Reglab's compliance x Merel

Ervaren professionals staan voor je klaar 

Ons compliance team bestaat uit ervaren professionals. Ter ondersteuning van het team is onze compliance manager, Merel, aangesteld om het team te begeleiden. Zij werkt o.a. aan het opleiden van de junior medewerkers en het verbeteren van de dienstverlening. Ook is Merel verantwoordelijk voor de audit reports. Hierbij is het belangrijk dat ze de werkwijze van kantoren controleert en geeft ze suggesties voor verbeteringen. Met een audit rapport is het kantoor geholpen om te voldoen aan de Wwft-regelgeving. 

De auditrapporten die we na de uitvoerige controle presenteren, geven een kantoor veel inzicht hoe er uitvoering wordt gegeven aan het kantoorbeleid en waar de aandachtspunten zich bevinden. Het team zorgt ervoor dat er, indien nodig, een duidelijk verbeterplan komt en helpt het kantoor met de implementatie daarvan.  

“Bij veel kantoren gaan de regels pas echt leven na de toepassing van proces- en beleidsrichtlijnen die voortkomen vanuit een audit” - Merel 

Van uitdaging naar uniek concept  

Het uitvoeren van compliance taken is voor veel kantoren een hele opgave. Het is niet zo zeer dat de noodzaak bij de kantoren ontbreekt, maar wel hun kostbare tijd. Het compliance team ervaart dan ook steeds vaker dat kantoren RegLab om ondersteuning vragen zodat ze ook 100% Wwft-compliant te werk gaan en blijven. Hierbij zorgen wij voor een kantoorspecifieke aanpak zodat we het kantoren zo goed mogelijk kunnen ondersteunen en ontzorgen. Door de Wwft-compliance uit handen te nemen, kunnen de kantoren andere uitdagingen aan gaan en meer tijd aan cliënten besteden.  

Cliënten van advocatenkantoren en advocaten zelf zijn gebaat bij een soepele en snelle onboarding. De ervaring leert dat in de praktijk voornamelijk ondersteunende medewerkers het onboardingsproces uitvoeren. De training en begeleiding van deze medewerkers is daarom cruciaal. Het team van RegLab heeft hier veel ervaring mee en heeft bewezen processen ontwikkeld om ook ondersteunende afdelingen (volledig) te begeleiden. Dit draagt bij aan een snelle onboarding waarbij er van zowel de advocaat als diens cliënt minimale effort wordt gevraagd. Bij inhoudelijke Wwft- vragen staan Merel en haar team altijd klaar om snel een passend advies te geven.    

De waarde van goede communicatie 

Goede communicatie tussen het compliance team en de kantoren is ontzettend belangrijk. Het compliance team is dan ook voortdurend in gesprek met alle cliënten om zo op de hoogte te blijven van alles wat er op het gebied van Wwft-compliance speelt. Door regelmatige kantoorbezoeken staat het team in direct contact met de advocaten en medewerkers. Naast de online meetings blijkt dit een zeer effectieve manier van samenwerken. Het zorgt ervoor dat onze cliënten het team van RegLab makkelijk weten te vinden en een beeld krijgen van de persoon achter onze dienstverlening.  

Om ervoor te zorgen dat het compliance team up-to-date blijft van de laatste ontwikkelingen in de regelgeving, is er veel contact met de verschillende toezichthouders. Ook volgen we de ontwikkelingen op het gebied van AML/KYC in zowel Nederland als Europa op de voet. Daarnaast vindt er constante scholing plaats, is er veel overleg binnen het team en wordt jurisprudentie besproken.

Ondanks dat de Wwft open normen hanteert, zorgen deze uitspraken voor een kader waarbinnen kantoren moeten opereren. Het is daarbij van belang dat kantoren niet alleen de regels naleven, maar ook voldoen aan de verwachtingen van de toezichthouders om boetes en reputatieschade te voorkomen. 

Compliance best practices 

Ook voor het compliance team is het niet in te schatten wanneer er een bezoek van de Wwft-toezichthouder plaats zal vinden. Vaak worden kantoren onverwachts gecontroleerd en moeten zij binnen een korte termijn documentatie en informatie aanleveren. Dat maakt het voor kantoren onmisbaar om altijd goed voorbereid te zijn. “Een helder overzicht van de processen en documentatie is dan ook de beste voorbereiding” - Merel. Wanneer de toezichthouder dan een volledig onderzoek of een deelonderzoek uitvoert, is de kans groter dat het kantoor laat zien dat het ‘in control’ is en Wwft-compliant werkt. 

Een van de belangrijkste best practices bij met name grote en middelgrote kantoren is het centraliseren van het Wwft-proces. Door één persoon of team verantwoordelijk te maken voor dit proces, kan er een eenduidig en consistent beleid gevoerd worden. Dit zorgt ervoor dat iedereen binnen het kantoor weet wat er van hen verwacht wordt en dat de naleving van de Wwft-regelgeving soepeler verloopt. 

Tip van Merel: Voer een KYC-onderzoek uit 💡

Tijdens KYC-onderzoeken is het belangrijk om oplettend te zijn op verdachte transacties of gedragingen van cliënten. Door te kijken naar de betrokken landen en de structuur van de cliënt kunnen verdachte activiteiten succesvol geïdentificeerd worden. Het is voor (advocaten) kantoren dan ook belangrijk om te weten wat de cliënt van plan is en of de structuur van de transactie logisch en gepast is. Dit draagt bij aan het opmerken van verdachte activiteiten. Ook kunnen er, indien nodig, geschikte stappen ondernomen worden. 

Over Merel

Merel is sinds december 2023 Senior Compliance Manager bij RegLab. Dagelijks houdt ze zich bezig met het begeleiden van onze specialisten, waarborgt ze de integriteit van kantoren en schrijft ze kantoorbeleid voor cliënten. Haar kennis, vaardigheden en positiviteit zijn voor onze cliënten en specialisten ontzettend waardevol. Ze is dan ook wel het bezige bijtje binnen het compliance team! 

Next up

In de volgende blog maken we kennis met onze Franstalige sales representative Jonathan. In dit blog zullen we ons focussen op landelijke verschillen tussen de markten waarin RegLab actief is.