Skip to content

Verbesserung der GwG-Qualitätskontrolle: Strategien zur Steigerung der Konformität

Zusammenfassung 

In diesem Artikel werden häufige Herausforderungen im Zusammenhang mit der GwG-Einhaltung diskutiert und Möglichkeiten aufgezeigt, wie das Niveau leicht angehoben werden kann. 

 

Die Einführung einer AML-Politik im Büro ist keine einfache Angelegenheit, die nebenbei erledigt werden kann, obwohl viele das denken. Dies zeigt sich oft in der Umsetzung. 

 

Die Grundlagen 

Oft stellen wir fest, dass die Grundlagen der AML-Prozesse nicht (vollständig) eingehalten werden. In den meisten Büros werden die folgenden Punkte vernachlässigt: 

  • Die Beschreibung der Dienstleistungen ist unvollständig. 
  • Es liegt kein Risikoprofil oder keine Dokumentation einer Untersuchung vor, oder sie sind nicht ausreichend begründet. 
  • Es gibt keine Kopie des Identitätsnachweises in den Akten. 
  • Eine leere Akte wird genehmigt. 

Es ist von entscheidender Bedeutung, diese Grundlagen zu beherrschen und strukturiert zu arbeiten. Wenn Sie das AML-Verfahren nicht implementieren, riskieren Sie nicht nur eine Verwicklung in die Finanzierung von Geldwäsche oder Terrorismus, sondern auch Geldstrafen.

Wir verstehen, dass es in einigen Fällen sehr schwierig sein kann, ein Risikoprofil oder eine Art von Untersuchung zu bestimmen und zu begründen. Es ist ratsam, einen klaren Fahrplan für die Durchführung einer Kundenuntersuchung und das Ergreifen von Maßnahmen im Falle eines erhöhten Risikos zu haben. Auf diese Weise haben Sie zumindest etwas, auf das Sie zurückgreifen können. Denken Sie jedoch daran, dass jede/-r Kunde/-in und jede Akte einzigartig ist. Daher reicht es nicht immer aus, Standard-Checklisten abzuhaken. Das ist jedoch kein Grund, es nicht zu versuchen. Denken Sie sorgfältig über die Risikobewertung nach und begründen Sie die Entscheidung jedes Mal neu. Eine kurze Motivation reicht aus, solange klar ist, worauf die Entscheidung beruht. 

Wir empfehlen außerdem, dass die Mitarbeitenden regelmäßig Schulungen und Updates zum GwG erhalten. Die Teilnahme an AML-Schulungen ist nicht nur eine Pflicht, sondern erhöht auch das Bewusstsein und verringert das Risiko von Fehlern.  

 

AML-Prozess 

Wenn Sie die Grundlagen im Griff haben, aber der Meinung sind, dass der Prozess noch verbessert werden kann, führen Sie ein (internes) Audit durch, um festzustellen, wo noch Verbesserungsmöglichkeiten bestehen. Dies kann durch die Ernennung eines/-r Beauftragten für die Einhaltung der Vorschriften oder einer externen Stelle geschehen. 

 

RegLab-Compliance-Dienstleistungen 

Suchen Sie nach spezialisiertem Personal zur Unterstützung der Einhaltung von Vorschriften? Unsere AML-Unterstützung sichert Ihnen eine solide, effiziente Vorgehensweise und Ausführung zu. Nach einem kurzen Gespräch mit unseren Compliance-Spezialisten/-innen wird klar, wo noch Verbesserungen möglich sind. Wir besprechen sofort, welche Möglichkeiten es gibt, und machen Ihnen einen passenden Vorschlag. So wissen Sie sofort, woran Sie sind. 

Der Vorschlag ist vollständig an Ihre eigenen Wünsche und Bedürfnisse angepasst. Es kann sein, dass ein Unternehmen nur die Qualität prüfen lassen möchte, während ein anderes Unternehmen den inhaltlichen Teil des GwG-Prozesses lieber an RegLab abgibt. Dann gibt es noch die Möglichkeit, den gesamten AML-Prozess an die RegLab-Compliance-Spezialisten/-innen zu übertragen. Kurz gesagt: Alles ist möglich. 

Im Folgenden finden Sie einen kurzen Überblick über die verschiedenen Unterstützungsmöglichkeiten, die wir anbieten: 

  • Tägliches Q&A 
  • Ausarbeitung von Richtlinien, Risikoprofilen und/oder Datenschutzerklärungen 
  • Regelmäßige Gesundheitschecks 
  • Audit: Stichprobenprüfung mit Bericht 
  • Überprüfung: Jede Akte wird eingehend geprüft 
  • Vorübergehende Beobachtung 
  • Schulung 
  • Bereitstellung eines Compliance-Beauftragten
     

Alles aus Ihren Händen 

Wenn Sie nicht die Zeit oder das Wissen haben, den AML-Prozess selbst durchzuführen, können Sie ihn auch auslagern. RegLab hilft Ihrem Büro gerne auf dem Weg zur 100%igen GwG-Konformität. 

Was versteht man unter vollständigem Outsourcing? 

  • Einholung von Informationen von Kunden/-innen 
  • Überprüfung der Informationen von Kunden/-innen 
  • Vervollständigung der Compliance-Akten im Einklang mit der Geschäftspolitik 
  • Überwachung offener und laufender Compliance-Akten im Einklang mit der Geschäftspolitik 
  • Monatliche Management-Berichterstattung über den Fortschritt der Compliance-Akten 
  • Befragung von Kunden/-innen und Akten mit hohem Risiko, die einer verstärkten Prüfung unterzogen werden 
  • Bereitstellung eines/-r Compliance-Beauftragten 
  • Erste Anlaufstelle für Honorarkunden/-innen 
  • Eskalation gegenüber der Geschäftsleitung

Rechtliche Verpflichtungen erfüllen 

Die Einrichtung von AML-Prozessen ist der Schlüssel zur Identifizierung und Meldung potenzieller Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung. Stellen Sie sicher, dass die Aufzeichnungen in Ordnung sind, arbeiten Sie strukturiert, verbessern Sie Ihre AML-Prozesse und ziehen Sie eine Auslagerung in Betracht, wenn Sie keine oder nicht genügend Zeit oder Kenntnisse haben. Auf diese Weise können Sie Ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen und Geldstrafen vermeiden. 

Im Rahmen eines (Online-)Gesprächs können die Compliance-Spezialisten/-innen genau einschätzen, in welchen Bereichen Verbesserungsbedarf besteht und wo sie effizient helfen können.



 

Tags