Negen gouden tips om Wwft in jouw advocatenkantoor te omarmen

Wetgeving is per definitie gedoe, zo ook de wet- en regelgeving rondom de Wwft. Als een (nieuwe) cliënt belt wil je het liefste direct inhoudelijk aan de slag. De Wwft identificatieplicht en het cliëntonderzoek leiden af en kosten tijd. Naast dat de administratieve last groter wordt, wordt het toezicht strenger. Je kan daar software voor aanschaffen, alleen wat gebeurt er dan met het gedrag van de mensen binnen jouw kantoor? Verbetert of verslechtert het hierdoor? In dit artikel de negen beste tips om Wwft zonder frustraties bij uw team en cliënten door te voeren.

Vriendelijk forceren

Ik krijg tijdens een klantgesprek weleens het argument te horen: ‘Mooie applicatie die Wwft tool van jullie, maar als ik voor de Wwft check software aanschaf dan verandert het gedrag niet.’ Ik ben van mening dat software juist het gedrag kan bevorderden. Hoe? Door met automatisering het werkproces vriendelijk te forceren. Zo maak je het proces transparant en inzichtelijk wat een positief effect heeft op de acceptatie. Deze en nog acht andere tips licht ik in dit blogartikel toe.

De negen tips om Wwft in jouw kantoor in te sluiten

1. Neem Wwft van bovenaf serieus
   Ten eerste is het van belang dat Wwft binnen uw kantoor van bovenaf serieus wordt genomen. We zien in de praktijk dat zodra een van de partners verantwoordelijk wordt gemaakt - en hiervoor mandaat en ondersteuning krijgt - bewustwording rondom Wwft sneller terrein wint binnen kantoor. Deze partner kan vervolgens een kleine projectgroep opzetten, met als doel: taakverdeling en het nastreven van een bredere acceptatie onder de collega’s.

2. Win kennis in
   Kennis inwinnen is wat mij betreft een logische vervolgstap. Bij de NOvA vind je advocatuur specifieke informatie hierover. Zo biedt zij een handleiding Wwft aan. Deze vind je hier. Ook kunnen externe specialisten zoals RegLab je helpen bij de ‘risk appetite’ van jouw kantoor. Dat wil zeggen dat je - na een kundige risicoanalyse - duidelijk hebt wat jouw risicobereidheid is.
    
3. Schrijf een praktisch Wwft beleid
   Het schrijven van een Wwft beleid is verplicht en dient onderdeel te zijn van een kantoorhandboek. Echter heeft niet ieder kantoor dit omschreven. In het modelhandboek van de NOvA vind je meer informatie en een stappenplan. Zorg ervoor dat je het beleid kunt vertalen naar een werkbaar proces. Kortom, verlies de praktische kant niet uit het oog. De kans is aanwezig dat de toezichthouder langskomt en je, na het tonen van het beleid, vraagt het proces te laten zien. Dus beleid schrijven is verplicht, maar doorvoering daarvan in een werkbaar proces is even zo belangrijk.
   
   
4. Train het hele kantoor
   Het jaarlijks trainen van medewerkers is verplicht. Dat geldt niet alleen voor advocaten, maar ook voor secretaresses en bijvoorbeeld boekhouders. Hiervoor zijn verschillende mogelijkheden. Je schakelt een geaccrediteerd persoon in, zoals een Wwft advocaat, of je verzorgt het zelf binnen kantoor, al dan niet met behulp van specialisten. Ook zijn er steeds meer mogelijkheden op het gebied van e-learning. Wil je tips rondom het verzorgen van een training? Vraag een van onze consultants gerust om meer informatie.
   
   
5. Maak de voortgang transparant
   Voor dit punt is het overigens wel handig om speciale Wwft software in huis te halen. Naast dat het Wwft werkproces volledig digitaal plaatsvindt, geeft het ook inzicht. Rapportages laten zien wat het effect is en waar nog winst te behalen valt. Meer over het voordeel van Wwft software vind je in punt negen.

