Effektive Kostenweitergabe

Es gestaltet sich zunehmend schwierig, mit dem steigenden Verwaltungsaufwand und den damit verbundenen Kosten Schritt zu halten. Die vollständige Einhaltung des Geldwäschegesetzes (GwG) erfordert immer mehr Zeit, und bekanntlich bedeutet Zeit auch Geld. Wie können Sie also sicherstellen, dass dieser zusätzliche zeitliche Aufwand nicht zu zusätzlichen Kosten führt? 

Entlastung schaffen 

Mit verschärften Vorschriften im Zusammenhang mit dem GwG wird auch der Verwaltungsaufwand und die finanzielle Belastung zunehmen. Eine Möglichkeit, diesen zusätzlichen Druck zu mindern, besteht darin, die damit verbundenen Kosten an die Kunden/-innen weiterzugeben. 

Indem Sie im Voraus festlegen, wie viel Zeit Sie für Einarbeitung, Verwaltung, Überwachung usw. benötigen, schaffen Sie Transparenz für den/die Kunden/-in und steigern gleichzeitig Ihre Effizienz. Zudem gewährleisten Sie, dass keine zusätzlichen Kosten für GwG-Verpflichtungen entstehen. Klingt das nicht vielversprechend? 

Ein potenzieller Nachteil besteht jedoch: Die Umsetzung kann immer noch recht kompliziert sein, da es (noch) keine eindeutigen schriftlichen Regeln für die Weitergabe von AML-Kosten gibt. Daher müssen Sie selbst herausfinden, wie dies am besten zu bewerkstelligen ist. Welche Kosten genau werden weiterberechnet? Und wie kommunizieren Sie dies klar an den/die Kunden/-in? In diesem Artikel werden Ihnen Antworten darauf geboten. 

Versteckte Preiserhöhung 

Die Verpflichtungen im Rahmen des GwG sind kontinuierlich und erfordern erheblichen zeitlichen und energetischen Aufwand. Ehrlich gesagt, einige Kanzleien, die die Kosten bisher nicht weitergegeben haben, tun dies bereits indirekt. Sie rechnen die Kosten entweder unter den Bürokosten ab oder geben eine zusätzliche Stunde an, was letztendlich einer versteckten Preiserhöhung gleichkommt. 

Aus Sicht des/-r Mandanten/-in profitieren Sie am meisten von Klarheit und Transparenz. Daher ist es ratsam, eine Pauschalgebühr für das Onboarding festzulegen, die je nach erwartetem Risiko für den/die Kunden/-in angepasst werden kann. Im Anschluss können Sie eine jährliche Überwachungsgebühr erheben. Es ist äußerst wichtig, den/die Kunden/-in über diese Gebühren zu informieren und sie deutlich in der Rechnung auszuweisen sowie in den allgemeinen Geschäftsbedingungen oder in der Auftragsbestätigung zu vermerken. Dadurch wird Transparenz gewährleistet und einer nachträglichen Diskussion vorgebeugt. Der/Die Kunde/-in weiß genau, was ihn/sie erwartet. 

Ängste überwinden

Ein weiterer Grund, warum Unternehmen möglicherweise zögern, AML-Gebühren zu erheben, ist die Angst, dass potenzielle Kunden/-innen zu einem Konkurrenten abwandern könnten, der diese Kosten nicht weitergibt. 

In der Realität ist diese Befürchtung jedoch oft unbegründet. Da immer mehr Unternehmen die Kosten an die Kunden/-innen weitergeben, ist es wahrscheinlich, dass der/die Kunde/-in bereits mit einer solchen Praxis vertraut ist, beispielsweise bei Banken. 

Die Erfolgsgeschichte von KC Legal

Um diese Bedenken zu zerstreuen und zu demonstrieren, wie die Weiterverrechnung von Kosten von Vorteil sein kann, haben wir uns mit Friggo Kraaijeveld, Partner bei KC Legal, unterhalten. Er hebt hervor, dass durch die Weiterberechnung der Kosten der/die Kunde/-in dazu ermutigt wird, rechtzeitig Informationen bereitzustellen und sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist, da er/sie sich bewusst ist, dass er/sie dafür bezahlt. Dies fördert eine effizientere Arbeitsweise der Kanzlei und eine verbesserte Kundenbetreuung. Die Gebührenerhebung ist somit nicht nur gerechter, sondern kann auch zu einer stärkeren Zusammenarbeit und höheren Kundenzufriedenheit führen, was wiederum zu einer Steigerung der Professionalität führt. 

KC Legal verwendet eine Einführungsgebühr und eine jährliche Überwachungsgebühr. "Je nach erwartetem Risikoprofil zahlt der/die Mandant/-in eine feste Gebühr im Voraus. Zusätzlich erheben wir eine jährliche Gebühr. Das hat sich als äußerst effektiv erwiesen", sagt Friggo. Er betont jedoch die Wichtigkeit, die Kosten fair zu halten und sie entsprechend der Komplexität des Falles anzupassen. Es ist entscheidend, die Kosten im Voraus transparent zu kommunizieren, beispielsweise im Auftragsschreiben und auf der Rechnung. 

Was genau kann in Rechnung gestellt werden? Hier sind einige Beispiele: 

• Einsatz von Experten/-innen, wie beispielsweise eines externen Compliance Officers. 
• Nutzung eines AML-Tools, wie etwa der RegLab-Anwendung. 
• Stunden, die für Onboarding und/oder Monitoring aufgewendet werden. 
• Zusammenarbeit mit anderen Büros. 

Es kommt gelegentlich vor, dass eine Zusammenarbeit mit einer anderen Kanzlei erforderlich ist. In solchen Fällen können die Kosten, die im Zusammenhang mit dem GwG anfallen, weitergegeben werden, da beide Parteien eine entsprechende Untersuchung durchführen. 

Mit Zustimmung des/-r Kunden/-in können Informationen untereinander ausgetauscht werden. Es ist jedoch zu beachten, dass alle Informationen dennoch von jeder Partei überprüft werden müssen. Da Sie wahrscheinlich viele Informationen von der anderen Partei erhalten, verringert sich der Zeitaufwand für das Onboarding und die Verwaltung. Sie haben dann die Möglichkeit, die normalerweise anfallenden Kosten nicht weiterzugeben oder sie mit der Gegenpartei zu teilen, was dem/-r Kunden/-in gegenüber fair ist. 

Vorteilhaft für beide Parteien 

Die Weiterverrechnung von Kosten erfordert eine sorgfältige Überlegung, kann aber sowohl für das Unternehmen als auch für den/die Kunden/-in von großem Nutzen sein.