UBO-register
Samenvatting
Als juridische professional ontkom je er niet aan: het UBO-register. De registratie helpt niet alleen in het identificeren van Ultimate Beneficial Owners (UBO’s), maar is ook een krachtige schakel in het voorkomen van witwassen en terrorismefinanciering.
Wat is het UBO-register?
Het UBO-register is opgezet om de uiteindelijke belanghebbende (UBO) van juridische entiteiten te identificeren en te registreren. Oftewel, je bepaalt wie er daadwerkelijk aan het roer van een organisatie zit. Dit is natuurlijk belangrijke informatie voor financiële instellingen, toezichthouders en juridische professionals. Zo moeten Wwft-plichtigen aan de hand van het UBO-register checken wie de UBO van een organisatie is voordat er zakengedaan mag worden met de desbetreffende partij.
Het UBO-register is in beheer van de Kamer van Koophandel (KvK) en valt onder de Handelsregisterwet. Het register bevat gedetailleerde informatie over de eigenaren van organisaties. Informatie zoals hun naam, geboortedatum, nationaliteit en mate van eigendom of zeggenschap die zij uitoefenen wordt hierin vastgelegd. Organisaties zijn verplicht om deze informatie up-to-date te houden en te registeren bij de KVK. Dit zorgt ervoor dat de uiteindelijke belanghebbende duidelijk identificeerbaar is en helpt bij het voorkomen van verborgen eigendommen.
Waarom is het UBO-register belangrijk?
Sinds de invoering in 2020 is het UBO-register een belangrijk onderdeel van de Europese anti-witwasregels. Het register maakt eigendomsstructuren transparant. En die transparantie is nodig om witwassen, fraude en andere criminele activiteiten tegen te gaan.
Ken het verschil – Twee soorten UBO-registers
In Nederland zijn er twee verschillende UBO-registers, met elk een specifiek doel. Beide registers zijn opgezet om te voldoen aan de Europese wet- en regelgeving en dragen bij aan het waarborgen van financiële integriteit.
- UBO-register voor juridische entiteiten
Dit register is bedoeld voor bedrijven, stichtingen en verenigingen. De meeste organisaties zijn verplicht om zich hierin te registreren. Alleen bevoegde instanties, zoals de Belastingdienst en het Openbaar Ministerie hebben toegang tot deze gegevens. Op de website van de KVK wordt per rechtsvorm ingezoomd op de verschillende groepen waar het UBO-register op van toepassing is. Er zijn enkele uitzonderingen op de verplichtingen om UBO’s te registreren, de uitzonderingen zijn voor:
- Eenmanszaken
- Beursgenoteerde vennootschappen
- 100% dochterondernemingen van beursgenoteerde bedrijven
- Verenigingen van eigenaars
- Verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid die geen onderneming drijven
- Rechtspersoon in oprichting
- Publiekrechtelijke rechtspersonen
- Overige privaatrechtelijke rechtspersonen
- UBO-register voor trustkantoren en vergelijkbare juridische constructies
Dit register richt zich op trustkantoren en juridische constructies zoals fondsen voor gemene rekening. De UBO’s van deze groepen worden ook wel trustees genoemd. De registratieplicht geldt voor trustees die in Nederland wonen of zijn gevestigd, of die buiten de EU wonen maar een Nederlandse zakenrelatie zijn aangegaan.
Hoe zit het dan met privacy en het UBO-register?
Een belangrijk onderdeel van het UBO-register is de privacy van de geregistreerde personen. De gegevens in het UBO-register zijn vertrouwelijk en dat roept vragen op over privacy. Het kan voor juridische professionals een flinke uitdaging zijn om de juiste balans te vinden tussen transparantie en privacybescherming. Alleen bevoegde partijen hebben toegang tot UBO-informatie en gegevens worden zorgvuldig en alleen voor de juiste doeleinden gebruikt. Het naleven van deze regels beschermt zowel de rechten van UBO’s als dat van jouw kantoor.
Wie kan het UBO-register inzien?
Vanaf november 2022 zijn de UBO-gegevens in het KvK UBO-register vanwege privacy niet meer openbaar toegankelijk. De tekenbevoegde van de organisatie of een notaris kan de UBO's inschrijven in het UBO-register en enkel bevoegde instanties kunnen een autorisatie aanvragen om UBO-gegevens te raadplegen.
Vanaf 1 juni 2024 is er een nieuwe overgangsregeling van kracht gegaan. Sindsdien kan een Wwft-instelling een uittreksel uit het UBO-register opvragen bij de cliënt, die dit op zijn beurt bij de KVK opvraagt. Een bevestigingsmail is niet langer voldoende. Deze nieuwe regeling heeft geen invloed op bestaande cliënten. Als vòòr 1 juni 2024 al met een bevestigingsmail van de KvK is vastgesteld dat een UBO is geregistreerd, is het niet noodzakelijk om alsnog een gewaarmerkt uittreksel op te vragen.
Wat gebeurt er als je UBO-gegevens niet correct registreert?
Kantoren zijn verplicht om de UBO-gegevens correct te registreren en bij te werken in het geval van wijzigingen. Wanneer een kantoor de UBO niet, niet op tijd, onvolledig of met verkeerde informatie doorgeeft, kunnen er juridische gevolgen ontstaan. Het is daarom van belang om voortdurend te zorgen voor accurate en actuele UBO-registratie.
Wat is de terugmeldplicht?
Per 1 oktober 2024 is het verplicht om discrepanties tussen het aangeleverde, gewaarmerkte UBO-uittreksel en jouw eigen vaststelling van de UBO (bijvoorbeeld op basis van het organogram of aandeelhoudersregister) te melden bij de KvK. Dit geldt niet met terugwerkende kracht.
Let op: Toezichthouders controleren actief en nemen overtredingen serieus. Niet voldoen aan deze verplichting kan leiden tot sancties, zoals boetes.
Jouw partner in Wwft-compliance
Zit je met je handen in het haar met de verplichtingen rondom het UBO-register? Geen zorgen. RegLab maakt Wwft-compliance een stuk eenvoudiger. Met slimme tools en begeleiding van onze specialisten zorgen we ervoor dat jij de regie houdt over de UBO-verplichtingen. Wil je weten hoe we jouw kantoor kunnen helpen? Neem gerust contact met ons op een demo. Samen zorgen we voor een gestroomlijnd Wwft-complianceproces.