6. Zorg dat uw data op orde is
   Ieder kantoor kan vandaag een brief krijgen dat binnen een paar dagen de deken op de stoep staat voor een controle. Wat gebeurt er dan nu veelal in de praktijk? Iedereen schiet in de stress en zet alles op alles om dossiers bij te werken. Geloof mij, dit is super inefficiënt. Dit voorkom je door een Wwft applicatie in te zetten. Data is voor de toezichthouder een belangrijk element. De juridisch toezichthouder kijkt vooral veel naar het handelen van de financiële toezichthouder en er worden, net als in de financiële sector het geval is, steeds meer vragen gesteld. Bovendien wordt er meer gecontroleerd en worden de boetes hoger. Er worden vragen gesteld zoals: ‘Met hoeveel hoog risicolanden en hoeveel PEP personen heeft het kantoor te maken?’ Hoe minimaliseert u het risico?’ Denk ook aan vragen zoals: ‘Hoe lang doen jullie gemiddeld over het accepteren van een klant?’ Hoe maak je dit alles inzichtelijk als je deze data niet in een centrale database heeft?

Let op: Het is belangrijk om jouw Wwft dossiers separaat van jouw reguliere dossier te bewaren. Dit is een belangrijk aandachtspunt bij de keuze voor Wwft software. Komt de toezichthouder langs dan wil je alleen het Wwft dossier geven. Bovendien is de Wwft controle een inbreuk op de privacy, alleen gaat de Wwft wetgeving boven de privacywetgeving. Het is daarbij wel van cruciaal belang dat de Wwft uitvraag gescheiden wordt gehouden van de overige cliëntadministratie.

7. Maak het een vast onderdeel van het werkproces
   Stap een tot en met zes zorgen er voor dat Wwft een onderdeel wordt van het werkproces. Gezien het belang wijd ik toch graag een eigen alinea hieraan. Nieuwe collega’s een kantoorhandboek geven is niet voldoende. De hele organisatie moet zich bewust zijn van het belang en correct kunnen handelen. Dit voorkomt zoveel gedoe, boetes en zelfs imagoschade. Zorg dat er binnen kantoor een aantal personen verantwoordelijk is om periodiek inzicht te geven en de voortgang te meten. De meest voorkomende valkuilen in de uitvoering vind je terug in het whitepaper dat we speciaal voor de advocatuur schreven.

8. Communicatie
   Communicatie is essentieel. Niet alleen intern (wat gaan we doen en waarom gaan we dat doen), maar ook extern. Zorg dat het werkproces richting cliënten duidelijk is en wacht niet te lang. Nu zien we in de praktijk dat het werk voor de cliënt al start en men gedurende het traject denkt: ‘Oh, ik moet nog om een kopie paspoort vragen.’ Vaak vinden kantoren het vervelend om, zeker bij bekende cliënten, om dit soort informatie te vragen. Dat begrijp ik helemaal. Daarom is het zo transparant en efficient mogelijk inrichten van het cliëntonderzoek van groot belang om de cliënt een goede start en ervaring te geven met uw kantoor. Duidelijkheid rondom het waarom van een onderzoek en de stappen die doorlopen moeten worden, halen veel frustraties bij alle partijen weg.

9. Software
   Software kan enerzijds helpen om het Wwft cliëntonderzoek zo efficient en cliëntvriendelijk te doorlopen. Dit werkt ook positief voor jouw werkproces. Bovendien kan software, zoals in de inleiding al gemeld, helpen om het gedrag rondom Wwft op kantoor te veranderen. Het alternatief zijn berichten vanuit de partners richting de rest van het kantoor dat het echt een serieus onderwerp is, met een werkwijze waaraan iedereen zich moet houden. Software zorgt dat mensen het serieus nemen, doordat ze inzicht krijgen in de stappen en men enthousiast kan worden van de voordelen die een goede applicatie biedt.

Wil je meer weten over de Wwft wetgeving, check en controles voor de advocatuur? Vraag nu een demo aan.