RegLab’s specialist x Jonathan
Samenvatting
Dagelijks zijn onze specialisten bezig met het identificeren van (potentiële) cliënten en het onderhouden van bestaande contacten. Er wordt o.a. contact opgenomen, worden situatieschetsen gemaakt en raakvlakken besproken. In dit proces wordt de cliënt aangemoedigd om na te denken over zijn voorbereiding voor een bezoek van de toezichthouder. In deze blog ontmoeten we met onze meertalige specialist Jonathan. Hij zal in deze blog meer vertellen over zijn rol als consultant voor België, Frankrijk en Luxemburg.
“Mijn rol binnen RegLab, bestaat voornamelijk uit contact hebben en houden met de verantwoordelijken van advocatenkantoren in België, Luxemburg en Frankrijk. Dagelijks ben ik bezig met het creëren van bewustzijn voor witwaspreventie in de BeNeLux en Frankrijk” - Jonathan
Meer awareness rondom AML-richtlijnen
Door meer bekendheid te creëren over de AML-regels in verhouding met de rol van de toezichthouder is de cliënt meer op de hoogte van de correcte toepassing van de wetgeving. Elke advocaat weet wat witwaspreventie is en hoe het kantoor hier het beste mee om kan gaan. Echter ziet nog niet iedereen de noodzaak om een geautomatiseerd onboardingsproces te implementeren. En dat is nu precies waar Jonathan op inspeelt. Het is voor onze cliënten dan ook belangrijk om vooraf te weten wat onze applicatie doet, hoe kantoren de applicatie zo effectief mogelijk benutten en hoe wij als expert inspelen op toekomstige gebeurtenissen rondom de AML-regelgeving.
Vandaag de dag is het voor zowel kantoren als cliënten belangrijk om een vloeiend onboardingsproces te creëren, zonder dat er veel extra tijd aan besteed wordt. Door hierop in te spelen zorgen we ervoor dat zowel het kantoor als de cliënt zijn administratie snel op orde heeft. Het voornaamste doel van RegLab is het begeleiden van de cliënten en het voorlichten over een bezoek van de toezichthouder.
Gemakkelijker AML-compliant te werk gaan
Als kantoor moet je altijd net iets beter, sneller, effectiever, of misschien zelfs iets moderner zijn dan de concurrent. Het belangrijkste is het bieden van uitstekende service. Jonathan benadrukt dat wanneer je een advocaat nodig hebt, het gebruikelijk is dat je naar iemand toe gaat die je kan vertrouwen. Iemand die je helpt bij juridische conflicten en iemand die jouw problemen uit handen neemt. Je betaalt immers veel geld voor een advocaat. Het opvragen van extra formulieren, die nodig zijn voor het onboardingsproces, is dan iets wat kantoren het liefst willen minimaliseren. Door een gebruiksvriendelijke interface te creëren waar cliënten gemakkelijk door het KYC-proces lopen, wordt het voor advocaten makkelijker om AML-compliant te werk te gaan.
Door met de RegLab applicatie te werken in plaats van een Excel-sheet of een CRM-systeem, zie je gemakkelijk in één oogopslag een overzicht van het cliëntenbestand. Wanneer er dan vanuit de OVB, de stafhouder of andere toezichthouder een bepaalde check uitgevoerd moet worden, kan deze informatie eenvoudig en snel teruggevonden worden. Een relevant voorbeeld is wanneer de toezichthouder het kantoor vraagt naar het percentage hoog risico cliënten. In dat geval kun je als kantoor met één klik een up-to-date overzicht downloaden die deze vraag beantwoord.
“Veel advocaten geven cliënten een extra handeling door verschillende formulieren in te laten vullen. Dat is noodzakelijk kwaad, maar het kan wel anders. RegLab ondersteunt kantoren om een soepele onboarding te realiseren” - Jonathan
Beantwoorde vragen van onze Belgische specialist
Zijn er bepaalde issues of obstakels die structureel terugkomen in je gesprekken met cliënten?
