Een heldere uitleg over onderzoek in het Wwft-beleid

Greenberg Traurig, LLP (hierna “GT”) is een internationaal opererend advocatenkantoor, met 40 vestigingen wereldwijd, en noemt zich het meest ondernemende advocatenkantoor van Nederland. Deze ondernemersgeest is ook zichtbaar op het gebied van de Wwft. De Amsterdamse vestiging bepaalt niet alleen het kantoorbeleid, zij schrijft het ook. We gaan het gesprek aan met Else Luppes (Compliance Specialist) en Hans Urlus (Shareholder en advocaat) van GT. Educatie en bewustwording rondom de Wwft blijken essentieel.

GT telt in Nederland ruim honderd professionals, onder wie meer dan vijfenvijftig advocaten, fiscalisten en (kandidaat-)notarissen. De overige vestigingen bevinden zich wereldwijd, voornamelijk in de VS maar ook in Zuid-Amerika, Azië en (de rest van) Europa. Bij GT moeten niet alleen advocaten, maar ook de notarissen en fiscalisten aan de complexe wet- en regelgeving voldoen. Tel daar internationale compliance richtlijnen bij op en je hebt een indrukwekkend vraagstuk te pakken. Hoe gaat GT hiermee om?

Van de nood een deugd maken

Hans: ‘We hebben bij het Wwft onboarding proces ook rekening te houden met Amerikaanse regelgeving op dit gebied. De procedure rondom de AML (Anti Money Laundering) wetgeving staat binnen ons kantoor centraal. Vanuit het Amerikaanse model zijn we daardoor gewend te werken met uiteenlopende compliance procedures en beleidsregels. Een uitgedacht kantoorbeleid, educatie, faciliterende tools en een gespecialiseerde afdeling zorgen ervoor dat het behapbaar en werkbaar blijft. Wij maken van de nood een deugd.’

GT heeft een up-to-date Wwft beleid ontwikkeld. Er wordt ook in samenwerking met de Nederlandse Orde van Advocaten (NOvA) gewerkt aan een best practice model. Volgens Hans vinden advocatenkantoren het lastig een risicoafweging te maken en wordt er afgevraagd wat passende maatregelen zijn in het kader van de onboarding van een cliënt. Hiervoor zijn nauwelijks normen vastgelegd. Hans: ‘Het is zaak dat kantoren het intake proces op orde hebben en altijd een gemotiveerde risicoanalyse kunnen geven. Maar wat zijn nou precies de maatstaven hiervoor? Wij willen met de NOvA samenwerken om deze normen zo snel mogelijk voor de advocatuur te formuleren.’

‘De vraag: “Laat maar eens zien waarom de partner van jouw kantoor dit dossier kon aannemen”, gaat in de toekomst echt vaker aan kantoren worden gesteld.’

Vragen stellen

Else: ‘We willen onze internationale kennis op dit gebied delen. Het is belangrijk dat de advocatuur de Wwft serieus neemt. Om die reden is er goed contact met het Wwft kenniscentrum van de NOvA, gevestigd op het kantoor van de Orde van Advocaten Den Haag. De professionals bij GT zijn door de Amerikaanse wettelijke vereisten gewend aan de vele checks per dossier. Het zit in het DNA van kantoor om niet alleen op ons gevoel en vertrouwen af te gaan als we een nieuwe cliënt onboarden. Dat wordt nog verder versterkt door het vergelijkbare toezicht op de notarissen en de fiscalisten. Controles en toezicht zijn daar (nog) intensiever en serieuzer ingericht. Daar kunnen niet alleen wij, maar de hele advocatuur van leren.’

Advocatenkantoren hebben nog niet veel op de pijnbank gelegen. Toch zijn deze twee specialisten het eens dat de vraag: “Laat maar eens zien waarom de partner van jouw kantoor dit dossier kon aannemen”, in de toekomst vaker aan advocatenkantoren gesteld gaat worden.

RegLab helpt bij bewustwording

Hans: ‘Vergis je ook niet in het belang van menselijke bewustwording. Een beleid en de tools zijn onmisbaar, maar het is de advocaat zelf die de afweging moet maken op basis van de mogelijke risico’s van een transactie of zaak. Daarom staan educatie en bewustwording bij ons hoog op de agenda. Met interne opleidingen, minimaal iedere zes maanden, geven wij concrete invulling aan de open norm: Wwft. Software helpt bij het creëren van deze bewustwording. Het maakt mensen bewust van het Wwft proces en de Wwft check. Maar het belangrijkste blijft ons motto: ‘De Wwft instelling; dat is de advocaat’.

‘RegLab is een bevochten keuze.’

Managementinformatie

In Nederland maakt GT gebruik van RegLab om de Wwft procedure verder te automatiseren. De door RegLab ontwikkelde tool wordt hier niet alleen ingezet voor de onboarding van cliënten, maar bovenal als een management tool. Voor het cliëntonderzoek gebruikt het kantoor een combinatie tussen RegLab tool en een intakeformulier dat al jaren wordt gebruikt. RegLab geeft het kantoor daarmee inzicht in de hoeveelheid zaken die in een bepaalde periode met een bepaald risicoprofiel worden aangenomen, het aantal dossier dat is geweigerd, et cetera.

Bovendien heeft het kantoor hiermee snel een overzicht van de dossiers voor de toezichthouder. Hans: ‘Een goed Wwft beleid geeft op een heldere wijze uitleg over wat je hebt onderzocht. Je bespaart hiermee ook tijd om een audit voor te bereiden en voorkomt reputatieschade in het geval van een sanctie. Daarom zouden wij ook onze manuele Wwft-dossiers in RegLab moeten kunnen invoeren.

Schuld aan de software

RegLab maakt het voor de cliënt gemakkelijk om vereiste documentatie aan te leveren zonder de noodzaak van heen en weer mailen. Else vertelt dat cliënten hierop erg positief reageren. ‘Zeker 70% van onze cliënten beantwoordt binnen twee dagen de link die wij hen sturen. Het zijn vooral cliënten met een complexe structuur die iets meer tijd nodig hebben. Wat ik intern terug hoor als feedback op het automatiseren van het cliëntonderzoek? Het feit dat het proces gedeeltelijk extern wordt uitbesteed, maakt het voor medewerkers comfortabeler. Moppert een cliënt over alle te doorlopen stappen in de Wwft check, dan kunnen wij verwijzen naar de gebruikte software en de bestaande wetgeving,’ zo lacht Else.’

Gespecialiseerd team

Als reden dat Wwft intern bij GT positief wordt omarmd noemen Hans en Else de oprichting van de afdeling: ‘centrale cliënt intake’. Op deze afdeling worden alle interne en externe vragen met betrekking tot Wwft, AVG en compliance neergelegd. Hans: ‘Er was sterk de behoefte aan een centraal aanspreekpunt dat professionele ondersteuning biedt. Deze afdeling is onze succesfactor. Voor andere kantoren echt een gouden tip. Dat kan een afdeling zijn, maar ook een medewerker die wordt opgeleid tot Wwft specialist.’ Else: ‘Stroomlijnen van een proces is één, maar deze afdeling voegt er kennis en ervaring aan toe. De ervaren medewerkers faciliteren advocaten, fiscalisten en (kandidaat-)notarissen om weloverwogen knopen door te hakken bij een risicoanalyse. ‘

Else sluit af: ‘Door inzet van professionele tools zoals RegLab, in combinatie met de expertise van de centrale cliënt intake, kan iedereen bij GT een serieuze juridische afweging maken. Wat houd je over? Een gemotiveerde risicoanalyse. Daar is uiteindelijk iedereen bij gebaat.’