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Anwaltsvertag genehmigen

Im Rahmen der Sorgfaltspflicht zur Verhinderung von Geldwäsche ist es wichtig, dass jede/r Kunde/-in den Anwaltsvertrag, die allgemeinen Geschäftsbedingungen und die Datenschutzerklärung erhält und ihnen zustimmt. Der/Die Kunde/-in muss dem Vertrag erneut zustimmen, wenn sich Änderungen ergeben, z. B. wenn sich allgemeine Bedingungen oder Gebühren ändern.

Mandatsvereinbarung

Ein wichtiger Teil der Sorgfaltspflicht im Rahmen der Geldwäscheprävention ist die Mandatsvereinbarung. Hier tragen Sie alle Namens- und Adressangaben, Tarife und Vereinbarungen ein. Neben diesen obligatorischen Angaben müssen Sie auch in der Lage sein, bei Prüfungen durch die Aufsichtsbehörden genehmigte Verpflichtungserklärungen vorzulegen.

Wie sieht der Prozess der Auftragsbestätigung aus? Benötigen Sie für jede Akte eine Auftragsbestätigung und wo speichern Sie diese? Ist ein Absatz zur Geldwäsche enthalten? Dies ist nur eine kleine Auswahl der wichtigsten Fragen im Zusammenhang mit der Mandatsvereinbarung.

RegLab kümmert sich um den Versand und die Überwachung der Genehmigung der Mandatsvereinbarung auf digitalem Wege. Diese Vereinbarung dient als Basisdokument, um getroffene Vereinbarungen und eventuelle (allgemeine) Bedingungen, wie z. B. Tarife, festzuhalten. Ziel ist es, spätere Diskussionen zu vermeiden. Es ist zwingend erforderlich, diese so vollständig wie möglich zu versenden und zurückzubekommen.  

In der Praxis erweist es sich als schwierig, diese Mandatsvereinbarung, die allgemeinen Geschäftsbedingungen und die Datenschutzerklärung in strukturierter Form zu versenden. In der Folge stellt sich eine weitere Herausforderung: die genehmigten Dokumente zurückzubekommen und an einem zentralen Ort zu speichern, was für die interne Geldwäsche-Verwaltung und für das Audit der Aufsichtsbehörde unerlässlich ist. 

Mandatsvereinbarung

Ist die Mandatsvereinbarung obligatorisch?

Aus den obigen Ausführungen ergibt sich für die Rechtsbranche eindeutig, dass die Mandatsvereinbarung ein Muss ist. Glücklicherweise handelt es sich dabei um eine Verpflichtung, die ein klares Ziel verfolgt: Ärger im Nachhinein zu vermeiden und einen klaren Einblick in die Art und Weise zu geben, wie Sie den/die Mandanten/-in vertreten werden und wie nicht (und gegen welche finanzielle Entschädigung). Ein schriftliches Mandatsschreiben ist daher unerlässlich, wenn Sie einen Fall annehmen und einen Mandanten einarbeiten. Außerdem zwingt es Sie dazu, sorgfältig über die Umsetzung und die Strategie des Falles nachzudenken. Letztlich kommt dies der Qualität Ihrer Dienstleistungen und der Kundenbeziehung zugute.   

Wir empfehlen Ihnen, sich den Ablauf eines Mandatsvereinbarung genauer anzusehen. In der täglichen Praxis kommt es häufig zu folgendem Ablauf: Die Mitarbeitenden der Kanzlei bereiten das Mandatsschreiben vor und senden es an den/die Anwalt/Anwältin mit der Bitte, es nach Genehmigung an den/die Mandanten/-in weiterzuleiten. Da der/die Anwalt/Anwältin sehr beschäftigt ist, vergisst er/sie, dies nachzuholen. Oder er/sie schickt es zwar ab, aber es wird nicht überprüft, ob der/die Mandant/-in es genehmigt. Wenn der/die Mandant/-in ein unterzeichnetes Mandatsschreiben zurückschickt, ist es immer noch nicht sichergestellt, dass es an der richtigen zentralen Stelle gespeichert ist. Außerdem: Sind alle Beschreibungen im Auftragsbrief richtig, aktuell und an die richtige Stelle gerichtet? Dies erfordert einen durchdachten und effizienten Ansatz. RegLab ist hier, um zu helfen. 

Mandatsvereinbarung: Schnelle automatisierte Genehmigung mit RegLab

Bei einer Mandatsvereinbarung stehen wir vor zwei Herausforderungen:  

  1. Die Erstellung einer solchen Vereinbarung, der Erhalt der Rückmeldung und die korrekte Speicherung.
  2. Die Vereinbarungen auf dem neuesten Stand zu halten, insbesondere bei langfristigen Projekten. Was ist, wenn sich die Bedingungen im Laufe der Zeit ändern? Viele Kanzleien tun sich mit diesem Prozess schwer.  

