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Berichte für die Aufsichtsbehörde: Vorbereitung auf eine Prüfung

Die Aufzeichnung und das Melden im Rahmen der Geldwäscheprävention sind sehr wichtig, sowohl für die eigenen Unterlagen als auch für den Einblick bei einer Prüfung. Im Rahmen der Geldwäschebekämpfung ist es wichtig, ein angemessenes Verfahren für die Aufzeichnung und Meldung der gesetzlich vorgeschriebenen Aktivitäten zu haben. 

Berichte für die Aufsichtsbehörde

Bei einer Prüfung der Umsetzung des GwG stellt die Aufsichtsbehörde mehrere Fragen. Denken Sie an: "Wie viele Geldwäsche-Angelegenheiten im Verhältnis zu Nicht- Geldwäsche-Angelegenheiten gibt es?", "Wie viele PEPs wurden registriert?" und "Wie oft wurde eine erweiterte Sorgfaltspflicht gegenüber Kunden/-innen durchgeführt? Die Aufzeichnung und Berichterstattung über den Geldwäschebekämpfungsprozess werden immer wichtiger. Nicht nur für Ihre eigene Verwaltung, sondern auch für umfassende Einblicke bei einer Prüfung.

Eine Aufsichtsbehörde möchte einen schnellen Überblick und ein klares Verständnis der verschiedenen Komponenten haben, die während einer Prüfung besprochen werden. Dabei kommt es nicht nur auf die Daten selbst an, sondern auch darauf, sie verständlich zu machen. Sowohl amtsweit als auch auf der Ebene der einzelnen Sachgebiete. Ein Vorgesetzter freut sich, wenn er problemlos Berichte erstellen kann.

Wenn Sie mit einem manuellen Prozess d Geldwäschebekämpfung arbeiten, kann es eine Herausforderung sein, genau anzugeben, wo die Risiken liegen und wie sie bewertet wurden. Wenn Sie keine Daten zur Verfügung haben, können Sie auch keine fundierten Antworten geben. Berichte stellen sicher, dass Sie einen aktuellen und äußerst genauen Status Ihrer Geldwäschebekämpfung liefern.

Sie möchten während eines Audits auf Knopfdruck eine Übersicht des Standes der Geldwäschebekämpfung und Risikoprofile ausdrucken? Das ist möglich, sobald Ihre Geldwäschebekämpfung übersichtlich, digital und strukturiert sind. Nicht nur, um zu zeigen, wie viele Fälle von Geldwäscherei Sie haben und wie sie bewertet wurden, sondern auch, um zu zeigen, wie Sie sie überwachen. 

Geldwäscherei-Berichte liefern nicht nur die notwendigen Managementinformationen, sondern helfen auch bei einem Audit. Die moderne Software für Geldwäscheprävention wie die von RegLab sorgt dafür, dass Sie schell Einblick in das haben, was die Aufsichtsbehörde verlangt. 

Die Rolle der Aufsichtsbehörden bei einer Prüfung

Von wem ist die Rede, wenn wir über die Aufsichtspersonen sprechen, kurz gesagt, wem sollten Sie während einer Prüfung Bericht erstatten? Das hängt davon ab, in welcher Berufsgruppe Sie tätig sind.    

Während eines Besuchs konzentrieren sich diese Aufsichtsbehörden hauptsächlich auf die Einhaltung der Meldepflicht und die Durchführung von (erweiterten) Kundenuntersuchungen. Zu diesem Zweck überprüfen sie bei einer Inspektion Ihre Risikopolitik. Sie prüfen auch, ob Sie die vorgeschriebenen Daten aufzeichnen und ob Sie ungewöhnliche Transaktionen melden. Wenn Sie die GwG-Verpflichtungen nicht einhalten, können die Aufsichtsbehörden für die Durchführung des GwG eine Strafe oder ein Bußgeld verhängen. In sehr extremen Fällen schalten sie die Staatsanwaltschaft zur Strafverfolgung ein.  Es ist also von entscheidender Bedeutung, dass Sie die richtigen Informationen zur Hand haben und schnell Einblick gewähren können. 

 

Was müssen Sie bei einer Prüfung nachweisen?

Um die Frage der Aufsichtsbehörde zu beantworten, wie Sie als Behörde feststellen, ob ein Fall unter Geldwäsche fällt, ist es wichtig, die folgenden Punkte zu berücksichtigen.

  • Beurteilen Sie jede einzelne Angelegenheit und halten Sie diese Analyse fest 
    Die Aufsichtsbehörde erwartet von Ihnen, dass Sie jede Angelegenheit einzeln bewerten. Wenn Sie Ihre Überlegungen nicht festgehalten haben, besteht die Gefahr, dass die Aufsichtsbehörde eine Geldstrafe oder ein Bußgeld verhängt. Ein Bericht, in dem Sie schnell zeigen, was Sie getan haben, ist von Vorteil.   

  • Vergewissern Sie sich, dass die Bewertung Teil der Risikopolitik für Geldwäschebekämpfung ihres Unternehmens ist 
    Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie in der Richtlinie beschreiben, wie Sie Geldwäscheprävention durchführen und auf der Grundlage welcher Kriterien. In einem Bericht zeigen Sie dann, wie Sie diese Überlegungen für jede Angelegenheit getestet und kontinuierlich überwacht haben. 

  • Wechseln Sie die 'Farbe' der Akte 
    Die Aufsichtsbehörde verlangt zunehmend eine strenge Überwachung aller laufenden Vorgänge. Bei einer Prüfung will die Aufsichtsbehörde sehen, dass Sie ständig überwachen, wann ein Vorgang ‘seine Farbe ändert’ und was Sie tun, um eine Geldwäsche-Untersuchung durchzuführen. 

Berichte in RegLab

Die Aufsichtsbehörde kommt zu einer Prüfung vorbei. Kein Grund zur Panik! Mit nur wenigen Berichten überzeugen Sie die Aufsichtsbehörde von Ihrer durchdachten Politik zur Geldwäscheprävention und deren Umsetzung. RegLab hilft nicht nur bei der Aufzeichnung wesentlicher Geldwäsche-Informationen und der Durchführung von Kontrollen, sondern auch bei der Berichterstattung. Mit Hilfe eines Prüfpfads zeigen Sie beispielsweise schnell auf, u.a:   

  • welche Angelegenheiten mit hohem Risiko behaftet sind und was die Folgemaßnahmen waren;   
  • wie der Status der anhängigen Angelegenheiten und Transaktionen ist   
  • die Anzahl der Geldwäsche-Fälle und die Anzahl der risikobehafteten Fälle;  
  • wie die Angelegenheiten laufend überwacht werden können;  
  • welche PEPs vorhanden sind.
Check, approve and create an audit trail

Bereit für ein Audit durch die Aufsichtsbehörde

Welche Fragen eine Aufsichtsbehörde bei einer Prüfung stellt, finden Sie in unserem Wissenszentrum "100% Geldwäsche sicher". Hier können Sie alles über die neun Themen lesen, die bei einer Prüfung behandelt werden.

RegLab

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