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Interaktion mit dem/-r Kunden/-in: Identifizierungslink für eine rationalisierte Kundenidentifizierung gemäss GwG

Der “magische” Identifizierungslink von RegLab ermöglicht eine schnelle und bequeme Kundenidentifizierung gemäss GwG.

Der Wert von automatisierten Identifizierungslinks

Automatisierte Identifizierungslinks sorgen für einen nahtlosen Kundenidentifizierungsprozess. Bei der Erstellung einer Akte können Sie direkt aus der Anwendung heraus einen Identifikationslink an den/die Kunden/-in senden. Der Status des Kundenfeedbacks wird zentral verfolgt, und die bereitgestellten Kundeninformationen werden ebenfalls zentral gespeichert.

Sobald eine neue Akte angelegt wird, erhält der/die Kunde/-in einen Identifikationslink. Dieser wird von einem erläuternden Text begleitet, der die GwG-Verpflichtung und den Inhalt der Kundenidentifikation erklärt.

Der/Die Kunde/-in erhält diesen Identifizierungslink per E-Mail, und oft ist die Mandatsvereinbarung beigefügt. Dieser Link kann im Branding der Firma formatiert werden. Sobald der/die Kunde/-in auf den Link klickt, wird er/sie Schritt für Schritt durch die Identifizierung geführt. In jedem Abschnitt wird angegeben, was erforderlich ist und warum.

Zu den Informationen, die während dieser Kundeninteraktion gesammelt werden, gehören ein Auszug aus der Handelskammer, ein Organigramm der Aktionärsstruktur, Informationen über den Vertreter, den UBO (Ultimate Beneficial Owner) und die PEP (Politically Exposed Person), falls vorhanden, sowie Kopien der Ausweispapiere dieser Personen.

Alle gesammelten Kundeninformationen sind zentral in RegLab verfügbar. Die Informationen werden also nicht fragmentiert gesammelt und an verschiedenen Orten gespeichert. Alle Informationen können von RegLab aus abgerufen und eingesehen werden. Ob das Versenden von Links und automatischen Mahnungen oder das Sammeln von Informationen: alles wird von einem Ort aus erledigt.

Klarer Fahrplan für Kunden/-innen

Der große Vorteil dieser Form der Kundeninteraktion ist ihre Klarheit und Freundlichkeit für die Kunden/-innen und für Ihr Unternehmen. Alle Schritte des Identifizierungsprozesses werden erklärt. Wenn der/die Kunde/-in weitere Informationen wünscht, z. B. über den UBO oder PEP, kann er/sie auf das Fragezeichen klicken, und es werden detaillierte Informationen angezeigt. Außerdem wird zu Beginn die ungefähre Zeit angegeben, die der/die Kunde/-in für die Durchführung dieser Schritte benötigt. Dazwischen kann eine Pause eingelegt werden, ohne dass abgeschlossene Informationen verloren gehen. 

Diese Art der Kundenidentifizierung, bei der ein automatisierter Prozess alle Schritte mit dem/der Kunden /-in durchläuft, wird als freundlich empfunden. Insbesondere in Verbindung mit einem professionellen Hinweis und einem Begleitschreiben führt dies zu einer positiven Kundenerfahrung in Bezug auf Geldwäscheprävention. Schließlich ist die Identifizierung unter GwG obligatorisch, und es ist daher empfehlenswert, sie für alle so freundlich und effizient wie möglich zu gestalten. 

Und bei einer erwarteten Hochrisikodatei?

Der grundlegende Identifizierungslink ist für alle Kunden/-innen derselbe. Wenn Sie erwarten, dass eine Datei ein hohes Risiko darstellt, können Sie in RegLab zusätzliche Fragen hinzufügen. Diese Fragen werden dann dem Identifizierungslink beigefügt. So können Sie weitere Informationen über die Herkunft der Mittel usw. einholen. Angenommen, Sie stufen die Datei nach Erhalt der Informationen als Hochrisikodatei ein, können Sie einen neuen Identifizierungslink mit diesen zusätzlichen Fragen senden. Die zuvor übermittelten Informationen sind bereits ausgefüllt. Alle Informationen sind direkt in der Datei verfügbar und können eingesehen werden. 

Individueller Identifikationslink

Der Vorteil dieser Methode der Kundeninteraktion besteht darin, dass sie an das Branding der Kanzlei angepasst werden kann. Der/Die Kunde/-in erhält nicht nur die Mandatsvereinbarung, sondern auch den Identifikationslink im Sprachstil der Kanzlei. Darüber hinaus können verschiedene Komponenten angepasst werden, z. B. nach wie vielen Tagen eine Erinnerung gesendet werden soll. RegLab verfügt über mehrere Vorlagen, die die Kanzlei verwenden oder vollständig an ihren eigenen Stil anpassen kann. 

Ein weiterer großer Vorteil ist, dass sich die Software um die Identifizierung der Mandanten/-in kümmert und nicht der/die Anwalt/Awältin selbst. Die Erfahrung zeigt, dass Anwälte/-innen es begrüßen, wenn sie ihre/-n Mandanten/-innen diese Fragen zur Geldwäscheprävention nicht selbst stellen müssen. Außerdem wirkt diese Art der Identifizierung professionell, weil eine fachkundig gestaltete Software den Prozess Schritt für Schritt übernimmt. Das spart Zeit, sowohl auf Anwalts- als auch auf Kundenseite. Anstelle verschiedener Mails und separater Dokumente wird dieser Prozess von einer zentralen Stelle aus gesteuert und verwaltet.

Individueller Identifikationslink
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