Mit RegLab gehört dies der Vergangenheit an. RegLab sorgt vollautomatisch dafür, dass:   

  • die Mandatsvereinbarung automatisch versandt wird.
  • die zu liefernden Informationen und Unterlagen an einer zentralen Stelle gespeichert werden.
  • der Status nachverfolgt wird.
  • automatische Mahnungen verschickt werden, wenn der/die Auftraggeber/-in (unvollständig) antwortet.
  • Berichte über den Stand der Mandatsvereinbarung erstellt werden können.
  • Neue Versionen von Geschäftsbedingungen werden zentral versendet und überwacht.
  • ein Audit Trail für die Aufsichtsbehörde auf Knopfdruck angezeigt wird.
Mandatsvereinbarung

Aspekt der Geldwäschebekämpfung in der Mandatsvereinbarung

Enthält die Bestätigung auch einen Hinweis auf Geldwäsche? In der Tat sollte die heutige Mandatsvereinbarung einen Absatz enthalten, der unter anderem besagt: 

  • dass der Rechtsanwalt/-anwältin, Notar-/in oder Steuerberater-/in das GwG einhalten muss;
  • dass zu diesem Zweck bestimmte Informationen von dem/-r Mandanten/-in angefordert werden; 

  • wie der Datenschutz gewährleistet wird.

Mandatsvereinbarung: Elemente

Betrachtet man das Modell des Deutschen Anwaltsvereins, so sind neben der oben erwähnten Geldwäschebekämpfung auch die folgenden Themen fester Bestandteil des Auftragsschreibens: 

  • Beschreibung des Unternehmens;
  • Name und Adresse des/-r Kunden/-innen und der Gegenpartei sowie des/-r Anwalts/-wältin und Bevollmächtigten;
  • Angabe, ob der/die Mandant/-in Anspruch auf finanzierte Prozesskostenhilfe hat, einschließlich einer Erläuterung;
  • Informationen über verfügbare Rechtshilfe;
  • Tarifvereinbarungen;
  • Informationen über die Berufshaftpflicht;
  • Vereinbarungen über Vertraulichkeit, AML-Registrierung und IKT;
  • Kundenvereinbarung und Umgang mit Streitigkeiten.

Ist eine Mandatvereinbarung Teil der Sorgfaltspflicht gegenüber Kunden/-innen (Customer Due Diligence, CDD)?

Die Sorgfaltspflicht gegenüber Kunden/-innen (Customer Due Diligence, CDD), auch bekannt als "Kenne deinen Kunden", hat im Laufe der Jahre an Bedeutung gewonnen. Das liegt daran, dass Fälle von Geldwäsche, Betrug und Terrorismus immer häufiger werden. Aus diesem Grund, und somit auch im Zusammenhang mit der Geldwäschebekämpfung, ist es wichtig zu wissen, wer Ihre Kunden sind. 

Wann ist eine CCD erforderlich? Die Customer Due Diligence ist ein Instrument für Unternehmen, um ihre Kunden besser kennen zu lernen. Wenn Sie auf sichere Weise arbeiten wollen, wird die CDD Sie davor schützen, mit Personen zu interagieren, die Ihr Vertrauen missbrauchen, was sich letztlich auf Ihren Ruf auswirkt.

Wenn Sie der Geldwäschegesetzgebung unterliegen, müssen Sie eine CDD-Richtlinie erstellen und diese konsequent umsetzen. In diesem Prozess sammeln Sie wichtige Informationen über den Kunden und bewerten sie auf mögliche Risiken für Ihr Büro. Dadurch sind Sie in der Lage, etwaige Geldwäsche-/Terrorismus-Finanzaktivitäten zu erkennen. 

CDD umfasst die folgenden Aspekte:   

  • Kundenannahme, Identifizierung und Überprüfung.   
  • Die Identifizierung und Überprüfung des wirtschaftlich Berechtigten (UBO). 
  • Bestimmung des Zwecks und der beabsichtigten Art der Geschäftsbeziehung.
  • Überwachung und Überprüfung von Kunden, Konten und Transaktionen.   
  • Risikomanagement.   

Eine Mandatenvereinbarung ist also kein obligatorischer Teil der CDD, anders als viele vielleicht denken. Genau wie die CDD ist sie ein wichtiger Teil der Politik der Geldwäscheprävention, in deren Rahmen die Verpflichtungserklärung obligatorisch ist. Auf dieser Seite können Sie mehr über CDD lesen. 

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