Dashboards: Schnelle Einblicke
Zuvor haben wir geschrieben, dass RegLab eine Dashboard-Funktion bietet. Insbesondere für Kanzleien mit vielen GwG-Angelegenheiten ist es von Mehrwert, in Echtzeit einen zentralisierten Einblick in den Status sowohl einzelner Akten als auch unternehmensweit zu haben. Von hier aus können Sie z.B. alle Angelegenheiten auswählen, die genehmigt wurden oder noch anstehen. Oder auf Hochrisikomandanten und die Länder, die in die Angelegenheiten involviert sind. Dies sind nützliche GwG-Daten, auf deren Grundlage ein Compliance-Beauftragter tägliche Maßnahmen auslösen kann. Aber Sie können mit diesen Berichten noch mehr tun.
CSV/Excel-Dateien und Filter
Mit dem Export-Button (oben rechts in RegLab 'CSV herunterladen' oder 'Excel herunterladen') können Sie eine Exportdatei aller Angelegenheiten und zugrundeliegenden Daten erstellen, in der Sie detailliert filtern und Analysen auf persönlicher, Team- und Büroebene vornehmen können. Denken Sie an die Selektion nach dem Status von Sachverhalten, dem Status von Identifikationsverbindungen, Angelegenheiten, mit denen ein UBO verknüpft ist, usw. Sie können sogar noch weiter gehen, indem Sie es in Pivot-Tabellen und Grafiken umwandeln. Die Informationen, die Sie daraus extrahieren können, werden unter anderem für Managementinformationen verwendet. Wie macht man das?
Sie können Filter anwenden, z. B. einen Filter auf:
- Projektname
- Anzahl der Materie
- Name des Mandanten
- Status der Materie
- Kategorie (GwG oder nicht)
- Länder
- Risikoprofile
- UBOs
Am häufigsten verwendete Filter und Analysen?
Unsere Compliance-Beauftragten nutzen diese Funktion gerne. Welche Filter verwenden wir am häufigsten und wofür?
- Status einer Angelegenheit
Durch das Filtern nach dem Status der Angelegenheit sehen Sie auf einen Blick, wie viele Angelegenheiten genehmigt wurden, wie viele ausstehend sind und möglicherweise wie viele abgelehnt wurden. Besonders in Kombination mit einem Jahr ist dies eine schöne Managementinformation, um sie mit anderen Jahren zu vergleichen. Angenehme Gesamtinformation für den Vorstand. Sie können dies auch weiter kategorisieren, z. B. ob es sich um GwG- oder Nicht-GwG-Angelegenheiten handelt.
- Risikoprofil
Sobald Sie nach hohem Risikoprofil filtern, sehen Sie alle Angelegenheiten mit hohem Risiko. Auch dies ist eine wertvolle Information für den Vergleich mit einem Vorjahr. Sollte es in diesem Jahr mehr Hochrisikothemen geben, ist es sinnvoll zu prüfen, ob dies erklärbar ist. Dann können Sie auch nach Benutzern filtern, die mit den Hochrisiko-Clients verknüpft sind, so dass Sie intern gezielte Fragen stellen können.
- Länder
Durch das schnelle Filtern nach den Ländern, aus denen ein Mandant, Vertreter oder UBO stammt, erhalten Sie eine praktische Übersicht nach Ländern. Angenommen, Sie möchten jetzt sehen, was mit Mandanten in Russland los ist, filtern Sie nach Russland. Wenn diese Mandanten ein mittleres Risikoprofil haben, Russland aber kürzlich auf eine Liste mit hohem Risikoland gesetzt wurde, lohnt es sich, darüber nachzudenken, ob Sie das Risikoprofil ändern möchten.
- Benutzer, die mit Angelegenheiten verknüpft
Der letzte Filter, den wir regelmäßig verwenden, sind die "Benutzer, die mit der Angelegenheit verknüpft sind", kurz gesagt, die Personen, die mit einer Angelegenheit verknüpft sind. So sehen Sie zum Beispiel sofort, wer am meisten geschaffen hat und wer am wenigsten zählt. Warum hat eine Sekretärin 26 Angelegenheiten erstellt und eine andere nur zwei? Warum hat ein Anwalt viele Angelegenheiten im RegLab und ein anderer überraschend wenige? Wird die Anwendung also richtig verwendet?
Dies ist ein Überblick über die Möglichkeiten, wie wir die CSV- oder Excel-Datei für Unternehmen verwenden. Wenn Sie die Datei zum ersten Mal öffnen, können wir uns vorstellen, dass Sie denken: "Was nun?". Wenn Sie es nicht herausfinden können, können Sie sich jederzeit an uns wenden. Gerne schauen wir mit Ihnen (online) und geben Tipps, damit auch Sie schnell erkennen, wo mögliche Risiken liegen.
