Wwft kwaliteitscontrole: hoe kun je het niveau omhoogtillen?

Een Wwft-beleid in het kantoor opstellen is geen recht-toe-recht-aan verhaal dat je er ‘even bij doet’. Toch wordt er vaak nog wel zo over gedacht. En dat zien we ook terug in de uitvoering.  

De basis 

Vaak zien we dat de basis van Wwft-processen niet (volledig) op orde is. Bij de meeste kantoren vallen de volgende punten op:  

• De omschrijving van de dienstverlening is niet ingevuld.
• Geen risicoprofiel en geen type onderzoek ingevuld of niet gemotiveerd. 
• Geen kopie legitimatiebewijs in de dossiers.
• Leeg dossier wordt goedgekeurd. 

Het is van groot belang om deze basis op orde te hebben en op een gestructureerde wijze te werken. Heb je het Wwft-proces niet op orde? Dan riskeer je niet alleen betrokkenheid bij het financieren van witwaspraktijken of terrorisme, je riskeert ook een bestuurlijke boete.  

We begrijpen dat het in sommige zaken zeer uitdagend kan zijn om bijvoorbeeld een risicoprofiel of een type onderzoek te bepalen en dat ook nog eens te motiveren. Het is aan te raden om een duidelijk stappenplan te hebben voor het uitvoeren van een cliëntenonderzoek en het nemen van maatregelen bij een verhoogd risico. Zo heb je in ieder geval iets om op terug te vallen. Maar, elke cliënt en dossier is uniek. Daardoor is het afvinken van standaard checklists niet altijd voldoende. Dit is echter geen reden om het niet eens te proberen. Denk goed na over de risico-inschatting en motiveer telkens de keuze. Een korte motivatie is genoeg, zolang het maar duidelijk is waar de keuze op is gebaseerd.  

Wij raden daarnaast aan om medewerkers regelmatig te trainen en bij te scholen over de Wwft. Het is niet alleen een verplichting om een Wwft training te volgen, maar hierdoor vergroot je ook de bewustwording en verklein je de kans op fouten. 

Wwft-proces

Heb je de basis wel onder controle, maar heb je het idee dat er nog wel wat verbeterd kan worden aan het proces? Voer een (interne) controle uit om te kijken waar eventuele verbeterpunten liggen. Dit kan door een compliance officer aan te stellen of door een externe partij in te huren die een audit uitvoert. Op basis van de resultaten kun je gericht actie ondernemen en je Wwft-proces optimaliseren. We geven op deze pagina alvast wat tips. 

RegLab compliance dienstverlening 

Ben je op zoek naar gespecialiseerd ondersteunend compliance personeel? Onze Wwft ondersteuning verzekert jou van een goede, efficiënte aanpak én uitvoering. Na een kort gesprek is voor onze compliance specialist duidelijk waar nog verbeteringen gemaakt kunnen worden. We bespreken meteen welke opties er zijn en geven een passend voorstel. Zo weet je meteen waar je aan toe bent. 

Het voorstel is volledig afgesteld op de eigen wensen en behoeftes. Het ene kantoor vindt het bijvoorbeeld fijn om alleen de kwaliteit te laten checken, de andere vindt het juist fijn om het inhoudelijke deel van het Wwft-proces aan RegLab over te dragen. Dan is er ook nog de keuze om het gehele Wwft-proces over te dragen aan de RegLab compliance specialisten. Kortom: alles is mogelijk.  

Hieronder een kort overzicht van de verschillende ondersteunende opties die we aanbieden:  

• Dagelijkse vraagbaak  
• Opstellen beleid, risicoprofielen en/of privacyverklaring 
• Periodieke health checks  
  • Audit: steekproefcontrole met rapport 
  • Review: elk dossier inhoudelijk gecheckt 
• Tijdelijke waarneming 
• Training 
• Beschikbaar stellen van een compliance officer  

 
Alles uit handen  

Als je geen tijd of kennis hebt om het Wwft-proces zelf uit te voeren, kun je er ook voor kiezen om het uit handen te geven. RegLab helpt je kantoor graag op weg naar 100% Wwft proof.  

Wat wordt verstaan onder volledige outsourcing? 

• opvragen informatie bij cliënten; 
• controleren informatie van cliënten; 
• completeren compliance dossiers in lijn met kantoorbeleid; 
• monitoring van open en lopende compliance dossiers in lijn met kantoorbeleid; 
• maandelijks management rapportage over voortgang van compliance dossiers; 
• vraagbaak voor hoog risico cliënten en dossiers met verscherpt onderzoek; 
• beschikbaar stellen van een compliance officer; 
• eerste aanspreekpunt voor fee-earners; 
• escalatie richting Dagelijks Bestuur.

Voldoe aan de wettelijke verplichtingen 

Kortom, het in orde hebben van de Wwft-processen is van groot belang om potentiële witwaspraktijken en terrorismefinanciering te signaleren en te melden. Zorg dat de dossiers op orde zijn, werk op een gestructureerde wijze, verbeter je Wwft-proces en overweeg om het uit handen te geven als je geen of onvoldoende tijd of kennis hebt. Op deze manier kun je voldoen aan je wettelijke verplichtingen en een bestuurlijke boete vermijden. 

Door middel van een (online) gesprek kunnen de compliance specialisten goed inschatten wat de verbeterpunten zijn en waar ze op een efficiënte manier bij kunnen helpen.