Cliënten hebben soms vragen over het onboardingsproces, cliëntverificatie of het UBO-register. In dat geval luisteren we naar de cliënt en nemen we eventuele issues door. Het grootste obstakel dat we bij kantoren tegenkomen, is dat ze hun AML-compliance niet tijdig op orde hebben. Het is niet dat wetgeving niet duidelijk is, maar eerder een gebrek aan urgentie of de juiste middelen.
Kantoren zien niet altijd de voordelen van een goed gedocumenteerde administratie, vooral als dat (nog) niet verplicht is. In dat geval is de documentatie meer een "nice-to-have" dan een "must have".
Hoe reageren de cliënten in België, Frankrijk en Luxemburg op de RegLab applicatie, vooral met betrekking tot AML-compliance?
“Waar iedereen het over eens is, is dat de RegLab applicatie een geweldige oplossing is voor een snelle en soepele onboarding. De look en feel van de tool is iets waar kantoren al langere tijd naar opzoek zijn. Het oogt professioneel en is eenvoudig in gebruik. De tool is natuurlijk ook specifiek gebouwd voor advocaten. Over het algemeen moeten advocaten het doen met een oplossing die voor anderen gemaakt is en die vervolgens hopelijk ook van toepassing zal zijn op advocaten. Een tool die specifiek ontwikkeld is voor advocaten is een unicum.”
Hoe verschillen de AML-richtlijnen in België, Frankrijk en Luxemburg. En waar focussen ze voornamelijk op?
“De AML-richtlijnen zijn voor de genoemde drie landen hetzelfde. Dit komt doordat de landen onder de Europese wetgeving vallen. Ik merk wel dat de meeste landen met een andere blik naar de AML-richtlijnen kijken. Kantoren in Luxemburg focussen hun tijd met name op vragenlijsten die de Luxemburg Bar Association oplegt aan advocatenkantoren. Daarnaast wordt de focus bij deze kantoren ook gelegd op het identificeren van adverse media. Luxemburg is er een stuk consequenter in, omdat ze al langere tijd bezig zijn met de verplichtingen rondom AML.
Frankrijk focust zich daarentegen meer op de cliënt. Daar begrijpen ze de regelgeving die van toepassing is op witwaspreventie goed en verleggen ze de focus op een meer klantgerichte aanpak. Franse kantoren leggen de focus graag op het leren kennen van de cliënten en zijn druk bezig met informatie opvragen op een klantvriendelijke manier. Een goede relatie met een cliënt zal gepaard gaan met een beleefde maar niet directe manier van werken.
In België nemen kantoren een meer theoretische benadering bij het toepassen van de AML-richtlijnen. De Orde van de Vlaamse Balies (OVB) heeft een informatieve uiting ontwikkeld die ook door kantoren wordt gebruikt. In België zal de communicatie tussen advocaat en cliënt meer op een formele en zakelijke toon plaatsvinden. Wanneer iemand juridische bijstand nodig heeft, is het must om een deskundige advocaat in te schakelen.
Moet er ten alle tijden een KYC-onderzoek uitgevoerd worden?
“In de basis moet je elke cliënt op kritische wijze identificeren. Ongeacht het type cliënt of de relatie die je met de cliënt hebt. Wanneer we van kantoren de vraag krijgen of er altijd een KYC-onderzoek uitgevoerd moet worden, draai ik de vraag standaard om met een voorbeeld:
Stel je voor: een oude bekende van een cliënt wil jou als advocaat inhuren. Je kent de persoon via via, maar bent niet op de hoogte van de naam van zijn BV. Toch overweeg je de zaak aan te nemen. Je vraagt alle NAW-gegevens op en ontvangt daarbij ook de naam van zijn BV. Tot je verbazing blijkt deze 'Geldwitwassen in Antwerpen BV' te heten, ook wel bekend als 'GW in Antwerpen'.
Zou je bij deze cliënt dan een KYC-onderzoek uitvoeren?”
Over Jonathan
Jonathan is RegLab’s is onze meertalige specialist voor België, Luxemburg en Frankrijk. Met zijn thuisbasis gevestigd in België, staat hij in het middelpunt van zijn cliënten en hun vragen. Vanwege zijn vrolijke en praatgrage instelling is hij een strategische match voor zowel bestaande- als nieuwe cliënten. Hij is dan ook een belangrijke schakel in onze internationale samenwerkingen!