Eigendoms- en zeggenschapsstructuur

Back to Basics: Wat is een UBO? 

Bij het identificeren van de UBO speelt niet alleen de eigenaar een belangrijke rol. Vaak is het nodig om verschillende managementlagen te analyseren om de uiteindelijk belanghebbende(n) te achterhalen.

UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner, oftewel ‘uiteindelijke belanghebbende’. Dit is een natuurlijk persoon die uiteindelijk eigenaar- of zeggenschap heeft over een juridische entiteit (een bedrijf, stichting of vereniging). Dit is meestal iemand die direct of indirect meer dan 25% van de aandelen bezit of stemrecht heeft bij een kantoor. Een juridische entiteit kan dus ook uit één of meerdere UBO’s bestaan (of pseudo-UBO’s).

Een UBO kan iemand zijn die op strategisch niveau de richting van de organisatie bepaalt. Dit kan zowel een bestuurder als een externe adviseur zijn, zonder dat diegene als formeel eigenaar wordt gezien. Deze vorm van zeggenschap kan ontstaan via contractuele afspraken, speciale bevoegdheden of andere structuren die invloed geven zonder direct eigendom belang.

Wat is eigendomsbelang en feitelijke zeggenschap?

Een van de belangrijkste onderdelen van een cliëntonderzoek is het actief inzicht krijgen in de eigendoms- en zeggenschapsstructuur van de cliënt. Dit doe je bijvoorbeeld met een organogram, waarmee je een helder beeld krijgt van de structuur en snel kunt vaststellen wie de UBO’s (Ultimate Beneficial Owners) zijn. Eigendomsbelang verwijst naar het aandelen- of vermogensbezit in een organisatie, waarbij personen met meer dan 25% eigendom vaak als UBO worden aangemerkt. Feitelijke zeggenschap gaat echter wat verder. Het heeft te maken met de invloed die iemand uitoefent op de beslissingen en het beleid van een organisatie. Dit staat los van het formele eigendom.

Door ook de aard en omvang van hun belang te onderzoeken en de identiteit te verifiëren, voldoe je aan de regelgeving. Het risico bepaalt de diepgang van deze verificatie, wat een gerichte aanpak mogelijk maakt.

Vanuit de Europese anti-witwasrichtlijn (AMLD5) is het verplicht om een UBO te identificeren en te registreren in een UBO-register. De UBO-registratie vereist dat organisaties en juridische entiteiten transparant zijn over wie de daadwerkelijke controle heeft. Dit wil zeggen dat er niet alleen naar het formele eigendom gekeken wordt, maar ook naar de persoon die feitelijk zeggenschap uitoefent. In de praktijk kan het voorkomen dat de UBO lastig te herleiden is. Dit ontstaat bij ingewikkelde eigendomsstructuren of verborgen feitelijke zeggenschap.

Wanneer is een UBO lastig te herleiden? 

Het kan wel eens voorkomen dat een UBO lastig te herleiden is. In dat soort situaties is het nodig om uitgebreid onderzoek uit te voeren en advies in te winnen om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen rondom UBO-identificatie en registratie. Hier volgen een aantal situaties waarbij het lastig kan zijn om de UBO te herleiden:

• Meerdere eigendomslagen

Dit komt met name voor wanneer een kantoor gebruikmaakt van een gelaagde eigendomsstructuur. Er is dan sprake van meerdere tussenliggende entiteiten, wat het lastig maakt om de UBO te identificeren. Ook bij grensoverschrijdende structuren kan het moeilijk zijn om relevante informatie te verifiëren.

• Complexe juridische structuren 

Bij ingewikkelde bestuursstructuren of stemrechtconstructies kan het lastig zijn om te bepalen wie daadwerkelijk de controle heeft. Bij onder andere trusts, stichtingen of joint ventures komt het voor dat de eigendomsstructuur verhuld is.

• Versplinterd aandeelhouderschap:

Als er veel aandeelhouders zijn met kleine belangen (bijvoorbeeld 10 personen met elk 10% van de aandelen), is er geen UBO aan te wijzen. In dit geval heb je te maken met meerdere pseudo-UBO's.

• Pseudo-UBO's:

In gevallen waar geen duidelijke UBO kan worden geïdentificeerd, worden soms leden van het hoger leidinggevend personeel als 'pseudo-UBO' aangewezen. Dit reflecteert niet altijd de werkelijke belanghebbende. Het gehele statutair bestuur hoort geclassificeerd te worden als pseudo-UBO.

• Onvoldoende transparantie

Sommige entiteiten kunnen terughoudend zijn in het verstrekken van informatie over hun eigendomsstructuur. In Europa komt dit weinig voor vanwege de Europese anti-witwasrichtlijn.

Rol van (onze) poortwachters 

Advocaten, notarissen, accountants en belastingadviseurs spelen een grote rol in het identificatieproces van UBO’s. Zij helpen cliënten met het doorgronden van complexe eigendomsstructuren en managementlagen. Het is geen geheim dat deze structuren vaak ingewikkeld zijn en niet altijd goed begrepen worden. Dat maakt het des te belangrijker dat documentatie op een gestructureerde manier plaatsvindt.

Bij het analyseren van managementlagen en eigendomsstructuren is het belangrijk dat je goed kijkt naar de contracten en afspraken die in het verleden gemaakt zijn. In sommige gevallen kan een adviseur of andere belanghebbende feitelijk zeggenschap uitoefenen, zonder dat ze formeel eigenaar worden aangemerkt. Dit kan gebeuren via contractuele bepalingen of speciale bevoegdheden. Om deze reden zal de compliance officer diepgaand onderzoek verrichten waarbij ze niet alleen de formele eigendom documenten bekijkt, maar ook de achterliggende structuren.

Hier komt dan ook de expertise van onze CaaS specialisten en onze applicatie in beeld. Onze applicatie maakt het eenvoudig om gegevens te verzamelen, te verifiëren en te analyseren, zodat je beter inzicht krijgt in wie er daadwerkelijk de touwtjes in handen heeft. Hierdoor kan jij cliënten met vertrouwen adviseren en helpen bij het voldoen aan de wettelijke vereisten rondom UBO-registratie. Onze Caas-specialisten ondersteunen je door hun diepgaande expertise met jouw kantoor te delen. Ze helpen onder andere bij het verzamelen, analyseren en verifiëren cliëntgegevens. Zo dragen ze bij aan een Wwft-compliant en efficiënt proces.