Nutzen Sie Ihre AML-Daten für aussagekräftige Berichte

Dashboards: Schneller Einblick 

Bereits in einem vorherigen Beitrag wurde darauf hingewiesen, dass RegLab eine Dashboard-Funktion bietet. Insbesondere für Büros mit vielen AML-Daten ist es äußerst vorteilhaft, einen Echtzeitüberblick über den Status einzelner Dateien sowie des gesamten Büros an einem zentralen Ort zu erhalten. Von hier aus können beispielsweise alle genehmigten oder noch ausstehenden Akten ausgewählt werden, ebenso wie risikoreiche Kunden/-innen und die beteiligten Länder. Diese praxisrelevanten AML-Daten ermöglichen es einem/-r Compliance-Beauftragten, seine täglichen Maßnahmen gezielt zu planen. Doch es ist möglich, noch tiefer zu gehen. 

CSV-Datei und Filter 

Die Schaltfläche “CSV herunterladen” (oben rechts in RegLab) ermöglicht den Export einer CSV-Datei mit allen Dateien und den zugrunde liegenden Daten, die dann nach Belieben gefiltert und detailliert analysiert werden können, sei es auf Personen-, Team- oder Büroebene. Denken Sie dabei an Filterkriterien wie den Dateistatus, den Status von Identifizierungsverknüpfungen, Dateien mit verknüpften UBOs usw. Zudem können diese Daten in Pivot-Tabellen und Diagramme umgewandelt werden, um sie für Managementzwecke nutzbar zu machen. Doch wie genau funktioniert dies? 

Es können verschiedene Filter angewendet werden, beispielsweise für: 

• Projektname 
• Aktenzeichen 
• Kundenname 
• Dateistatus 
• Kategorie (AML oder nicht AML) 
• Länder 
• Risikoprofile 
• UBOs 

Die häufigsten verwendeten Filter und Analysen 

Basierend auf den Erfahrungen unserer Compliance-Officer, die in verschiedenen Unternehmen tätig waren, erläutern wir hier, welche Filter am häufigsten verwendet werden und zu welchem Zweck. 

Status einer Akte 

Die Filterung nach dem Status einer Akte bietet einen schnellen Überblick darüber, wie viele Akten genehmigt, ausstehend oder möglicherweise abgelehnt wurden. Insbesondere in Verbindung mit einem Zeitraum ist dies eine wertvolle Managementinformation, die mit anderen Jahren verglichen werden kann. Es ist auch möglich, diese Informationen weiter zu kategorisieren, beispielsweise nach AML-, Voda- oder Dac6-Dateien. 

Risikoprofil 

Die Filterung nach dem Risikoprofil ermöglicht die Identifikation aller Dateien mit hohem Risiko. Auch hier bieten sich wertvolle Vergleichsmöglichkeiten mit früheren Jahren an. Wenn in einem bestimmten Jahr mehr risikoreiche Akten vorhanden sind, ist es sinnvoll zu prüfen, ob dies erklärbar ist. Zudem kann nach Benutzern/-innen gefiltert werden, die mit den Hochrisikokunden/-innen in Verbindung stehen, um gezielt interne Fragen stellen zu können. 

Länder 

Die schnelle Filterung nach Ländern, aus denen Kunden/-innen, Vertreter/-innen oder UBOs stammen, liefert einen praktischen Überblick nach Ländern. Möchten Sie beispielsweise wissen, was mit Kunden/-innen aus Russland geschieht, können Sie nach Russland filtern. Wenn diese Kunden/-innen ein mittleres Risikoprofil aufweisen, Russland jedoch kürzlich auf eine Liste mit Ländern mit hohem Risiko gesetzt wurde, sollte dies (durch unser Screening-Tool) angezeigt werden, und das Risikoprofil des/-r Kunden/-in sollte entsprechend angepasst werden. 

Mit Dateien verknüpfte Benutzer/-innen 

Der letzte Filter, den wir regelmäßig verwenden, ist der Filter für “Benutzer/-innen, die mit einer Datei verknüpft sind”, kurz gesagt, die Personen, die mit einer Datei in Verbindung stehen. Auf diese Weise können beispielsweise diejenigen identifiziert werden, die die meisten oder die wenigsten Dateien erstellt haben. Warum hat eine Assistenz 26 Akten angelegt und eine andere nur zwei? Warum hat eine Anwältin viele Dateien in RegLab und ein anderer erstaunlich wenige? Damit kann überprüft werden, ob die Anwendung effektiv genutzt wird. 

Dieser Beitrag bietet einen Überblick über die Möglichkeiten, wie die CSV-Datei für Büros genutzt werden kann. Wenn Sie beim Öffnen der CSV-Datei zum ersten Mal Hilfe benötigen, können Sie sich jederzeit über die Support-Schaltfläche an uns wenden. Wir unterstützen Sie gerne (online) und geben Ihnen Tipps, um potenzielle Risiken schnell zu erkennen.