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Zu 100% sicher vor Geldwäsche
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Die praktische Checklist für alle, die mit dem GwG zu tun haben.
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Ein Dashboard für einen aktuellen Überblick über den Stand der Geldwäschepävention in Ihren Akten
Dashboards verschaffen Ihnen Klarheit. Sie haben in Echtzeit Einblick in den Status Ihrer Geldwäsche-Akten und wissen genau, welche Maßnahmen für wen noch offen sind.
Warum Dashboards?
Dashboards verschaffen Ihnen Klarheit. Sie haben in Echtzeit Einblick in den Status Ihrer Akten der Geldwäscheprävention und wissen genau, welche Maßnahmen für wen noch offen sind. Sie liefern eine nützliche Prioritätenliste für den/die Anwalt/Anwältin und das Sekretariat sowie für die Compliance Beauftragten und die Geschäftsleitung.
Die Verfügbarkeit von zwei Arten von Dashboards bietet Ihnen einen persönlichen und einen allgemeinen Überblick. Ein allgemeines Dashboard bietet einen Einblick in die gesamte Arbeitslast der Kanzlei. Die persönliche Übersicht zeigt Ihre Akten zur Geldwäscheprävention mit den entsprechenden Aktionen an. Dieses Dashboard erleichtert dem Compliance Officer die Arbeit, indem es eine büroweite Übersicht erstellt.
Wenn Sie auf die Aktenübersicht klicken, sehen Sie bei entsprechender Berechtigung, was büroweit noch offen ist. Dazu gehören z.B. die Identifikationslinks, die an die Kunden/-innen zu versenden sind. Sie sehen auch, welche Links abgeschlossen sind und überprüft werden müssen. Oder auch, welche Links abgelaufen sind und nachgearbeitet werden müssen.
In den Dashboards können Sie abgelaufene Links einfach erneut versenden. Oder Sie können eine automatische Erinnerung für Kunden einrichten. Wenn der Identifizierungslink eines/-r Kunden/-in unvollständig ist, können Sie sofort Maßnahmen ergreifen. Denn Sie können sehen, welche Informationen vorhanden sind und welche nicht.
Von der Übersicht aus können Sie schnell Benachrichtigungen an die betroffenen Kollegen/-innen senden. Die Person, die sich um die Akte kümmern muss, wird sofort benachrichtigt und sieht die betreffende Akte in ihrem Dashboard. Diese Benachrichtigungen werden dann automatisch in einem Prüfpfad aufgenommen.
Dashboards: ein idealer Weg
Für Anwälte/-innen, Sekretäre/-innen und Compliance-Beauftragte ist es praktisch, wenn sie sofort sehen können, welche Maßnahmen erforderlich sind. In vielen Firmen ist die Geldwäscheprävention auf mehrere Schultern verteilt. Das Sekretariat versendet den Identifizierungslink und überwacht dessen Frist. Sowohl der/die Anwalt/Anwältin als auch der/die Compliance-Beauftragte können vom Sekretariat eine Benachrichtigung erhalten, dass die Informationen eingegangen sind und überprüft werden können. Diese Benachrichtigungen können in RegLab angezeigt werden, aber Sie können sie auch per E-Mail erhalten. Auf diese Weise kann jede Kanzlei den Weg nach ihren Wünschen einrichten.
Warum ist ein Dashboard so wichtig?
Vor allem für Unternehmen, die mit vielen AML-Akten zu tun haben, ist es von Vorteil, jederzeit an einem zentralen Ort Einblick in den Status sowohl einzelner Akten als auch unternehmensweiter Akten zu haben. Vom Dashboard aus können Sie dann auf die Dateiseite klicken und dann wiederum Filter auswählen. So können Sie z. B. festlegen, dass nur die Akten angezeigt werden, die bereits genehmigt wurden oder noch nicht abgeschlossen sind. Wenn viele Dateien ausstehend sind, bedeutet dies, dass der Dienst für viele Dateien noch nicht gestartet werden kann. Sie möchten den Zeitraum zwischen dem Versand des Identifizierungslinks und der Beurteilung so kurz wie möglich halten. Die Dashboards helfen dabei.
Mit der Schaltfläche CSV-Export erstellen Sie eine CSV-Datei mit allen Dossiers und den zugrundeliegenden Daten, in der Sie detailliert filtern und Analysen auf Personen-, Team- und Büroebene vornehmen können. Denken Sie an die Auswahl nach Aktenstatus, Risikoprofilen, Art der Ermittlungen, Ländern, Akten, mit denen ein UBO verknüpft ist, usw.
CSV-Datei
Möchten Sie wissen, wie Sie Ihre eigene CSV-Datei von RegLab aus ausführen können und was genau Sie damit tun können?
Sind Dashboards auch bei der Prüfung durch eine Aufsichtsbehörde nützlich?
Die RegLab-Dashboards wurden ursprünglich für das Unternehmen selbst entwickelt, um dessen Arbeitsbelastung und Risiken zu verstehen. Eine Aufsichtsbehörde wird nicht eine komplette CSV-Datei durchgehen, aber das Dashboard kann einen schnellen Einblick in die allgemeine Bereitschaft des Unternehmens zur Geldwäscheprävention geben. Für eine Aufsichtsbehörde ist es letztlich interessanter, eine Reihe von Dateien inhaltlich zu diskutieren. Schliesslich sorgen Dashboards und damit ein guter Überblick dafür, dass Geldwäschebekämpfung ernst genommen wird. Dies beugt Ärger und mögliche Bußgelder vor.
Zusammenarbeit mit anderen Firmen
Kanzleien leiten regelmäßig Aufträge an andere Kanzleien weiter. Die große Frage in Bezug auf Geldwäsche ist: Wenn Sie einen Auftrag über eine andere Firma erhalten, wer ist dann der/die eigentliche Kunde/-in?