Datenschutzgesetze wie die DSGVO erfordern eine Rechtfertigung für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Das GwG stellt eine solche rechtliche Rechtfertigung dar, insbesondere für Unternehmen, die personenbezogene Daten im Rahmen der obligatorischen Kunden-Due-Diligence verarbeiten. Daher hat das GwG Vorrang vor der DSGVO.
Welche Daten sollten Sie also anfordern?
Um natürliche und juristische Personen zu identifizieren, sollten verschiedene Daten angefordert werden, die in diesem Artikel erläutert werden.
Wie fordern Sie personenbezogene Daten an?
Personenbezogene Daten können auf verschiedene Weise angefordert werden: per E-Mail, persönlich oder mithilfe von GwG-Compliance-Software. Es ist jedoch wichtig, sicherzustellen, dass sensible Informationen wie Identitätsnachweise stets über eine sichere Umgebung oder Verbindung übermittelt werden.
Wie erfolgt die sichere Speicherung personenbezogener Daten?
Nach Durchführung einer GwG-Kundenuntersuchung ist die sichere Aufbewahrung der Akte unerlässlich. Es ist von höchster Bedeutung, dass dies auf sichere Weise geschieht. Doch wo soll eine solche Datei mit sensiblen Daten wie einer Ausweiskopie aufbewahrt werden?
Die Erfassung personenbezogener Daten kann auf verschiedene Weisen erfolgen. Es ist beobachtet worden, dass viele Behörden nach wie vor Ausweiskopien auf dem Postweg anfordern und sie dort auch aufbewahren. Allerdings sind damit auch Nachteile verbunden. Die Daten können leicht verloren gehen, auf verschiedene E-Mail-Adressen verteilt werden oder schwer wiederzufinden sein.
Möchten Sie diese Probleme vermeiden? Dann sollten Sie die Möglichkeit einer GwG-Compliance-Software in Betracht ziehen. Durch den Einsatz einer Software wie RegLab können Daten in einer sicheren Umgebung empfangen und gespeichert werden. Auf diese Weise können sowohl die Anforderungen des GwGals auch der DSGVO problemlos erfüllt werden.
Wie lange werden personenbezogene Daten gespeichert?
Gemäß den Vorschriften des GwG müssen personenbezogene Daten, die im Rahmen von Kundenuntersuchungen angefordert wurden, fünf Jahre lang aufbewahrt werden. Es ist wichtig, GwG-Aufzeichnungen separat zu halten, um den Überblick zu behalten und eine einfache Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu ermöglichen.
Transparenz bei der Datenverarbeitung
Mehr Informationen?
Wenn Sie unsicher sind, welche Daten Sie anfordern oder speichern können, oder Unterstützung bei der Datenerhebung und -kontrolle benötigen, stehen Ihnen unsere Compliance-Spezialisten gerne zur Verfügung.
Nach der DSGVO sind Unternehmen verpflichtet, Personen über die Verarbeitung ihrer Daten zu informieren. Dies gilt auch für Dritte wie Wirtschaftlich Berechtigte (UBOs), die beispielsweise durch die Aufnahme von Informationen zum GwG in Auftragsschreiben erreicht werden kann.
Darüber hinaus haben Personen, deren Daten verarbeitet werden, das Recht, ihre Daten einzusehen und Kopien davon zu erhalten.
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