Wie richte ich einen AML-Prozess ein?

Was ist ein AML-Prozess? 

Ein AML-Prozess umfasst sämtliche Maßnahmen und Verfahren zur Erfüllung der GwG-Verpflichtungen. Dazu gehören unter anderem: 

• Identifizierung und Überprüfung der Kundenidentität 
• Meldung verdächtiger Transaktionen an die zuständigen Behörden 
• Überwachung der Kundenaktivitäten 

Einrichtung des AML-Prozesses 

Der Ausgangspunkt eines AML-Prozesses ist die Geldwäsche-Politik. Diese definiert den Prozess für das Onboarding und die GwG-Compliance. Wichtige Fragen, die dabei beantwortet werden sollten, sind: 

• Was ist unsere Risikopolitik? 
• Wie bestimmen wir das Risikoprofil der Kunden/-innen? 
• Welche Informationen fordern wir von den Kunden/-innen an? 
• Wie erfolgt die sichere Speicherung der KYC-Daten? 
• Welche Informationen überprüfen wir auf potenzielle Sanktionen? 
• Wann ist es möglich, mit der Erbringung von Dienstleistungen zu beginnen? Und wann nicht? 
• Auf welche Weise erfolgt die Überwachung von laufenden Fällen und bestehenden Kunden/-innen? 
• Wann melden wir verdächtige Transaktionen? 
• Brauchen wir eine/-n Compliance-Beauftragte/-n? 

Bitte beachten Sie! 

Es ist von entscheidender Bedeutung, sorgfältig über die Rollen innerhalb des Prozesses nachzudenken und zu klären, wer welche Aufgaben übernimmt und wo die Verantwortung liegt.  

Workflow

Im Anschluss daran empfiehlt es sich, den AML-Prozess zu visualisieren, beispielsweise in Form eines Workflows. Durch eine einfache Übersicht, die die verschiedenen Schritte und die zugehörigen Verantwortlichkeiten der einzelnen Rollen darstellt, wird deutlich, was von wem erwartet wird und trägt zu mehr Klarheit im Prozess bei. 

Tipp: Eine ausgewogene Arbeitsablaufsgestaltung 

Es ist ratsam, den Arbeitsablauf nicht übermäßig detailliert zu gestalten, damit er für jede/-n Mitarbeiter/-in klar und übersichtlich bleibt. Dennoch sollten einige wesentliche Komponenten unbedingt integriert werden: 

Anlegen einer Kundenakte für Neukunden/-innen 

• Aktualisierung der bestehenden Akten 
• Anforderung von Informationen von dem/-r Kunden/-in 
• Hinzufügen neuer Informationen zur Akte 

Erstellung eines Dossiers für bestehende Kunden/-innen 

• Prüfung der vorhandenen Informationen auf Aktualität 
• Anforderung und Ergänzung neuer Kundeninformationen im Dossier 
• Überwachung der Kundenaktivitäten 
• Überprüfung der Akten 

Für weitere Tipps zur Einrichtung von AML-Verfahren empfehlen wir insbesondere die Lektüre dieses Artikels. 

Was sind die Fallstricke?   

Ein vollständiger AML-Prozess macht es einfach, alle GwG-Verpflichtungen zu erfüllen. Dennoch kann es einige Anhaltspunkte geben, die zeigen, dass der AML-Prozess noch nicht ganz in Ordnung ist. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über mögliche Missverständnisse und häufige Fehler. 

Keine Geldwäsche-Richtlinie und/oder Arbeitsablauf 

In Büros, in denen klare Richtlinien für den AML-Prozess festgelegt sind, herrscht logischerweise eine bessere Organisation im Vergleich zu solchen, in denen die Mitarbeiter/-innen individuell für die Umsetzung verantwortlich sind. Unter der letzteren Option zeigt sich häufig eine Uneinheitlichkeit: Einige Mitarbeiter/-innen halten umfangreiche Dokumentationspraktiken ein, während andere zu knapp agieren. Um eine konsistente und einheitliche Vorgehensweise sicherzustellen, ist die Implementierung einer AML-Richtlinie oder eines Workflows ein Schritt in die richtige Richtung. 

Aktualisierung der Geldwäsche-Richtlinie 

Es ist wichtig, die AML-Richtlinie jährlich zu überprüfen und dabei das Unternehmenswachstum sowie neu entstandene Positionen zu berücksichtigen. Dabei sollte nicht nur die theoretische Formulierung betrachtet, sondern auch die praktische Umsetzbarkeit bewertet werden.  

Praxisnahe Geldwäsche-Politik 

Eine zu umfangreiche AML-Politik kann sich negativ auf die Effizienz auswirken. Sie sollte praktikabel und zielführend sein, um einen schnellen Onboarding-Prozess zu ermöglichen und nicht durch unnötige Ausnahmen behindert zu werden. 

Zentralisierung vs. Dezentralisierung 

Bei der Dezentralisierung sind einzelne Teams oder Büros für die Verwaltung ihrer eigenen AML-Prozesse verantwortlich, was häufig zu Inkonsistenzen führt. Besonders in größeren Kanzleien kann eine zentralisierte Funktion, wie sie beispielsweise von einem Compliance Officer oder einem Team übernommen wird, zu einem durchdachten AML-Prozess und einem klaren Fahrplan für die Mitarbeiter/-innen führen. In einigen Fällen ist die Berufung eines/-r Compliance-Beauftragten sogar gesetzlich vorgeschrieben. 

Automatisierung von Kundenakten

Das manuelle Führen von Kundenakten ist nur in kleinen Büros praktikabel. Bei steigender Auftragsanzahl wird es schnell unübersichtlich und zeitaufwendig, insbesondere wenn nicht alle Kunden/-innen sofort alle erforderlichen Informationen bereitstellen. In solchen Fällen sollten automatisierte Lösungen in Betracht gezogen werden, um die Verwaltung zu erleichtern. 

AML-Datei und KYC

Es ist ein verbreitetes Missverständnis anzunehmen, dass das Fehlen einer AML-Datei automatisch bedeutet, dass keine KYC-Anforderungen vorliegen. Selbst wenn Unternehmen nicht unter die GwG-Verpflichtungen fallen, müssen sie dennoch die Vorschriften einhalten, wenn es um die Kundenidentifizierung geht. 

Implementierung des Vier-Augen-Prinzips 

Für Einzelkanzleien mag das Vier-Augen-Prinzip weniger relevant sein, doch in Büros mit mehreren Anwälten/-innen ist es wichtig, die Qualität durch gegenseitige Überprüfung zu sichern. In einigen Fällen ist die Genehmigung des/-r Compliance-Beauftragten und/oder des Vorstands zwingend erforderlich.