenommen, dass die Einhaltung dieser Vorschriften für eine Geldwäsche-Prüfung ausreicht. Das ist bis zu einem gewissen Grad richtig, aber die Geldwäscheprävention geht noch viel weiter. Deshalb ist es wichtig, dass Sie sich nicht nur mit den anderen Vorschriften zur Identifizierung von Mandanten/-innen, sondern auch mit dem GwG ernsthaft auseinandersetzen und diese in Ihre Geschäftspolitik und tägliche Praxis einbeziehen. Denken Sie daran, dass Sie diese anderen Vorschriften auch für Dienstleistungen einhalten müssen, die nicht unter Geldwäsche fallen.
Praktischer Tipp
Paul Passenier (Rechtsanwalt bei BVDV Advocaten & Fiscalisten)
"Für uns sind vier Aspekte wichtig, um den AML-Prozess als Kanzlei seriös zu organisieren und um festzustellen, ob wir es mit einer AML-Angelegenheit zu tun haben. Diese sind: regelmäßige AML-Schulungen für das gesamte Team, eine gute Arbeitsanweisung – festgehalten im Amtshandbuch, ein unterstützendes AML-Softwaretool, ein/-e interne/-r Manager/-in."
"Es ist besonders ratsam, eine verantwortliche Person zu ernennen, formell oder informell. Geben Sie jemandem als internen "AML-Spezialisten/-in" das Mandat und das Vertrauen, AML-Entscheidungen zu treffen, zum Beispiel wenn strengere Untersuchungen erforderlich sind. Nach der Ausarbeitung dieser vier Komponenten wird der Prozess der Entscheidung, ob eine Akte der AML unterliegt, sinnvoller und praktikabler."
Schlussfolgerung
In Anbetracht des Besuchs der Aufsichtsbehörde wird es immer wichtiger, festzuhalten, warum eine Angelegenheit (nicht) dem GwG unterliegt, und Ihre laufenden Angelegenheiten kontinuierlich zu überwachen. Nicht nur das Risikoprofil eines/-r Kunden/-in kann sich ändern, auch die Farbe der Angelegenheiten kann sich – wie oben beschrieben – im Laufe der Zeit ändern.
Stellen Sie sicher, dass Sie all dies effektiv festhalten, im Allgemeinen in der Geschäftspolitik und pro Angelegenheit in der Akte. Halten Sie alle Risiken, die Sie feststellen, schriftlich fest. Sie können dies manuell tun oder eine Anti-Geldwäsche-Anwendung wie RegLab verwenden. Der Vorteil einer Software ist, dass Sie auch Folgefragen schnell beantworten können, wie z. B.: "Wie viele juristische Personen aus Hochrisikoländern umfasst Ihre Kundendatenbank?" Außerdem kann Ihr Büro auf der Grundlage der automatisch generierten Daten viel lernen, nicht nur über die Einhaltung der Vorschriften, sondern auch über die Arbeitsweise Ihres Büros im Allgemeinen.
